Заборгованість з виплати зарплати та форма №1ДФ

Нерідко буває так, що спочатку заробітну плату виплачують вчасно, у встановлені терміни, потім з певних причин ці строки порушуються. Як заповнюється форма №1ДФ у таких випадках?

Нагадаємо, що згідно з п. 3.2 Порядку №1020¹ сума доходу, нарахованого фізичній особі, відображається у графі 3а «Сума нарахованого доходу» форми №1ДФ. При цьому відображаються нарахування доходів, здійснених за звітний квартал, незалежно від того, виплачено ці доходи чи ні. Отже, при відображенні у графі 3а такого доходу, як зарплата, у цій графі показують суми, фактично нараховані за кредитом рахунка 66 «Розрахунки за заробітною платою» протягом звітного кварталу. При нарахуванні доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

¹ Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. №1020.

Відповідно у графі 4а «Сума нарахованого податку» зазначається сума ПДФО, нарахованого та утриманого із заробітної плати, яку відображено у графі 3а (п. 3.4 Порядку №1020). Очевидно, що сума ПДФО є сумою податку, фактично утриманою протягом звітного кварталу та відображеною проведенням Д-т 66 К-т 641/ПДФО.

У графах 3 «Сума виплаченого доходу» та 4 «Сума перерахованого податку» форми №1ДФ відображаються відповідно суми виплаченого доходу та ПДФО, сплаченого до бюджету у зв'язку з такою виплатою, що відображені проведеннями Д-т 66 К-т 30, 31 та Д-т 641/ПДФО К-т 31 (пункти 3.3 та 3.5 Порядку №1020). Зверніть увагу, що у п. 3.3 зазначено певну особливість заповнення графи 3 «Сума виплаченого доходу», якщо зарплата виплачується у встановлені терміни. Вона полягає в тому, що виплата зарплати відображається у тому звітному кварталі, в якому її було нараховано, хоча фактично таку виплату здійснено вже в наступному звітному кварталі.

Зокрема, заробітну плату, що виплачується у встановлені терміни у наступному місяці, має бути відображено у податковому розрахунку за той період, до якого входить той місяць, за який зарплату було нараховано.

Що ж до відображення сум ПДФО, які сплачуються до бюджету у зв'язку з виплатою зарплати, то у Порядку №1020 немає аналогічної прямої норми. У п. 3.5 Порядку №1020 зазначено, що у графі 4 «Сума перерахованого податку» відображається фактична сума податку, перерахованого до бюджету. Але цілком зрозуміло, що за умови регулярної виплати зарплати та одночасного перерахування ПДФО суми перерахованого податку відображаються так само, як і суми виплаченої зарплати.

Якщо ж зарплата виплачується нерегулярно, слід дотримуватися звичайного механізму заповнення звітності: наводити у ф. №1ДФ тільки фактично нараховані та фактично виплачені суми суворо в межах звітного кварталу, не аналізуючи строки виплати зарплати, адже при цьому не виконується умова, наведена у п. 3.3 Порядку №1020.

Зверніть увагу! Згідно з пп. 168.1.5 ПКУ, якщо нарахований оподатковуваний дохід у вигляді зарплати не виплачується у встановлені строки, то ПДФО, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, сплачується до бюджету у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду. Згідно з пп. 49.18.1 ПКУ, податкові декларації за календарний місяць подаються протягом 20-ти календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця. А пунктом 57.1 ПКУ визначено, що податок сплачується протягом 10-ти календарних днів, що настають за останнім днем відповідного граничного строку, передбаченого для подання податкової декларації. Таким чином, сплатити ПДФО, нарахований до сплати за поточний звітний місяць, слід до 30-го числа (включно) наступного місяця. Якщо підприємство виплачує зарплату із порушенням встановлених строків, але до закінчення 30-ти календарних днів після звітного місяця, то ПДФО сплачується одночасно з виплатою зарплати, і строки сплати ПДФО при цьому не порушуються. Якщо ж заборгованість із зарплати не погашається протягом цих 30-ти днів, то сплатити треба тільки ПДФО до бюджету. Якщо ж цього не зробити, підприємство нестиме відповідальність згідно зі статтями 126 та 129 ПКУ¹.

Якщо підприємство постійно дотримується встановлених строків виплати зарплати або, навпаки, постійно їх порушує, то у таких «чистих» випадках труднощів із заповненням граф 3 та 4 форми №1ДФ не буде. Достатньо вибрати відповідний спосіб із тих, що розглянуті вище, та дотримуватися його. А як заповнювати цю форму, якщо підприємство спочатку виплачувало зарплату регулярно, а потім трапилася затримка, яку згодом було ліквідовано?

