Перехідні виплати: відпусткові, лікарняні, відрядження

Перехідні відрядження

Оплата праці за дні відрядження працівника регламентована у ст. 121 КЗпП. Працівникам, які скеровані у службове відрядження, праця за виконану роботу оплачується відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Як оплачувати відрядження

За загальними правилами визначення оплати за дні відрядження пропонуємо скористатися алгоритмом (див. таблицю 2).

Алгоритм розрахунку оплати праці у відрядженні

Крок 1. Обчисліть денну зарплату

Розрахуйте оплату праці за один «звичайний» робочий день.

Крок 2. Обчисліть середньоденну зарплату

Визначте середню зарплату відповідно до Порядку №100.

Крок 3. Порівняйте обидва значення

Порівняйте денну зарплату зі середньоденною.

Якщо середньоденна зарплата більша, — оплату проводять за нею.

Якщо денна зарплата більша, — оплачують як звичайні робочі дні.

Крок 4. Визначте оплату відрядження

Оплатіть робочі дні відрядження за більшим із двох показників.

Таблиця 2

Правила розрахунку денного заробітку та середнього

Тепер розгляньмо правила оплати за дні у відрядженні, якщо воно почалося в одному місяці, а закінчується в наступному (див. таблицю 3).

Мінсоцполітики в листі від 11.11.2016 №1564/13/84-16 зазначило:

«У випадку, коли працівника було направлено у відрядження з 26 вересня до 7 жовтня п. р., середньоденна заробітна плата буде розраховуватися виходячи із заробітної плати липня — серпня п. р., оскільки зазначені місяці передують місяцю (вересню) направлення у відрядження.

Денний заробіток необхідно буде визначати для вересня і жовтня окремо.

У випадку якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде нижчий від денного заробітку вересня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на вересень, необхідно заплатити заробітну плату згідно з його трудовим договором.

Якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде вищий від денного заробітку жовтня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на жовтень, необхідно заплатити середньоденний заробіток».

Таблиця 3

Правила оплати перехідного відрядження

Таким чином, для правильного розрахунку оплати «перехідного» відрядження, треба виконати такі кроки:

Крок 1. Визначення середньоденної зарплати. Середньоденну зарплату розраховують відповідно до Порядку №100 на основі доходу за два місяці, що передують місяцю, в якому працівника скеровано у відрядження.

Крок 2. Визначення денного заробітку окремо для кожного місяця.

Крок 3. Оплата за дні відрядження. У кожному місяці, на який припадають дні перехідного відрядження, оплату здійснюють за вищим показником: або за середньоденною зарплатою, розрахованою відповідно до Порядку №100, або за денним заробітком, визначеним для відповідного місяця.

Приклад 1. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника скеровано у відрядження з 28.04.2025 до 02.05.2025. Його оклад — 18 000 грн. У лютому та березні 2025 року працівник відпрацював усі дні, передбачені графіком, і йому нараховано зарплату по 18 000 щомісяця.

1. Визначаємо середній заробіток:

Кількість робочих днів у розрахунковому періоді (лютий — березень):

лютий 2025: 20 робочих днів;

березень 2025: 21 робочий день;

загалом: 41 робочий день;

загальний заробіток за 2 місяці:

18 000 + 18 000 = 36 000 грн;

розрахунок середньої зарплати:

36 000 грн ÷ 41 день = 878,05 грн.

Середньоденна зарплата для оплати відрядження становить 878,05 грн.

2. Визначаємо денний заробіток:

квітень — 18 000,00 грн / 22 р. д. = 818,18 грн;

травень — 18 000,00/22 р. д. = 818,18 грн.

Висновки

У квітні: денна зарплата (818,18 грн) < середньої (878,05 грн). Застосовується середньоденна зарплата.

У травні: денна зарплата (818,18 грн) < середньої (878,05 грн). Застосовується середньоденна зарплата.

