Чому штатний розпис був обов’язковим раніше?
Відповідь на це запитання Держпраці надавала, посилаючись на норми ГКУ.
Зокрема, ч. 3 ст. 64 ГКУ було передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Тобто для юросіб цей документ був обов’язковий, і створити його треба було ще на початку діяльності, а далі вносити до нього зміни за потреби.
Штатний розпис був обов’язковий, навіть якщо на підприємстві працює одна особа, наприклад керівник.
Ця вимога дуже давня. На цю саму норму посилалося ще Мінпраці в листі від 27.06.2007 №162/06/187-07. І зазначало: затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і відсутність останнього слід уважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може бути адміністративна відповідальність відповідно до частини 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Для фізосіб-роботодавців ГКУ такої вимоги не встановлює. Тож думки контролерів щодо того, чи потрібно ФОПу складати штатний розпис, були протилежні. Про це ми писали, наприклад, тут. Утім, аби уникнути спорів під час перевірок, і ФОПам бажано мати штатний розпис.
І що тепер?
ГКУ скасували (а Закон №4196 вводиться в дію) з 28.08.2025. У Законі №4196 про обов’язок складати штатний розпис — ані слова. Немає такої вимоги і в чинному КЗпП.
Тож з 28 серпня кожне підприємство (а тим паче ФОПи) самостійно вирішуватимуть, потрібен їм такий документ чи ні.
Аргументи проти нам відомі: що менше обов’язків та документів, то легше. Але чи насправді легше?
Які ж аргументи «за»:
1) штатний розпис (як і статут, наприклад) визначає організаційну структуру підприємства, встановлює чисельність працівників (принаймні кількість штатних одиниць). І це окремий документ, для внесення змін до якого не потрібні загальні збори засновників тощо (якщо інше не встановлено статутом). Це зведений документ, у якому показуються всі штатні одиниці, складаючи який керівництво підприємства бачить усю картину загалом. Це спрощує й управлінські рішення: де що можна скоротити, а що розширити;
2) у штатному розписі наводяться також оклади (тарифні ставки тощо) штатних одиниць. Це дозволяє встановлювати розмір та форми оплати праці, контролювати виконання норм трудового права щодо мінімального розміру оплати праці в одному зведеному документі. А також допомагає планувати витрати підприємства на найближчий рік, створювати резерв на оплату відпусток тощо;
3) у штатному розписі наводяться назви посад працівників. Це дозволяє контролювати виконання норм трудового права в одному зведеному документі щодо назв посад, перейменувати певну посаду за потреби;
4) цим документом користуються для складання кадрових наказів. Звідки взяти назву посади? Зі штатного розпису! Як зазначити в наказі про прийняття на роботу, розмір оплати праці? Звісно, треба зазначити цифрами, але поруч уточнити: «згідно зі штатним розписом», адже ця цифра за цією посадою встановлена керівником і зазначена у штатному розписі.
Тож аргументів, чому штатний розпис є зовсім не зайвим документом, досить багато, і всі вони вагомі. Проте чи потрібен він буде саме вам, кожен керівник підприємства вирішуватиме самостійно.
Тим часом Мінекономіки вважає, що штатний розпис і надалі треба буде складати. Про це йдеться у листі від 19.08.2025 №4701-05/55169-09. Мінекономіки нагадало про підзаконні нормативні акти.
Форма штатного розпису для бюджетників
Наразі є і нікуди не подінеться після 28 серпня наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету». Ним затверджено форму штатного розпису, яка є обов’язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери.
Тобто, попри скасування вимоги в ГКУ, бюджетники мають виконувати цей наказ і не тільки складати штатний розпис, а й дотримуватися його форми, затвердженої Мінфіном. Такий висновок Мінекономіки.
Штатний розпис для небюджетників
Мінекономіки згадало про правила діловодства, які поширюються на всіх юросіб, незалежно від форми власності. Йдеться про Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.
У цих Правилах штатний розпис згадується як частина організаційної документації: про статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад установи, функціональний зміст діяльності установи та її підрозділів. Крім того, посилання на штатний розпис є в цих Правилах у випадках, коли в документі, який складається, треба вказати на розмір окладу працівника.
Знайшовся й інший подібний документ — національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». У ньому теж є згадка про штатний розпис серед організаційної документації юрособи. І цей стандарт теж поширюється на всіх юросіб, незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
На підставі цього Мінекономіки робить висновок:
з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим!
Тобто і для бюджетників, і для небюджетників.
До речі, про форму штатного розпису. Про форму для бюджетників ми вже вище зазначили.
Небюджетникам Мінекономіки нагадує, що є Уніфікована форма штатного розпису, розміщена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України від 22.11.2015 №7.