Працівники з інвалідністю: оформлення, податки, звітність — інструкція для роботодавця

Нормативно-правове регулювання:

• Закон №504 — Закон України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».
• Закон №875 — Закон України від 21.03.1991 №875-ХІІ «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні».
• Закон №2464 — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»
• КЗпП — Кодекс законів про працю України.
• Постанова №1338 — Постанова КМУ від 15.11.2024 №1338 «Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи» (далі — Постанова №1388).
• Постанова №893 — Постанова КМУ від 22.08.2023 №893 «Деякі питання надання компенсації фактичних витрат за облаштування робочих місць/місць провадження господарської діяльності/незалежної професійної діяльності для осіб з інвалідністю».
• Постанова №757 — Постанова КМУ від 23.05.2007 №757 «Про затвердження Положення про індивідуальну програму реабілітації особи з інвалідністю».

Хто є особою з інвалідністю?

Особою з інвалідністю є особа зі стійким розладом функцій організму, що при взаємодії із зовнішнім середовищем може призводити до обмеження її життєдіяльності, внаслідок чого держава зобов’язана створити умови для реалізації нею прав нарівні з іншими громадянами та забезпечити її соціальний захист (ст. 2 Закону №875).

Як підтвердити статус?

Цей статус підтверджує:

— витяг щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до Постанови №1388, або

— копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності (МСЕК), яка видана до 1 січня 2025 року.

Як повідомляє МОЗ, з 1 січня 2025 року документи (тобто довідки МСЕК, видані до 01.01.2025) для людей із безстроковим статусом інвалідності залишатимуться чинними (як і пільги, які за ними надаються).

Для решти людей з інвалідністю, чий повторний огляд припадає на період після 01.01.2025, довідка МСЕК діє до закінчення її терміну (дати наступного огляду), а далі в особи з інвалідності має бути вже витяг з рішення експертної команди.

Як підтвердити статус, ми писали за посиланнями:

• Працівник з інвалідністю: як підтвердити цей статус у 2025 році?
• Підтвердження інвалідності для нарахування ЄСВ у розмірі 8,41% у 2025 році: що врахувати бухгалтеру?
• З 20 червня діють зміни до Інструкції про нарахування ЄСВ щодо документів для підтвердження інвалідності.

Норматив робочих місць із працевлаштування осіб з інвалідністю

Станом на 2025 рік. Для підприємств, установ, організацій, у тому числі підприємств, організацій громадських об’єднань осіб з інвалідністю, фізосіб, які використовують найману працю, встановлюється норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю у розмірі 4 відсотки середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу за рік, а якщо працює від 8 до 25 осіб, — у кількості одного робочого місця. Для виконання нормативу місце роботи особи з інвалідністю має бути основне (ст. 19 Закону №875).

Розрахунок проводять один раз на рік. Але так буде не завжди. У 2026 році розрахунок проводитиметься по-новому.

Що чекає у 2026 році див. у таблиці.

Таблиця

Норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю з 01.01.2026

Таким чином, востаннє ми розрахуємо норматив за старими правила за 2025 рік, а в 2026 році він перераховуватиметься щокварталу і не обмежиться тільки кількістю, а й враховуватиме рівень зарплати, яка має бути вищою за мінімальну.

Аналіз змін до Закону №875, внесених Законом №4219, читайте в нашій статті: «Працевлаштування осіб з інвалідністю – 2026: нові квартальні нормативи, внесок замість штрафу, звітність, пеня».

Чи можна не виконувати норматив працевлаштування осіб з інвалідністю під час воєнного стану?

Ні, не можна. Статтею 20 Закону №875 передбачено адміністративно-господарські санкції. Востаннє розрахунок таких санкцій буде проведено за результатами 2025 року:

— для підприємств, установ, організацій, у тому числі підприємств, організацій громадських об’єднань осіб з інвалідністю, фізосіб, де працює від 8 до 15 осіб, розмір адміністративно-господарських санкцій за робоче місце, призначене для працевлаштування особи з інвалідністю і не зайняте особою з інвалідністю, визначається в сумі половини середньої річної зарплати;

— підприємства, установи, організації, у тому числі підприємства, організації громадських об’єднань осіб з інвалідністю, фізособи, які використовують найману працю, де середньооблікова кількість працюючих осіб з інвалідністю менша, ніж установлено нормативом, передбаченим ст. 19 Закону №875, щороку сплачують відповідним відділенням Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю адміністративно-господарські санкції в розмірі середньої річної зарплати за кожне робоче місце, призначене для працевлаштування особи з інвалідністю і не зайняте особою з інвалідністю.