Оплата днів відрядження

Усі дні відрядження (з 28 квітня до 2 травня 2025) оплачуються за середньоденною зарплатою — 878,05 грн за кожен робочий день.

Приклад 2. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника скеровано у відрядження з 28.03.2025 до 04.04.2025. Його оклад — 22 000 грн. У січні та лютому 2025 року працівник відпрацював усі дні, передбачені графіком, і йому нараховано зарплату по 22 000,00 грн. за кожен місяць.

1. Визначаємо середній заробіток:

кількість робочих днів у розрахунковому періоді (січень — лютий):

січень 2025: 23 робочий день;

лютий 2025: 20 робочих днів;

загалом: 43 робочий день.

Загальний заробіток за 2 місяці:

22 000 + 22 000 = 44 000 грн.

Розрахунок середньої зарплати:

44 000 грн ÷ 43 день = 1 023,26 грн.

Середньоденна зарплата для оплати відрядження становить 1 023,26 грн.

2. Визначаємо денний заробіток:

березень — 22 000,00 грн / 21р. д. = 1 047,62 грн;

квітень — 22 000,00/22 р. д. = 1 000,00 грн.

Висновки

У березні: денна зарплата (1 047,62 грн) > середньої (1 023,26 грн). Застосовується денний заробіток.

У квітні: денна зарплата (1 000,00 грн) < середньої (1 023,26 грн). Застосовується середньоденна зарплата.

Оплата днів відрядження

Дні відрядження з 28 березня до 4 квітня 2025 року оплачуються за вигіднішим варіантом у кожному місяці:

— 2 дні березня — по 1 047,62 грн;

— 4 дні квітня — по 1 023,26 грн.

Увага! Зарплату за відрядження нараховують і виплачують у тому місяці, коли були дні відрядження. Наперед нараховувати не можна.

Отже, й у зарплатній звітності відображаємо у місяцях нарахування.

Перехідні лікарняні

Керуючись пп. 25 — 27 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, за основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є:

— 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);

— менше ніж 12 календарних місяців — фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);

— менше ніж календарний місяць — фактично відпрацьований час (календарні дні).

Розрахунок проводять за нормами Порядку №1266: за визначений розрахунковий період підсумовують зарплату працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).

Нагадаємо: виплати, що входять до фонду оплати праці, — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховуються ЄСВ. Усі ці виплати включаються до розрахунку у тому місяці, в якому їх нараховано. І позаяк ці виплати включаються до розрахунок лікарняних, то і дні, на які припадають ці виплати, включаються до розрахункового періоду.

Увага: з розрахункового періоду вилучатимуть лише дні, не відпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено у п. 3 Порядку №1266.

Відображення в додатку 1 єдиної звітності

Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухобліку.

У графі 8 зазначають код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю та у якого ставка ЄСВ 8,41%.

Суму лікарняних фіксують у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні.

У графі 10 наводять місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць.

Iнші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку.

Увага: графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком зі сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графу 14 заповнюють у рядку, в якому відображається нарахована заробітна плата.

Приклад 3. Працівникові було відкрито лікарняний з 21.02.2025 до 05.03.2025 рр. Як правильно нарахувати перехідний лікарняний та відобразити його в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Позаяк працівник захворів у лютому 2025 р. та за умови, що він працює на підприємстві понад рік, то розрахунковий період для обчисленні лікарняних буде лютий 2024 — січень 2025 рр.

Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, й отримуємо середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток залежно від стажу. Отриманий результат окремо множимо на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:

— на перші 5 к. д. за рахунок роботодавця, що припали на лютий;

— дні починаючи з 6 к. д. за рахунок ПФУ (3 к. д.), що припали на лютий;

— на решту 5 к. д. за рахунок ПФУ, що припали на березень.

Тож за працівником, який хворів з 21.02.2025 до 05.03.2025 р., відображають нараховані йому лікарняні у березні 2025 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.

Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) 2025 р., з таким розподілом за рядками:

І рядок — зарплата за березень 2025 р.:

— у графі 8 — код застрахованої особи «1» (або «2»);

— у графі 10 — місяць та рік, за який нараховано зарплату: 032025;

— у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;

— у графах 16 та 17 — вся сума нарахованої зарплати;

— у графі 20 — сума ЄСВ, нараховану на суму зарплати.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІ рядок — лікарняні, що припадають на дні лютого 2025 р.:

— у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);

— у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022025;

— у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 8 к. д.);

— у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за лютий;

— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІІ рядок — лікарняні за березень 2025 р.:

— у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);

— у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032025;

— у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (у цьому випадку 5 к. д.);

— у графах 16 та 17 — сума нарахованих лікарняних за березень;

— у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму березневих лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено щомісяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати/сплачувати та відображати з КТН «13» у графі 09.

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (пп. 4 розділу IV Порядку №4).

Перехідні відпусткових

Обчислення та оплата.

Згідно з частиною п’ятою статті 115 Кодексу законів про працю України та частиною першою статті 21 Закону України «Про відпустки», сума відпусткових підлягає виплаті працівникові до початку відпустки.

Роботодавець має право визначити конкретну дату виплати, проте вона не може бути пізнішою за день, що передує початку відпустки.

Як рахувати відпусткові у 2025 році, ми докладно описали за посиланням: Нараховуємо відпусткові у 2025 році: практичні приклади.

Коротко нагадаємо алгоритм розрахунку відпусткових.

Крок 1. Визначте кількість днів відпустки.

За повний рік роботи працівникові, як правило, належаться 24 календарні дні основної відпустки.

Обчисліть стаж, який дає право на відпустку.

Розрахуйте кількість днів, які працівник заробив:

24 ÷ 365 х кількість днів стажу.

Відніміть уже використані дні — отримаєте залишок днів відпустки.

Крок 2. Розрахуйте середню зарплату.

Визначте розрахунковий період (зазвичай 12 місяців до місяця відпустки або менше — якщо працівник працює менше ніж рік).

Підсумуйте всі доходи, що враховуються для розрахунку.

Поділіть суму доходу на кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Крок 4. Якщо розрахункового періоду немає.

Якщо працівник не мав заробітку з не залежних від нього причин, розрахунок проводять з окладу, встановленого на момент розрахунку.

Якщо оклад нижчий за мінімальну зарплату: беріть мінімальну зарплату як базу для розрахунку.

Якщо працівник працює неповний робочий час: застосовуйте пропорційно зменшену мінімальну зарплату.

Для розрахунку навіть перехідних відпусткових застосовуємо загальні правила розрахунку.

Приклад 4. Працівника прийнято на роботу з 01.10.2024. Його посадовий оклад становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він не перебував протягом розрахункового періоду. У відпустку йде з 15.05.2025 до 05.06.2025.

Крок 1. Розрахунковий період:

жовтень 2024 — квітень 2025 (7 міс.);

календарні дні:

31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 = 212 днів;

святкові НЕ вилучаємо.

Крок 2. Сума заробітку за розрахунковий період:

10 000 грн × 7 = 70 000 грн.

Крок 3. Середньоденна зарплата:

70 000 / 212 = 330.19 грн.

Крок 4. Відпустка: 15.05.2025 — 05.06.2025:

22 календарні дні.

Крок 5. Відпусткові

330.19 × 22 = 7 264,18 грн.

Сума відпусткових: 7 264.18 грн.

Тобто, навіть якщо рахуємо перехідні відпусткові, то буде один розрахунковий період і одна порахована середня зарплата.

Перехідні відпускні в бухобліку

Питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів (ст. 8 Закону про бухоблік).

Підприємство самостійно визначає за погодженням із власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків та регістрів аналітичного обліку.

Тож господарські операції, у тому числі за невідпрацьований час, відображаються небюджетниками у бухобліку відповідно до законодавства та затвердженої облікової політики. І якщо в законодавстві відповіді на певне запитання немає, то госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці.

