Незважаючи на те що внески вже надходять до ФСС з ТВП не безпосередньо від страхувальників, а за посередництвом ПФУ як частина ЄСВ, право на проведення перевірок у Фонду залишилося. Що ж саме перевіряє ФСС з ТВП та які наслідки цих перевірок, — читайте далі.
Кого перевіряє ФСС з ТВП
Згідно з п. 3 ч. 1 ст. 28 Закону №2240, ФСС з ТВП має право проводити перевірку правильності використання страхових коштів на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, а також у фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників.
Види перевірок і їх тривалість
Відповідно до п. 2.3 Iнструкції №29, органи ФСС з ТВП здійснюють планові та позапланові перевірки. Розглянемо їх особливості.
Планові перевірки. Згідно з п. 3.2 Iнструкції №29, планові перевірки проводяться за планами-графіками територіального органу ФСС з ТВП.
Періодичність планових перевірок визначається залежно від таких критеріїв:
— наявність (відсутність) витрат, заборгованості за коштами ФСС з ТВП станом на 01.01.2011 р. та у наступних звітних періодах;
— кількість працівників тощо.
Критерії періодичності проведення планових перевірок встановлено п. 3.3 Iнструкції №29.
Щороку проводяться перевірки страхувальників1 з кількістю працівників 250 осіб і більше за наявності витрат за коштами ФСС з ТВП (мається на увазі наявність фінансування за рахунок коштів Фонду). За відсутності порушень з використання коштів Фонду, що встановлено попередньою перевіркою, наступна перевірка такого страхувальника проводиться не раніше ніж через два роки після проведення попередньої.
1 Страхувальниками щодо ФСС з ТВП, згідно з ч. 3 ст. 2 Закону №2240, є насамперед роботодавці, адже саме їх, як зазначено вище, перевіряє ФСС з ТВП.
Не рідше одного разу на два роки проводяться перевірки страхувальників з кількістю працівників від 25 до 249 осіб включно за наявності витрат за коштами ФСС з ТВП. За відсутності порушень з використанню коштів ФСС з ТВП, що встановлено попередньою перевіркою, наступна планова перевірка такого страхувальника проводиться не раніше ніж через три роки після попередньої.
Не рідше одного разу на три роки проводяться перевірки страхувальників з кількістю менше 25 осіб за наявності витрат за коштами ФСС з ТВП. За відсутності порушень з використанню коштів ФСС з ТВП, що встановлено попередньою перевіркою, наступна планова перевірка такого страхувальника проводиться не раніше ніж через чотири роки після попередньої.
Тобто для того щоб кількість планових перевірок стала меншою, працедавцеві достатньо факту відсутності порушень, виявлених під час попередньої перевірки. До того ж перевірки страхувальників, що здійснюються за період їхньої діяльності до 1 січня 2011 року, відповідно до п. 1.4 і пп. 3.3.4 Iнструкції №29, проводяться органами ФСС з ТВП один раз.
Позапланові перевірки. Пунктом 3.6 Iнструкції №29 визначено, що позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника за наявності таких підстав:
а) подання страхувальником письмової заяви до відповідного органу ФСС з ТВП (тобто за місцем обліку) про здійснення перевірки за його бажанням;
б) виявлення невідповідності між даними, зазначеними у документах обов'язкової звітності та заявах-розрахунках, поданих страхувальником до органу ФСС з ТВП. Отже, щоб не наразитися на позапланову перевірку, треба уважно складати документи, які подаються роботодавцем до Фонду й уникати помилок;
в) за результатами аналізу даних, зазначених у звітності, заяві-розрахунку страхувальника за коштами ФСС з ТВП, статистичних даних виявлено перевищення розміру середньоденної допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів над розміром середньоденної заробітної плати. Щодо цієї підстави можна сказати лише одне: ФСС з ТВП пильно стежить за використанням власних коштів. Тож у випадках коли суми допомоги, яка фінансується такими коштами, перевищують середні показники за статистикою по країні або по області, місту, галузі, до якої належить страхувальник, ФСС з ТВП має право провести позапланову перевірку правильності нарахування страхувальником суми такої допомоги;
г) виявлення під час перевірки в іншого страхувальника фактів, що свідчать про порушення вимог законодавства, які вплинули або можуть вплинути на виплату матеріального забезпечення та надання соціальних послуг. Це означає, що коли під час перевірки, наприклад іншого підприємства, буде виявлено докази того, що певний страхувальник порушував порядок отримання чи використання фінансування за рахунок ФСС з ТВП (наприклад, про це зазначить колишній працівник підприємства під час надання пояснень спеціалісту Фонду), такому страхувальникові варто чекати на позапланову перевірку;
ґ) звернення фізичних та юридичних осіб про порушення страхувальником законодавства з питань, що належать до компетенції органів ФСС з ТВП; або подання страхувальником у встановленому порядку скарги про порушення законодавства посадовими особами органу ФСС з ТВП під час проведення планової чи позапланової перевірки або скарги на рішення органу ФСС з ТВП;
д) неподання у встановлений термін страхувальником звітності до органу ФСС з ТВП без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню такої звітності. Це означає, що для запобігання позаплановим перевіркам страхувальник повинен вчасно подавати передбачену законодавством звітність до органу ФСС з ТВП. А якщо її вчасно не було подано, не зволікати з таким поданням, а до звітності додати письмове пояснення із зазначенням поважних причин затримки (якщо вони були);
е) розпочато процедуру реорганізації чи припинення юридичної особи, закриття відокремленого підрозділу юридичної особи, припинення діяльності суб'єкта малого підприємництва, порушено провадження у справі про визнання банкрутом страхувальника або подано заяву про зняття з обліку страхувальника. I ця підстава зрозуміла — перш ніж зняти певного страхувальника з обліку, Фонд повинен переконатися у відсутності порушень таким страхувальником порядку подання звітності та отримання і використання коштів ФСС з ТВП;
є) на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.