А далі знову зміни. З 01.01.2026 санкцій уже не буде — буде внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, який сплачуватиметься до ДПС.

Розмір внеску платник обчислює як добуток таких показників:

— 40 відсотків середньомісячної зарплати (винагороди) у відповідному календарному кварталі, розрахованої на одного працівника; кількість місяців у кварталі;

— різниця між установленим нормативом робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю і середньообліковою кількістю штатних працівників — осіб з інвалідністю за квартал, які працевлаштовані роботодавцем з урахуванням вимог, визначених цією статтею щодо розміру оплати праці.

Тобто, за невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю доведеться платити. Тільки за наслідками 2025 року штраф, а починаючи з 2026 року – внесок.

Важливо. На період дії воєнного стану в Україні та до останнього числа останнього місяця кварталу, в якому воєнний стан буде припинено чи скасовано, внесок установлено на рівні 50 відсотків базового розміру.

Про це читайте у статті за посиланням: «Внески замість працевлаштування осіб з інвалідністю: коли та в яких розмірах сплачувати?».

Розмір внеску розраховуватимуть з показників кварталу, за який він сплачується.

Тепер ми знаємо, скільки нам потрібно для виконання нормативу, як ідентифікувати особу з інвалідністю і що буде, якщо не виконаємо норматив. Залишилося з’ясувати, як прийняти та відобразити у звітності таку особу.

Прийняття особи з інвалідністю на роботу

Приймаючи на роботу осіб з інвалідністю, роботодавець має враховувати низку важливих правових та організаційних аспектів:

1. Виконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю, про який ми зазначили вище.

2. Необхідність створення відповідних умов праці.

Робоче місце має бути адаптоване з урахуванням стану здоров’я та рекомендацій з індивідуальної програми реабілітації (ст. 17 Закону №875).

Докладніше у наших статтях:

«Нові правила облаштування робочих місць для людей з інвалідністю: що врахувати роботодавцям?» та «З 2026 року – нові правила обладнання робочих місць для осіб з інвалідністю: проєкт наказу Мінекономіки».

3. Роботодавець може отримати компенсацію фактичних витрат за облаштування робочих місць/місць провадження господарської діяльності/незалежної професійної діяльності для осіб з інвалідністю.

Також читайте про це у наших статтях:

• «Правила отримання грошей на облаштування робочого місця для особи з інвалідністю»;
• «З 18 березня діє новий Порядок надання компенсації за облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю».

4. Пільги та гарантії.

Особи з інвалідністю мають право:

— на навчання, перекваліфікацію і працевлаштування відповідно до медичних рекомендацій;

— на встановлення на їхнє прохання неповного робочого дня або тижня з пільговими умовами праці;

— не залучатися до надурочних робіт та робіт у нічний час без згоди (ст. 172 КЗпП);

— на прийняття на роботу без установлення випробного терміну (ст. 26 КЗпП);

— на відпустку в розмірі:

— щорічної основної відпустки:

для I і II груп — 30 календарних днів;

для III групи — 26 календарних днів (ст. 6 Закону №504).

— без збереження зарплати:

для I та II груп — тривалістю до 60 календарних днів щорічно;

для III групи — тривалістю до 30 календарних днів щорічно (ст. 25 Закону №504).

Право працівника на відпустку більшої тривалості виникає з дня встановлення інвалідності. Тобто немає значення, коли роботодавець отримає підтвердження статусу платника (лист Мінсоцполітики від 29.12.2015 №774/13/116-15).

Увага! У період дії воєнного стану надання працівникові щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік (ст. 12 Закону №2136).

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше ніж 24 календарні днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження зарплати (ця норма не застосовується до керівних працівників закладів освіти й установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та наукових працівників).

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація за невикористані дні щорічної основної відпустки та відпустки на дітей відповідно до статті 24 Закону про відпустки.

Усі зазначені вище норми стосуються і працівників з інвалідністю, про що повідомляли фахівці Держпраці.

Зразок «Заяви на щорічну відпустку» можна переглянути у розділі Бланки

Зразок наказу (Завантажити)

Зразок «Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати» (Завантажити)

Зразок наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати (Завантажити)

Також про нарахування відпусткових читайте у статті «Нараховуємо відпусткові у 2025 році: практичні приклади».

Документи під час працевлаштування особи з інвалідністю: пакет «стандарт+»:

1. Стандартний пакет документів передбачено ст. 24 КЗпП:

— паспорт або ID-картка;

— РНОКПП (ідентифікаційний код);

— документ про освіту (якщо потрібно);

— документи про стан здоров’я (за потреби);

— трудова книжка або витяг із Реєстру застрахованих осіб;

— військово-обліковий документ (за потреби).

