Виплата зарплати готівкою — це форма її виплати як усталено, якщо договором між підприємством та працівником не визначено інше (про це — трохи далі). Так, ст. 23 Закону про оплату праці встановлено, що зарплата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України — тобто готівкою у гривнях.
Виплата зарплати у формі боргових зобов’язань та розписок або у будь-якій іншій формі забороняється. Хоча в деяких випадках дозволяється виплата зарплати натурою, про що ми писали в «ДК» №44/2025 в статті «Зарплата в натуральній формі: правила виплати й облік».
Виплата зарплати здійснюється за місцем роботи (ст. 24 Закону про оплату праці). Як правило, це відбувається у касі підприємства — у спеціальному приміщенні або на робочому місці касира.
Забороняється виплачувати зарплату в магазинах роздрібної торгівлі, питних та розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли зарплата виплачується працівникам цих закладів!
На сьогодні виплата зарплати готівкою вже стала менш поширеною, ніж виплата у безготівковій формі на банківські рахунки працівників. У ст. 24 Закону про оплату праці міститься особлива норма щодо виплати зарплати через установи банків, поштовими переказами на зазначений працівниками рахунок (адресу). Але для цього обов’язково слід заручитися особистою письмовою згодою кожного працівника. Така згода, як правило, надається у формі заяви працівника керівникові підприємства.
Чи потрібно брати письмову згоду чи заяву працівника на виплату йому зарплати готівкою?
Позаяк Закон про оплату праці визначає готівкову форму виплати зарплати як основну, то для її застосування письмова згода чи заява працівника не потрібна.
Але, якщо всім працівникам на підприємстві зарплата виплачується на банківські рахунки, на підставі заяв працівників, і тільки в декого з них зрідка виникає потреба отримати зарплату готівкою, бухгалтерія має якось дізнатися про це.
Рекомендуємо розробити внутрішній порядок такого повідомлення бухгалтерії (зокрема, у формі тих самих заяв від працівників). Наказ про виплату зарплати готівкою у такому разі не потрібен.
Виплати, пов’язані з оплатою праці, проводить касир підприємства за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача або за відомостями на виплату готівки (п. 30 Положення №148).
Це означає, що будь-який інший працівник підприємства, крім касира, не може виплачувати зарплату. Але обов’язки касира можуть бути покладені на іншу особу за наказом керівника підприємства. Зокрема, і сам керівник може виконувати обов’язки касира, про що ми писали за посиланням.
Джерела готівки на зарплату і строки сплати податків
Зарплату можна виплачувати із будь-яких надходжень готівки до каси.
Готівку можна отримувати з банку спеціально для виплати зарплати. І тоді банк не видасть готівку за таким чеком без наявності платіжних доручень на сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ зі сум зарплати, що отримується готівкою (п. 168.1.2 ПКУ, ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).
Для виплати зарплати можна використовувати також готівку з каси, що міститься там на момент виплати у достатній кількості. Така готівка може бути одержана до каси із надходжень готівкової виручки, повернення підзвітних коштів, фінансової допомоги тощо.
У цьому разі слід сплатити ПДФО та ВЗ протягом трьох операційних днів з дня, наступного за днем виплати зарплати з каси (п. 168.1.4 ПКУ). А от щодо ЄСВ відстрочення немає — його потрібно сплатити саме в день виплати готівки з каси або раніше (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).
Що робити, якщо працівник не з’явився за зарплатою?
Законодавство не передбачає строку позовної давності для стягнення працівником заборгованості із зарплати. Про це йдеться у рішенні ВСУ від 26.10.2016 у справі №6-1395цс16. Суд, проаналізувавши норми КЗпП, дійшов висновку, що працівник, у разі порушення роботодавцем строків оплати його праці, не обмежений строком у праві звернутися до суду з позовом про стягнення з роботодавця зарплати, яка йому належиться, тобто всіх виплат, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до державних гарантій, установлених законодавством, незалежно від того, чи роботодавець нарахував такі виплати.
Пунктом 38 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 №356 передбачено ведення такого документа, як реєстр депонованої заробітної плати (форма якого також затверджена цим наказом).
Отже, аналiтичний облiк розрахункiв за не отриману в установлений для виплати з каси пiдприємства термiн суму з оплати працi (розрахункiв із депонентами) ведуть у реєстрi депонованої зарплати. Реєстр складає касир, який закриває платiжну вiдомiсть, за кожний перiод виплати зарплати окремо, а перевіряє головний бухгалтер. На початок року невиплаченi суми депонованої зарплати з реєстрiв за попереднiй рiк переносять до реєстру депонованої зарплати поточного року.
Виплата зарплати за відомістю на виплату готівки
Виплата готівки з каси за відомостями передбачена п. 30 Положення №148. Форма видаткової відомості наведена у додатку 1 до Положення №148 і називається «Відомість на виплату готівки».