Приклад У штаті підприємства є тільки посада директора. Йому було встановлено посадовий оклад у розмірі 8000,00 грн, який підвищувався на 200,00 грн з 01.04.2012 р., з 01.07.2012 р., з 01.10.2012 р. та з 01.01.2013 р. У таблиці 1 наведено фактичні операції підприємства з нарахування та виплати зарплати, утримання і сплати податку з неї за 2012 рік². Для наочності прикладу ми розглядаємо ситуацію, коли підприємство завжди сплачує ПДФО одночасно з виплатою зарплати, у т. ч. з порушенням строків, передбачених пп. 168.1.5 ПКУ. Тобто необхідність сплати ПДФО до 30-го числа наступного місяця у прикладі не враховується.

Таблиця 1

Нарахування та виплата заробітної плати за 2012 рік

¹ Відповідальність за це порушення — це окрема тема, яку ми наразі не розглядаємо.

² Для наочності прикладу розглянемо чотири звітних квартали 2012 року.

У I кварталі 2012 р. зарплата виплачувалась у встановлені терміни. Форма №1ДФ заповнювалася з урахуванням цього факту: до показників нарахованої зарплати та нарахованого податку (графи 3а та 4а) включаються відповідні операції, здійснені у січні, лютому та березні. До показників виплаченої зарплати та сплаченого податку (графи 3 та 4) включено виплати за січень, лютий і першу половину березня, проведені у I кварталі, та за другу половину березня, здійснені на початку наступного кварталу — у квітні. Виплату зарплати за другу половину грудня, проведену на початку січня, включено до форми №1ДФ за IV квартал 2011 р.

У II кварталі 2012 р. було порушено терміни виплати зарплати, й у цьому кварталі (у червні) було виплачено лише 2000,00 грн (це частина нарахованої зарплати) за квітень та сплачено відповідну суму ПДФО до бюджету. Підприємство не виконує пп. 168.1.5 ПКУ через відсутність коштів не лише на виплату зарплати, але й на сплату ПДФО. Отже, у II кварталі форму №1ДФ буде сформовано за даними фактичних операцій, здійснених протягом цього ж кварталу, без урахування будь-яких виплат, проведених у попередньому або наступному кварталі. Так, сума нарахованої зарплати у II кварталі 2012 р. становить 8200,00 + 8200,00 + 8200,00 = 24600,00 грн — це графа 3а «Сума нарахованого доходу». Сума утриманого податку становить 1185,72 + 1185,72 + 1185,72 = 3557,16 грн — це графа 4а «Сума нарахованого податку». Суми виплаченої зарплати та сплаченого податку становлять відповідно 2000,00 грн та 289,20 грн (графи 3 та 4 ф. №1ДФ). Якби підприємство сплачувало ПДФО згідно з пп. 168.5.1 ПКУ, то у графі 4 ф. №1ДФ воно так само відобразило би суму ПДФО, фактично перераховану до бюджету у звітному кварталі, тобто методика заповнення форми №1ДФ не змінюється.

У III кварталі 2012 р. зарплата (і ПДФО) також виплачувалася (сплачувався) з порушенням встановлених строків: у серпні було виплачено тільки заборгованість за квітень і травень, а решту заборгованості виплачено не було. Форма №1ДФ за III квартал 2012 р. також заповнюється за фактичними даними щодо виплати зарплати та сплати ПДФО до бюджету: у графі 3а відображається нарахована зарплата за липень, серпень і вересень у сумі 8400,00 + 8400,00 + 8400,00 = 25200,00 грн, у графі 4а — сума утриманого податку: 1214,64 + 1214,64 + 1214,64 = 3643,92 грн. У графах 3 та 4 відображаються фактично виплачена заробітна плата та сплачений з неї податок: відповідно 14400,00 грн та 2082,24 грн.

У жовтні 2012 р. було повністю ліквідовано заборгованість з виплати зарплати, а також вчасно виплачено поточну зарплату за вересень. Далі, за жовтень, листопад та грудень 2012 р., зарплату також було виплачено у встановлені терміни. У формі №1ДФ за IV квартал 2012 р. відображаються:

а) фактичне погашення заборгованості із зарплати за червень, липень, серпень та відповідна сплата ПДФО до бюджету: 33400,00 грн та 4829,64 грн;

б) регулярні виплати поточної зарплати за вересень, жовтень, листопад, які фактично було здійснено у IV кварталі — п'ять виплат по 4300,00 грн з відповідною сплатою ПДФО у сумі 621,78 грн щоразу;

в) виплата поточної зарплати за другу половину грудня 2012 р., яку фактично було здійснено у січні у встановлений термін — сума зарплати 4300,00 грн та сума ПДФО 621,78 грн.

Дані для заповнення форми №1ДФ у розрізі кварталів 2012 р. наведено у таблиці 2.

Таблиця 2

Дані для заповнення деяких граф форми №1ДФ за 4 квартали 2012 року

Юлія ЄГОРОВА,
фахівець з оподаткування та бухгалтерського обліку