Мобільний зв'язок та Iнтернет на підприємстві

Послуги зв'язку — одна з обов'язкових статей витрат практично будь-якого підприємства в Україні. Зараз, мабуть, і не знайти такого з них, на якому працівники не використовували б — зрозуміло, в службових цілях, — мобільний зв'язок та Iнтернет. Про те, як відобразити такі витрати в бухгалтерському і податковому обліку, розповімо в нашій статті.

Податок на прибуток

Підпунктом «ґ» пп. 138.10.2 ПКУ встановлено, що витрати на оплату послуг зв'язку (пошта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, супутниковий зв'язок та інші подібні витрати) є адміністративними витратами платника податку на прибуток. А отже, вартість послуг мобільного зв'язку та Iнтернету — також адміністративні витрати в податковому обліку. Адміністративні витрати є частиною інших витрат (п. 138.10 ПКУ) і визнаються податковими витратами того звітного періоду, в якому вони були понесені, відповідно до правил ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ).

Також, згідно з п. 138.2 ПКУ, витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визначаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення витрат платником податку на прибуток. Проте встановленого законодавством спеціального порядку їх оформлення немає. Як правильно здійснити документальне оформлення таких витрат, щоб під час перевірки у підприємства не виникло жодних проблем? Відповімо на це запитання далі.

Документальне оформлення

На жаль, з моменту набрання чинності ПКУ з'явилося мало свіжих роз'яснень про те, як має виглядати документальне оформлення витрат на зв'язок.

ДПАУ — про документальне оформлення витрат на зв'язок

До документів, що можуть підтвердити зв'язок телефонних переговорів із господарською діяльністю, можна віднести: наявність договорів на підключення, інші угоди, рахунки-фактури; правила користування мобільним зв'язком, затверджені наказом керівника підприємства; перелік співробітників, забезпечуваних мобільними телефонами у зв'язку з виробничою необхідністю; у разі контрактного підключення — деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів і часу їхніх розмов; журнали обліку дзвінків із зазначенням цілей дзвінків та їх тривалості за кожним номером — якщо підключення здійснюється шляхом придбання карток; щомісячні письмові звіти про здійснені переговори.

Єдина база податкових знань, підкатегорія 102.07.21

За відсутності кращого платникам податку на прибуток доводиться спиратися на роз'яснення, надані ДПАУ і Держкомпідприємництва ще до 01.01.2011 р. (див. лист ДПАУ від 08.05.2001 р. №3324/6/22-3216, від 02.11.2005 р. №10510/6/15-0316, лист Держкомпідприємництва від 30.03.2004 р. №1964). Щодо Iнтернету таких роз'яснень немає, але, оскільки при перевірках податківці вимагають доведення зв'язку витрат на Iнтернет з господарською діяльністю¹ підприємства, доказами можуть бути документи, оформлені в тому самому порядку, що й для мобільного зв'язку.

¹ Визначення терміна «господарська діяльність» надано в пп. 14.1.36 ПКУ.

До документів, якими оформляються витрати на оплату послуг зв'язку, належать:

1) договір з оператором на надання послуг зв'язку;

2) рахунки-фактури за надані послуги;

3) правила використання послуг зв'язку, затверджені наказом керівника підприємства;

4) перелік працівників, які користуються послугами зв'язку у зв'язку з виробничою необхідністю (додаток до наказу).

У випадку з мобільним зв'язком, оскільки послуги надаються в розрізі телефонних номерів, закріплених за конкретними працівниками тим самим наказом, бажано встановити й ліміт витрат щодо кожного працівника. Ліміт може встановлюватися як в кількісному, так і у вартісному вимірі послуг зв'язку (наприклад,у хвилинах розмов або у гривнях). Проте, якщо працівник перевищить встановлений ліміт, підприємство не матиме права на податкові витрати понад встановлений ліміт, а у працівника, якщо він не відшкодує заподіяні порушенням наказу керівника підприємства збитки, виникне оподатковуваний дохід (див. нижче розділ «Податок з доходів фізичних осіб»).