- Бланк Відомості на виплату готівки, а також іншу корисну інформацію до нього дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму відомості на виплату готівки встановлено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Відомість складають та опрацьовують у такому порядку:
1) бухгалтер включає до відомості працівників, яким належиться готівкова виплата зарплати. Він заповнює графи 1 — 4, у графі 4 проставляє належні суми до виплати, про що ставить підпис у реквізиті «Відомість склав» після списку працівників;
2) визначається строк, на який відомість передається до каси. У касі дозволяється тримати понадлімітну готівку, одержану в банку для виплати зарплати, протягом 5 р. д., включно з днем одержання готівки в банку (п. 18 Положення №148). Підприємства можуть тримати понадлімітну готівку протягом 10 р. д. (включно з днем одержання готівки в банку) для виплати зарплати працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів.
Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються із готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом 3 р. д. з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки.
Строк виплати зарплати за відомістю зазначають у верхній лівій частині відомості. Там само уточнюють загальну суму, яка належить до виплати за цією відомістю;
3) відомість підписують керівник та головний бухгалтер і передають до каси.
4) касир перевіряє наявність і справжність на відомості відповідних підписів та дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені, правильність її оформлення, наявність усіх реквізитів (п. 34 Положення №148);
5) протягом установленого строку касир здійснює виплати за відомістю;
6) у відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, треба поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано» (п. 31 Положення №148);
7) після закінчення строку виплати зарплати касир складає реєстр депонованих сум, які не були виплачені працівникам (п. 31 Положення №148);
8) далі касир на початку відомості зазначає фактично виплачену суму зарплати та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звіряє ці суми із загальним підсумком за відомістю та засвідчує напис підписом у реквізиті «Виплату здійснив» (п. 31 Положення №148);
9) бухгалтер перевіряє відомість та ставить підпис у реквізиті «Перевірив бухгалтер» — у частині перевірки правильності виплаченої та депонованої суми, а також у реквізиті «Відомість перевірив» — у частині перевірки відомості загалом (п. 31 Положення №148);
10) в останній день строку виплати зарплати бухгалтер складає ВКО на загальну суму коштів, виплачених працівникам, та передає його касиру. Реквізити у такому ВКО «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача не заповнюються, а решта реквізитів є обов’язковими до заповнення (п. 31 Положення №148);
11) касир здійснює запис у касовій книзі згідно з цим ВКО на фактично видану суму за відомістю та виводить залишок на кінець дня з урахуванням фактично виплачених сум за цим ВКО — в останній день строку виплати зарплати;
12) депоновані кошти здаються до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в касі у межах установленого ліміту (п. 18 Положення №148). При здаванні їх до банку складають окремий ВКО, а якщо кошти залишаються в касі, жодних документів не потрібно.
Протягом усього строку виплати зарплати за відомістю, крім останнього дня, залишок коштів у касі на кінець дня виводять без підрахунку фактично виданих сум за відомістю, адже протягом цього строку касир здійснює виплати без підрахунку фактично виданих сум за кожний день строку, крім останнього дня. Загальну суму готівки, що призначена для виплати зарплати за відомістю, відображають у касовій книзі у складі залишку на кінець дня, у реквізиті «в тому числі на зарплату». В останній день строку виплати зарплати підраховують усі видані та депоновані суми і складають ВКО на видачу готівки в рахунок виплати зарплати за відомістю (п. 31 Положення №148).
Зразок 1. Відомість на виплату готівки (Завантажити)
А як кошти, отримані або призначені для виплати зарплати, відображають у касовій книзі?
Приклад. У касі є залишок готівки в сумі 10 500 грн. Ліміт каси — 15 000 грн. 1 вересня 2025 р. отримано з банку 145 000 грн на виплату зарплати за серпень 2025 р. і того самого дня передано до каси відомість на цю суму. Строк виплати зарплати — з 01.09.2025 до 05.09.2025.
1 вересня з каси було витрачено 2 860 грн на господарські витрати та видано 63 000 грн зарплати.
Зверніть увагу: виплата зарплати за відомістю в касовій книзі відображають в останній день виплати зарплати (п. 31 Положення №148). Тому протягом усього тижня з 1 до 5 вересня таку виплату в касовій книзі не відображаємо, а вже видані суми враховуємо у залишку в касі на кінець дня.
Залишок готівки в касі на кінець дня 1 вересня визначають таким чином:
— залишок на поточні операції: 10 500 – 2 860 = 7 640 грн;
— залишок на зарплату: 145 000 грн (тобто здійснені виплати в сумі 63 000 грн до уваги ще не беруться);
— загальний залишок: 7 640 + 145 000 = 152 640 грн. Саме цей залишок відображають у бухобліку як сальдо на рахунку 301.