Тривалість проведення перевірок
Згідно з п. 3.10 Iнструкції №29, строк проведення планових перевірок не може перевищувати 15 робочих днів (суб'єктів малого підприємництва — 5 робочих днів).
Строк проведення позапланових перевірок не може перевищувати 10 робочих днів (суб'єктів малого підприємництва — 2 робочі дні).
Продовження строків проведення перевірки Iнструкцією №29 не передбачено. Але, згідно з п. 3.11 Iнструкції №29, якщо матеріалу для перевірки дуже багато і є потреба, зокрема, у зверненні до інших компетентних органів по допомогу, перевірку може бути зупинено. Підставою для цього є наказ керівника органу ФСС з ТВП, який проводить перевірку.
Після отримання даних, необхідність яких була підставою для зупинення перевірки страхувальника, вона продовжується з урахуванням загальних термінів її проведення, про що орган Фонду повідомляє страхувальника.
Що саме перевіряє ФСС з ТВП:
здійснення заходів щодо усунення порушень, виявлених попередніми перевірками;
стан заборгованості за страховими коштами;
повноту та своєчасність сплати та повернення страхових коштів страхувальниками;
правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам;
правильність обчислення середньоденної заробітної плати, з якої обчислюються суми матеріального забезпечення застрахованим особам;
правомірність заявлення і використання страхових коштів, які надійшли від органів Фонду;
правомірність видачі та використання путівок на санаторно-курортне лікування працівниками та членами їхніх сімей та правильність ведення їх обліку, своєчасність сплати їх часткової вартості;
дотримання вимог нормативно-правових актів Фонду щодо оздоровлення та позашкільного обслуговування дітей;
правильність складання звітності за коштами Фонду та своєчасність її надання до органів Фонду;
роботу комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації;
відповідність даних бухгалтерського обліку до даних звітності за коштами Фонду та даних статистичної звітності.
Пункт 3.12 Iнструкції №29
Порядок проведення перевірок
Початок перевірки. Про планову перевірку страхувальника попереджують, а про позапланову — ні. Як передбачено п. 3.4 Iнструкції №29, планова перевірка проводиться за умови письмового повідомлення страхувальника не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення такого заходу за формою, наведеною у додатку 1 до цієї Iнструкції.
Повідомлення надсилається страхувальникові рекомендованим листом чи телефонограмою1 або надається під підпис керівникові чи головному бухгалтерові (бухгалтерові) цього страхувальника або уповноваженій керівником особі. У повідомленні обов'язково зазначають:
— дати початку та закінчення проведення перевірки;
1 Цей метод повідомлення хоча і передбачено Iнструкцією №29, але вже застарів і на практиці застосовується дуже рідко.
— найменування страхувальника, якого перевіряють;
— найменування органу ФСС з ТВП, який проводить перевірку.
Перед початком будь-якої перевірки (як планової, так і позапланової) посадова особа ФСС з ТВП надає керівникові страхувальника або уповноваженій ним особі направлення на перевірку (за формою, затвердженою додатком 2 до Iнструкції №29). При цьому у такого керівника (уповноваженої ним особи) залишається копія такого направлення з відміткою про отримання (п. 3.5 Iнструкції №29). Звісно, якщо перевіряльники з'являться без такого направлення, страхувальник має право не допустити їх до перевірки.
У будь-якому випадку відмови страхувальника від проведення перевірки перевіряльники складають акт про відмову від допуску до перевірки у довільній формі, який вручається керівникові або головному бухгалтерові (бухгалтерові) чи уповноваженій керівником особі під підпис або надсилається рекомендованим листом.
Хід перевірки. Звісно, під час планової перевірки перевіряють всі документи щодо повноважень ФСС з ТВП за період, зазначений у направленні на перевірку (як правило, при цьому перевіряють документи, які раніше Фонд не перевіряв).
Обсяг питань, що перевіряються під час позапланової перевірки, безпосередньо залежить від причини її проведення, зазначеної у наказі та направленні на проведення такої перевірки (п. 3.7 — 3.8 Iнструкції №29).