А от щодо розшифрувань кожної конкретної розмови від оператора мобільного зв'язку, ведення журналу дзвінків і складання письмових звітів про здійснені дзвінки думка автора збігається з думкою Держкомпідприємництва, викладеною в листі від 26.02.2010 р. №2412. А саме: вирішувати, чи складати ті чи інші документи, обов'язковість наявності яких не встановлена законодавчо, повинен не контролюючий орган, а сам платник податків.

Iноді бухгалтери стикаються з тим, що працівники самостійно сплачують за послуги мобільного зв'язку (поповнюють рахунок). Найчастіше це трапляється у відрядженнях. Як бути з такими оплатами, чи можна їх віднести до складу податкових витрат і відшкодувати працівникові? Теоретично так, якщо працівник подасть до бухгалтерії авансовий звіт, до якого додасть розрахунковий документ. Але якщо оплата послуг мобільного зв'язку проводилася через одноразову картку поповнення рахунка, довести, що працівником були понесені витрати, неможливо, оскільки така картка не є розрахунковим документом. А той факт, що з документів від оператора мобільного зв'язку видно, що оплата надходила, не доводить, що поніс витрати з такої сплати працівник, який подав авансовий звіт. Тому, якщо підприємство вирішить відшкодувати працівникові понесені ним витрати без підтвердних документів, зробити це треба за рахунок власного прибутку підприємства, тобто без права на податкові витрати. А для працівника таке відшкодування буде додатковим благом, яке оподатковується ПДФО.

Податок з доходів фізичних осіб

Якщо на підприємстві встановлено ліміт витрат на мобільний зв'язок і працівник перевищує цей ліміт, є підстави вважати, що він порушив розпорядження керівника і завдав підприємству шкоди. Адже за зайві хвилини використання мобільного зв'язку підприємству доведеться платити операторові. А це означає, що працівник або повинен відшкодувати матеріальний збиток, або, якщо підприємство приймає рішення не вимагати такого відшкодування, у працівника виникає оподатковуваний дохід, причому в натуральній (негрошовій) формі. Такий дохід підлягає оподаткуванню ПДФО у складі загальної суми оподатковуваного місячного доходу. До нього застосовується ставка ПДФО, встановлена п. 167.1 ПКУ: 15% — 17%.

Проте база оподаткування такого доходу визначається відповідно до п. 164.5 ПКУ: вартість понадлімітних мобільних розмов збільшується на коефіцієнт К = 100 : (100 — Сп), де К — «натуральний» коефіцієнт; а Сп — ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування. Порядок застосування цієї формули див. у прикладі 1.

Приклад 1 Директор підприємства Смирнов О. С. користувався службовим мобільним зв'язком, перебуваючи в червні 2013 р. у відпустці за кордоном. Наказом про використання мобільного зв'язку встановлено, що використовувати його можна тільки в службових цілях (у робочий час), а послуги міжнародного роумінгу таким наказом не передбачені. Але директор не хоче відшкодовувати підприємству послуги зв'язку і як керівник підприємства не вживає заходів щодо утримання з себе таких витрат. Вартість понадлімітних послуг — 400,00 грн. Зарплата директора за червень 2013 р. (включаючи суму відпускних) становить 7000,00 грн.

Отже, оподатковуваний дохід Смирнова О. С. за червень 2013 р. становить 7000,00 грн + 400,00 грн = 7400,00 грн. А база оподаткування ПДФО становить:

7000,00 + 400,00 х 1,17647 = 7470,59 грн, де 1,17647 — це «натуральний» коефіцієнт, розрахований за формулою 100 : (100 - 15) (ставка ПДФО у відсотках).

ПДФО у такому разі становитиме: (7470,59 - 252,00) х 15% = 1082,79 грн, де 252,00 — сума ЄСВ, утримана із зарплати за ставкою 3,6%.