2 вересня з каси було витрачено 2 340 грн на господарські витрати та видано ще 44 000 грн зарплати.
Залишок на кінець дня 2 вересня визначають таким чином:
— залишок на поточні операції: 7 640 – 2 340 = 5 300 грн;
— залишок на зарплату: 145 000 грн;
— загальний залишок: 5 300 + 145 000 = 150 300 грн.
3 і 4 вересня була тільки виплата зарплати в сумі 28 000 грн.
5 вересня — останній день строку виплати зарплати. До каси надійшла торгова виручка в сумі 78 400 грн та було видано останні 5 000 грн зарплати.
За відомістю видано зарплати: 63 000 + 44 000 + 28 000 + 5 000 = 140 000 грн та депоновано 5 000 грн.
Залишок на кінець дня 5 вересня визначають таким чином:
— залишок на поточні операції: 5 300 + 78 400 + 5 000 = 88 700 грн;
— залишок на зарплату: --— грн;
— загальний залишок: 88 700 грн.
Сума депонованої зарплати 5 000 грн перестає бути залишком на зарплату, тому що строк виплати зарплати закінчився. Залишок депонованої зарплати включається до залишку готівки, призначеної для поточних касових операцій.
Наявний ліміт каси (15 000 грн) не дозволяє зберігати всю суму такого залишку в касі, тому 5 вересня або у понеділок 8 вересня понадлімітну готівку (88 700 – 15 000 = 73 700 грн) потрібно здати до банку.
Виплата зарплати за видатковим касовим ордером
Якщо планується готівкова виплата зарплати одному або декільком небагатьом працівникам, доцільно оформлювати кожну виплату видатковим касовим ордером. Інші одноразові виплати персоналу — оплата відпустки, лікарняні тощо — також зручно оформлювати ордером.
- Бланк видаткового касового ордеру, а також іншу корисну інформацію до нього дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму видаткового касового ордеру встановлено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
ВКО стане у пригоді і тоді, коли потрібно зберегти конфіденційність виплат: кожен працівник дізнається тільки про свою суму зарплати і не побачить суми до виплати іншим працівникам, на відміну від відомості на виплату грошей. ВКО складає бухгалтер та передає до каси. Видавати ордер на руки працівникові забороняється (п. 32 Положення №148).
Проте видавати зарплату за ВКО може бути незручно на підприємствах із великою кількістю працівників, які отримують зарплату готівкою. А ще отримувати зарплату за ВКО можна тільки в день його складання. Тобто якщо працівників багато, то зручніше використовувати відомість на видачу готівки (а ВКО складати на загальну суму виплаченої зарплати, як показано вище).
Сума готівки, виплачена за ВКО, бере участь у розрахунку залишку готівки в касі у день його складання.
У ВКО на виплату зарплати у реквізиті «Підстава» слід зазначити період, за який виплачується зарплата, наприклад: «Заробітна плата за другу половину вересня 2025 р.».
Працівник розписується у видатковому касовому ордері про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами) (п. 27 Положення №148).
У ВКО також зазначають найменування, номер, дату та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача. Касир повинен перевірити особу одержувача під час виплати йому коштів (п. 27 Положення №148).
Зразок 2. Видатковий касовий ордер на виплату зарплату одному працівнику (Завантажити)
Якщо бухгалтер оформив ВКО на виплату зарплати, а працівник не з’явився за її отриманням, такий ВКО не буде повністю дооформлений (адже в ньому не буде підписів працівника про отримання та касира про виплату коштів) та не приймається до обліку. Втім, після закінчення строку виплати цієї зарплати вона теж переводиться до складу депонованої. Позаяк відомість у такому разі не оформлювалася (де є потрібний рядок, у якому можна зазначити суму депонованої зарплати), у ВКО такого рядка немає і немає форми касового документа, за яким здійснюється лише переведення зарплати до складу депонованої, то таке переведення, на думку автора, можна здійснити на підставі даних реєстру депонованої зарплати.
Виплата зарплати іншій особі за довіреністю
Якщо працівник не має можливості отримати зарплату у встановлені строки, він може уповноважити на її одержання іншу особу (п. 28 Положення №148).
При цьому не обов’язково має бути довіреність, оформлена нотаріально. Довіреність на одержання зарплати може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, або за місцем його проживання (ч. 4 ст. 245 ЦКУ). На підприємстві це може зробити керівник, головний бухгалтер тощо, а за місцем проживання — голова сільської ради, наприклад.
Тоді у реквізиті ВКО «Видати» після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видають готівку за довіреністю відповідно до вимог, передбачених у п. 27 Положення №148. Довіреність залишається в касира і додається до ВКО або відомості.