Службові відрядження працівників частенько додають роботи бухгалтерам підприємств. Тож у кожного професіонала облікової справи інколи виникають закономірні запитання з цього організаційно-облікового процесу. На деякі з них надали відповіді спеціалісти ДПАУ в листі від 05.05.2011 р. №8434/6/15-03151 (далі — Лист №8434). Попри те що згаданий лист не новий, це роз'яснення з'явилося в інформаційному просторі досить недавно. А тому про думки, висловлені спеціалістами податкової в цьому документі, варто згадати.
Обмеження добових у податкових витратах
Підпунктом 140.1.7 ПКУ визначено граничні величини добових для відряджень по Україні та за кордон (див. таблицю 1).
Таблиця
Граничні норми добових для відряджень по Україні та за кордон
|
По Україні
|
За кордон
|
| 0,2 мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, зараз це 214,6 грн (1073 грн х 0,2) | 0,75 мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у 2012 р. — 804,75 грн (1073 грн х 0,75) |
Згідно з абз. 4 цього ж підпункту, добові виплачують за кожен календарний день відрядження. У Листі №8434 податківці уточнили, що добові виплачують і за дні вибуття та прибуття працівника у/з відрядження. Крім того, варто зауважити: навіть одноденна поїздка працівника в службових цілях буде відрядженням, за яке слід виплатити добові.
На жаль, чи то пак на щастя, законотворці не встановили мінімального розміру добових. Тож з 1 квітня 2011 р. можна чітко вказати лише граничні норми добових, суму яких можна віднести до податкових витрат підприємства. А тому, як слушно зауважують спеціалісти ДПАУ в Листі №8434, підприємство може самостійно встановити добові і в меншому розмірі. Величину добових можна прописати в Положенні про відрядження по підприємству (таким чином встановивши розмір добових на всі випадки відрядження) або прописати розмір добових в наказі про відрядження для конкретної особи на певну службову поїздку. При цьому якщо ви, наприклад, у Положенні про відрядження прописали добові по Україні в розмірі 100 грн, а в наказі про відрядження на таку поїздку передбачили добові в розмірі 120 грн, то в податкові витрати маєте віднести саме 120 грн.
Щоправда, на думку автора, не варто встановлювати добові, менші ніж:
— 30 грн на відрядження Україною;
— у разі відрядження за кордон сума добових не повинна бути меншою від розміру добових, встановленого для держслужбовців та працівників бюджетних установ та організацій у додатку до Постанови №6632. Докладніше про це «ДК» писав у №15/2012 .
1 З текстом листа ви можете ознайомитись на нашому сайті www.dtkt.com.ua в «ДК» №39/2012 у розділі «Документи для роботи. — Додатки до друкованого «ДК».
2 Постанова КМУ від 23.04.99 р. №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон», що діяла до 01.04.2011 р.
Тож до податкових витрат за пп. 140.1.7 ПКУ потрапить фактичний розмір добових, виплачений працівникові, але не більший від граничного розміру добових.
Посвідчення про відрядження не треба
Нагадаємо, що норми ПКУ не передбачають необхідності оформлення посвідчення про відрядження для виплати добових. Про це слушно зауважили податківці в Листі №8434.
На сьогодні суму добових у випадку відрядження Україною та країнами, з якими у нас не встановлено візового режиму, визначають на підставі наказу про відрядження та відповідних первинних (підтвердних) документів. Останніми вважають ті, що засвідчують наміри та фактичність здійснення відрядження (див. лист ДПАУ від 18.06.2011 р. №11327/6/15-0516). Тут також варто згадати і думку спеціалістів Мінфіну, які зазначають, що відповідними первинними документами слід вважати ті документи, що підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, готельні рахунки тощо (див. лист Мінфіну України від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433).
Також нагадаємо, що при закордонному відрядженні в країни, в'їзд до яких передбачає наявність візи у громадянина України, величину добових розраховують на підставі наказу про відрядження та відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його заміняє.
I пам'ятайте: якщо ви не матимете відповідних підтвердних документів та наказу про відрядження (при відрядженні Україною або в країни з безвізовим для нас режимом) або відміток прикордонників у паспорті або документі, що його замінює, та, відповідно, наказу про відрядження (у разі відрядження в країну, з якою для нас діє візовий режим), сума добових не включається до складу витрат платника податку. Причому незалежно від наявності у вас посвідчення про відрядження.
Переклад іноземних підтвердних документів
Згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, за запитом представника органу ДПС підприємство має забезпечити переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою (квитки на проїзд, рахунки на проживання в готелях тощо). I зробити це слід за власний рахунок. Зауважимо, що в пп. 140.1.7 ПКУ прямо не зазначено, що такі затрати на переклад підприємство має право віднести до податкових витрат, а лише зазначено, що підприємство здійснює переклад за власний рахунок. Податківці ж не надали роз'яснення терміна «за власний рахунок» — чи це означає списання витрат на переклад за рахунок власного прибутку, чи тільки те, що оплачувати такі витрати має саме платник податку на прибуток (а не працівник, який перебував у відрядженні, і не представник ДПС, який склав запит на такий переклад). На думку автора, такі витрати платник податку на прибуток має право поставити собі до податкових витрат, а саме — до складу інших витрат, адже заборони так діяти в ПКУ не прописано. Крім того, варто згадати пп. 138.12.2 ПКУ, де зазначено, що до податкових витрат відносять інші витрати господарської діяльності, до яких розділом III ПКУ прямо не встановлено обмежень щодо віднесення до складу витрат. Тож витрати на переклад, на думку автора, можна віднести до інших витрат і показувати в податковому обліку в періоді їх понесення (п. 138.5 ПКУ). У декларації з податку на прибуток1 такі витрати слід показати в додатку IВ, а саме — в рядку 06.4.39.
1 Форму затверджено наказом Мінфіну України від 28.09.2011 р. №1213.
Будьте готові, що інспектори на місцях можуть бути проти включення витрат на переклад до складу податкових витрат, і треба буде відстоювати свою позицію з допомогою власних аргументів. Якщо ж не хочете конфліктувати з перевіряльниками, можна зайняти більш помірковану позицію і витрати на переклад не відображати в податковому обліку підприємства.
Багатьох бухгалтерів цікавило: «А чи має право підприємство самостійно перекласти іноземні підтвердні документи щодо витрат на відрядження?». Крім того, дехто з бухгалтерів не чекає, коли податківці вимагатимуть у них перекласти іноземні документи, а самі беруть ініціативу у свої руки. Адже кожен бухгалтер хоче знати, що за документи йому надав працівник, який повернувся з відрядження. Однак при цьому всі перестраховувались і замовляли переклади у відповідних установах, а це додаткові витрати.
Та, на щастя, податківці в Листі №8434 уточнюють, що переклад іноземних витратних документів може виконати і фаховий працівник підприємства. При цьому на перекладі мають стояти прізвище, ініціали, посада і напис «Переклад згідно з оригіналом». Це великий плюс: адже така поблажка дозволить зменшити витрати підприємства.
Василь БРЮХОВИЦЬКИЙ, «Дебет-Кредит»