2. Додаткові документи для осіб з інвалідністю:

2.1 Документ про встановлення інвалідності:

— до 01.01.2025 — довідка МСЕК;

— після 01.01.2025 — витяг експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи.

Також читайте: «Витяг про підтвердження інвалідності надано в е-вигляді: про слід знати роботодавцю?».

Важливо. Якщо інвалідність установлено безстроково, довідка МСЕК залишається чинною. Якщо особа має пройти переогляд, — потрібен витяг експертної команди.

2.2. Індивідуальна програма реабілітації (ІПР).

Рекомендації з ІПР обов’язкові для врахування при організації робочого місця.

Алгоритм оформлення трудових відносин з особою з інвалідністю

1. Подання заяви на працевлаштування.

2. Збір повного пакета документів (стандарт + додаткові).

3. Оцінка відповідності запропонованої роботи рекомендаціям ІПР/витягу.

4. Облаштування робочого місця за потреби.

5. Укладення трудового договору (без випробного терміну).

6. Оформлення наказу про прийняття на роботу.

7. Повідомлення контролюючих органів (ДПС).

Важливо. З 01.01.2026 ст. 19 Закону №875 передбачено, що роботодавець має інформувати ДПС про прийняття на роботу осіб з інвалідністю відповідно до встановленого законодавством порядку.

Але наразі в законодавстві не передбачено окремої форми повідомлення саме про працевлаштування осіб з інвалідністю. У чинній формі повідомлення про прийняття на роботу спеціальної позначки немає. Тому або чекатимемо на зміни, або це буде стандартна процедура — показати у єдиний звітності.

8. Формування особової справи, зокрема зберігання засвідчених копій документів.

Також читайте: «Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів».

Нарахування ЄСВ та відображення у звітності

Базою нарахування ЄСВ для роботодавців є сума нарахованої зарплати (основної, додаткової, компенсаційної, у тому числі в натуральній формі), а також винагороди за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону №2464).

Для підприємств, установ і організацій, де працюють особи з інвалідністю, встановлено пільгову ставку ЄСВ 8,41% бази нарахування (ч. 13 ст. 8 Закону №2464).

Щоб мати право застосовувати цей знижений розмір внеску, потрібно підтвердити факт інвалідності працівника. Підтвердженням є один із таких документів:

— засвідчений витяг про встановлення інвалідності, виданий відповідно до постанови Кабміну від 15.11.2024 №1338 (яка стосується оцінювання повсякденного функціонування особи, проведеного експертною командою), або

— копія довідки до акта огляду МСЕК, якщо вона була видана до 1 січня 2025 року і залишається чинною.

На такі виплати не поширюється вимога ч. 5 ст. 8 Закону №2464, яка зобов’язує сплачувати ЄСВ у розмірі не меншому, ніж мінімальний страховий внесок.

Тобто, якщо зарплата працівника з інвалідністю менша за мінімальну, роботодавець нараховує ЄСВ лише з фактичної суми доходу, без донарахування до мінімальної бази.

Пільгова ставка 8,41% застосовується незалежно від характеру зайнятості:

— за основним місцем роботи;

— за сумісництвом.

Підтверджено роз’ясненням ДПС у «ЗІР», категорія 201.04.01: «Який документ може вважатися належною підставою для застосування за основним місцем роботи та за сумісництвом ставки єдиного внеску в розмірі 8,41 відс., якщо працівник не має електронної пошти та відмовляється передати роботодавцю паперовий витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи?».

Важливо: для договорів ЦПХ, укладених з особами з інвалідністю, ставка ЄСВ 22%.

Також «ЗІР», категорія 201.04.01: «Який розмір єдиного внеску застосовує ЮО при виплаті працівнику — особі з інвалідністю винагороди за цивільно-правовим договором?».

Період дії пільги

ЄСВ у розмірі 8,41% нараховується:

— з дати встановлення інвалідності, але не раніше дати отримання документального підтвердження від працівника;

— до дати скасування інвалідності.

Важливо! До моменту отримання роботодавцем документа, який підтверджує інвалідність, ЄСВ нараховується за загальною ставкою 22% бази нарахування.

«ЗІР», категорія 201.04.01: «Який розмір єдиного внеску застосовують роботодавці — підприємства, установи й організації при нарахуванні працюючим особам з інвалідністю сум заробітної плати (доходу), допомоги з тимчасової непрацездатності (лікарняні) та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, у тому числі якщо витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності (зняття) групи інвалідності надано не з першого робочого дня місяця?».

Відображення у звітності

Пільговий розмір ЄСВ для осіб з інвалідністю відображають в об’єднаній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