Пропонуємо також звернутися до пп. 1.6.1 Інструкції №5: «Суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці».

Щодо госпрозрахункових підприємств, то в них є варіанти на вибір, який треба зробити в обліковій політиці. Позаяк для них національними стандартами бухгалтерського обліку спеціальні правила не встановлені.

Таким чином, у бухобліку нарахування сум може відрізнятися від фактичної виплати. Є два підходи:

1. Нарахувати всю суму у місяці виплати.

2. Розподілити суму пропорційно між місяцями, на які припадають календарні дні відпустки.

Можна діяти, як бюджетники, та відобразити операцію у бухобліку з нарахування перехідних відпусткових безпосередньо в тому місяці, коли працівник їх отримав.

А можна піти іншим шляхом і поділити перехідні відпусткові на дві частини, пропорційно до кількості календарних днів відпустки у кожному з місяців, за які вона надається (див. таблицю 4).

Таблиця 4

Бухгалтерський облік оплати відпусток

Перехідні відпускні у Додатку Д1

Відображення перехідних відпусткових у Д1 прямо залежить від того, як нараховують перехідні відпусткові у бухобліку.

Якщо обирають спосіб нарахування всіх відпусткових у місяці виплати, незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, тоді відображатимуть у Д1 так:

— відпусткові, що припадають на травень — червень, ті, що припадають на травень, відображають у травні як нарахування травня, а ті, що припадають на червень, відображають також у травні, але як нарахування червня.

Якщо суму відпусткових розподіляють пропорційно до календарних днів відпустки в кожному місяці (як зазначається в п. 1.6.1 Інструкції №5), то перехідні відпусткові відображають у додатку Д1 в тих місяцях, на які вони припадають.

Наприклад, відпусткові, що припадають на травень — червень: ті, що припадають на травень, відображають у травні у Д1, а ті, що припадають на червень, — у Д1 червня.

Порядок відображення відпусткових у додатку Д1

Місяць відображення

Відпусткові відображають у тому місяці, коли їх нараховано у бухобліку (дата проведення за К-т 661).

Окремий рядок. Відпусткові подаються окремо від зарплати. У графі 09 зазначають КТН «10».

Кількість рядків. Кількість рядків із відпустковими дорівнює кількості місяців, на які припадають дні відпустки.

Коди категорій (гр. 08)

— «1» — працівник без інвалідності (ЄСВ 22%);

— «2» — працівник з інвалідністю (ЄСВ 8,41%).

Графа 09 (КТН): завжди «10» — ознака відпусткових.

Графа 10 (місяць): місяць, на який припадають відпусткові дні, навіть якщо це наступний місяць.

Графи 12, 13, 156: не заповнюють щодо відпусткових.

Графа 14 (дні трудових відносин):

— якщо в місяці є і зарплата, і відпусткові, — заповнюється лише щодо зарплати;

— якщо весь місяць — відпустка, то заповнюють щодо відпусткових;

— за майбутній місяць (наприклад, червень) гр. 14 щодо відпусткових заповнюють, лише якщо працівник увесь місяць у відпустці.

Графа 16 (сума відпусткових): повна сума відпусткових, що припадають на конкретний місяць.

Графа 17 (у межах максимальної бази): відпусткова сума у межах 15 МЗП, розподілена за місяцями.

Графа 20 (ЄСВ): сума ЄСВ, нарахована на відпусткові.

Графи 21 — 24: заповнюються аналогічно до зарплати.

Графа 25 (ознака 0/1): не заповнюється у звіті з типом «Звітний», лише для «Звітного нового» чи «Уточнюючого».

Додаткова база ЄСВ (МЗП)

Якщо частина відпустки припадає на наступний місяць, де сума < МЗП, завчасно донараховувати ЄСВ не потрібно. Це роблять лише після нарахування зарплати за той місяць.