Зразок

Наказ про використання послуг зв'язку на підприємстві

Податок на додану вартість

Правила використання податкового кредиту з ПДВ у вартості придбаних послуг зв'язку не мають якоїсь специфіки. Для того щоб скористатися правом на податковий кредит з ПДВ, підприємство — платник ПДВ повинно використовувати послуги зв'язку в господарській і оподатковуваній ПДВ діяльності. Iнакше права на податковий кредит підприємство за такими послугами не матиме. Якщо ж такі послуги одночасно використовуються як в оподатковуваній, так і в не оподатковуваній ПДВ діяльності, підприємству необхідно здійснювати розподіл суми ПДВ у вартості таких послуг за правилами, встановленими ст. 199 ПКУ.

Стандартними є і правила документального підтвердження права на податковий кредит з ПДВ. Те, що послуги зв'язку були пов'язані з господарською діяльністю, підтверджується тими ж документами, які ми розглядали вище. Те, що вони були використані для здійснення оподатковуваних ПДВ операцій, засвідчується первинними документами, що підтверджують факт здійснення таких операцій: накладними, актами приймання-передачі наданих послуг/виконаних робіт тощо. I, звичайно, документами, що підтверджують право на податковий кредит, будуть податкові накладні та інші документи, що їх замінюють, згідно з п. 201.11 ПКУ. Зокрема, рахунок, який виставляється підприємству — платникові ПДВ за послуги зв'язку.

Бухгалтерський облік

Згідно з п. 18 П(С)БО 16¹, витрати на зв'язок належать до адміністративних витрат (як і в податковому обліку). Згідно з п. 7 П(С)БО 16, витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Проте витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду (а саме до такого виду витрат, як правило, належать витрати на зв'язок), відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були понесені. На практиці це означає, що такі витрати визнаються або за актом приймання-передачі наданих послуг, або за рахунком, у якому зазначено, за який період послуги були надані. За фактом передоплати такі послуги до складу витрат не включаються. I, оскільки, як було зазначено вище, в податковому обліку витрати на зв'язок (як складова інших витрат) визнаються витратами за правилами бухгалтерського обліку, той самий принцип використовується і для визнання витрат на оплату послуг зв'язку податковими витратами.

¹ Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну України від 31.12.99 р. №318.

Приклад 2 Підприємство уклало два договори про надання послуг зв'язку:

— з ТОВ «Альфа» на надання послуг мобільного зв'язку. Плати за підключення немає, абонплата за 750 хвилин — 191,25 грн, у т. ч. ПДВ і збір до ПФУ, за 250 хвилин — 63,75 грн, у т. ч. ПДВ і збір до ПФУ;

— з ПП «Дельта» на надання послуг доступу до Iнтернету (пакет «Безлімітний»). Плата за підключення — 250,00 грн, у т. ч. ПДВ, абонплата — 150,00 грн на місяць, у т. ч. ПДВ.

За червень 2013 р. підприємство сплатило:

— 573,75 грн, у т. ч. ПДВ за послуги мобільного зв'язку. З них за два номери з лімітом 750 хвилин — 382,50 грн (у т. ч. ПДВ 60,00 грн і збір до ПФУ 22,50 грн) і за три номери з лімітом 250 хвилин — 191,25 грн (у т. ч. ПДВ 30,00 грн і збір до ПФУ 11,25 грн). Петров С. I. перевищив установлений наказом ліміт на 100,00 грн (у т. ч. ПДВ 15,69 грн і збір до ПФУ 5,88 грн), сума перевищення була внесена працівником до каси;

— 250,00 грн, у т. ч. ПДВ, за підключення і 150,00 грн, у т. ч. ПДВ, за послуги доступу до Iнтернету.

У бухгалтерському і податковому обліку ці операції відобразяться так, як наведено в таблиці.

Таблиця

Бухгалтерський і податковий облік витрат на оплату послуг зв'язку

Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»