Під час перевірки страхувальник має забезпечити перевіряльників місцем для її проведення, можливістю користуватися зв'язком, комп'ютерною та копіювальною технікою (за наявності). Також страхувальник надає копії документів, засвідчені ним, пояснення, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час перевірки, відповідно до вимог законодавства.
Закінчення перевірки. За наслідками перевірки складається акт у двох примірниках, обов'язкові реквізити якого наведено у пп. 3.13.1 Iнструкції №29. Якщо під час перевірки було виявлено порушення, то їх має бути зазначено у такому акті. За потреби підтвердження фактів порушень, виявлених під час перевірки, на вимогу посадової особи органу ФСС з ТВП страхувальник надає ксерокопії документів, засвідчені1 страхувальником, необхідні письмові пояснення.
Підписується акт (на кожній сторінці) в останній день перевірки — як перевіряльниками, так і представниками страхувальника (керівником і головним бухгалтером чи бухгалтером або іншими уповноваженими керівником особами страхувальника). Звісно, примірник акта надається страхувальникові.
Представники страхувальника можуть і відмовитися від підписання акта. Тоді запис про це також вноситься до нього, але при цьому складається і додатковий акт — про відмову від підписання акта перевірки. Протягом трьох робочих днів один примірник акта відмови від підпису та його отримання разом з актом перевірки надсилається страхувальникові рекомендованим листом.
Можливий і інший варіант підписання акта перевірки: підписання із запереченнями. Якщо представники страхувальника не згодні з тим, про що зазначено в акті перевірки (як правило, йдеться про виявлені порушення), вони можуть підписати акт із наданням додатка до акта із запереченнями до нього або надіслати2 такі заперечення відповідному органу ФСС з ТВП протягом 10-ти робочих днів з дня підписання акта.
Наслідки перевірок
Як заперечення до акта, так і сам складений акт перевірки розглядаються керівником відповідного органу ФСС з ТВП протягом 20-ти календарних днів з дати підписання акта. Якщо виявлені порушення призводять до повернення страхувальником коштів ФСС з ТВП, а також застосування до такого страхувальника штрафних санкцій, то складається відповідне рішення (форму якого затверджено додатком 3 до Iнструкції №29). Таке рішення надається страхувальникові двома шляхами: або особисто (зокрема, керівникові чи уповноваженій на це посадовій особі страхувальника), або рекомендованим листом. Якщо ж страхувальник не виконує таке рішення у строки, які у ньому зазначені, і не повертає згадані кошти до Фонду (не сплачує штрафних санкцій), то за п. 4.2 Iнструкції №29 на нього чекають нові штрафи та пеня. До речі, навіть за умови виконання такого рішення страхувальник повинен письмово поінформувати ФСС з ТВП про його виконання (наприклад, листом у довільній формі) згідно з п. 4.5 Iнструкції №29.
Суми нарахованих штрафних санкцій обов'язково зазначають у рядку 4 розділу I звіту до ФСС з ТВП3. Відповідно, сума перерахованих штрафних санкцій та пені наводиться у рядках 17 та 18 розділу I цього звіту. У цьому ж розділі зазначається сума неправомірно витрачених коштів ФСС з ТВП, яка підлягає поверненню до Фонду: у рядку 4 — сума, яку слід повернути за наслідками перевірок, у рядку 19 — суму, яку вже повернули наростаючим підсумком з початку року.
Звісно, страхувальник має право оскаржувати результати перевірки (п. 6.1 Iнструкції №29). У розділі VII Iнструкції №29 наведено лише правила оскарження страхувальником результатів перевірок в органі ФСС з ТВП, який проводив перевірку, або в органі вищого рівня ФСС з ТВП. Зазначимо, що згідно зі ст. 8 Закону №2240 страхувальник має право на захист своїх інтересів у судовому порядку. Зокрема, у ст. 18 Закону №2240 йдеться про те, що органи державного нагляду4 можуть скасовувати неправомірні рішення ФСС з ТВП (або застосовувати до страхувальника інші, зокрема додаткові, санкції після розгляду скарги). Страхувальник, своєю чергою, має право оскаржувати таке рішення в суді у двотижневий термін (ч. 1 ст. 18 Закону №2240).
1 Засвідчення відбувається написом, який складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, ініціалів її імені та прізвища, дати засвідчення копії. Такий напис засвідчується також печаткою страхувальника (за її наявності).
2 Звісно, листом із повідомленням про вручення і зі складанням опису вкладеного до такого листа.
3 Мається на увазі звіт за ф. №Ф4-ФСС з ТВП, затвердженою додатком 1 до Порядку формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затвердженого постановою правління ФСС з ТВП від 18.01.2011 р. №4.
4 Таким органом є центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сферах трудових відносин, соціального захисту населення, тобто Мінсоцполітики України (ст. 17 Закону №2240).
Нормативна база
- Закон №2240 — Закон України від 18.01.2001 р. №2240-III «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням».
- Iнструкція №29 — Iнструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 р. №29.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»