Згідно з абзацом сьомими пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції №449, підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до Постанови №1338, або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, видана до 1 січня 2025 року.
Отже, для застосування пільгової ставки ЄСВ у розмірі 8,41% до зарплати працівника з інвалідністю роботодавець повинен отримати від нього документ, що підтверджує інвалідність.
Якщо інвалідність була встановлена або підтверджена з 1 січня 2025 року, таким документом є витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи.
Цей витяг видається після проходження особою відповідного оцінювання і надходить у форматі PDF на електронну пошту особи, засвідчений електронною печаткою Міністерства охорони здоров’я. Такий електронний документ має таку саму юридичну силу, як і паперовий.
За відсутності електронної пошти витяг надсилається протягом п’яти календарних днів засобами поштового зв’язку рекомендованим листом із повідомленням про вручення на адресу задекларованого/зареєстрованого місця проживання (перебування) фізособи.
Витяг з ухваленого рішення та рекомендації у зв’язку з ухваленим рішенням, які є частиною індивідуальної програми реабілітації особи з інвалідністю (у разі встановлення інвалідності), на запит особи можуть бути роздруковані та надані їй у паперовій формі.
Щодо засвідчення копії для надання роботодавцю, то відповідно до оновлених норм підставою для застосування пільги є «належним чином засвідчений витяг». На сьогодні Інструкція №449 передбачає, що саме роботодавець має засвідчувати копію підтвердного документа, отриману від працівника.
Процедура засвідчення копії підтвердного документа (довідки МСЕК або витягу) є однаковою і здійснюється безпосередньо роботодавцем.
Алгоритм дій:
1) працівник надає відповідальній особі роботодавця (зазвичай працівникові відділу кадрів) оригінал документа, що підтверджує інвалідність;
2) відповідальна особа робить з оригіналу копію;
3) на копії уповноважена особа підприємства (директор, начальник відділу кадрів) робить засвідчувальний напис, наприклад: «Згідно з оригіналом»;
4) нижче зазначаються посада, особистий підпис, ПІБ особи, яка засвідчила копію, а також дата засвідчення;
5) якщо підприємство використовує печатку, її відбиток ставиться на копії.
Засвідчена у такий спосіб копія зберігається в особовій справі працівника і є підставою для застосування ставки ЄСВ 8,41% та доказовою базою під час перевірок контролюючими органами.
Застосування пільгової ставки ЄСВ
Пільгова ставка ЄСВ у розмірі 8,41% застосовується з дати встановлення інвалідності, але не раніше від дати отримання роботодавцем засвідченої копії підтвердного документа.
В описаному випадку, позаяк працівник приймається на роботу з 1 липня 2025 року і надає документ під час працевлаштування, ви маєте право нараховувати ЄСВ за ставкою 8,41% на його дохід з першого дня роботи, тобто з 1 липня 2025 року.
Висновки
1. Для застосування пільгової ставки ЄСВ 8,41% для працівника з інвалідністю потрібно отримати від нього оригінал документа, що підтверджує інвалідність (витяг із рішення експертної команди або чинну довідку МСЕК), зробити з нього копію та засвідчити її безпосередньо на підприємстві.
2. Копія є обов’язковим документом для обґрунтування застосування пільгової ставки ЄСВ у розмірі 8,41%.