Докладно питання оформлення щорічних відпусток у 2025 році ми вже розглянули раніше. Тепер розглянемо, як ці відпустки оплачувати!
Розрахунок відпусткових: базові та «воєнні» правила
Правила розрахунку середньої зарплати для оплати, зокрема, відпусток і компенсації за невикористані відпустки визначає Порядок №100. Під час війни до нього вносили зміни, але тільки двічі. Тобто змін небагато. І причин цього дві.
По-перше, те, що під час війни у працівників часто «випадають» дні або й цілі місяці — в них працівники не звільнені, тобто робоче місце зберігається, але зарплату вони не отримують. Це буває через бойові дії, через міграцію населення як у країні, так і за кордон, через відпустки без збереження зарплати, простої та призупинення дії трудових договорів під час війни.
По-друге, в 2023 році змінили правила нарахування компенсації за невикористані відпустки, зароблені до 31.12.2023 р. включно. Ці правила ми докладно вже проаналізували. Тому в цій статті розрахунок такої компенсації не розглядаємо. Зазначимо лише, що правила розрахунку звичайних відпусткових, за відпустки, якими працівник користується, порівняно з довоєнними мало змінилися.
Але про головну «воєнну» зміну роботодавці мають пам’ятати!
Оплата щорічної відпустки, тривалість якої розраховується в календарних днях, нараховується діленням сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством) (п. 7 Порядку №100). Одержаний результат множиться на кількість календарних днів щорічної відпустки.
Увага! Поза дією воєнного стану діє правило: святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, до розрахунку тривалості відпустки не включаються і не оплачуються. Але під час воєнного стану завдяки ч. 6 ст. 6 Закону №2136 це правило не діє!
Саме тому, що Закон №2136 діє тимчасово, до п. 7 Порядку №100 зміни не внесли. Проте, і складаючи наказ про відпустку (визначаючи її тривалість), і рахуючи середню зарплату, пам’ятаймо: святкових і неробочих днів під час дії воєнного стану немає (ст. 73 КЗпП не діє). Отже, рахуємо з того, що є — усіх календарних днів, без зменшення на свята.
Є періоди, які з розрахункового періоду все ж таки треба вилучити!
Отже, базовий розрахунковий період для розрахунку відпусткових — 12 календарних місяців перед початком відпустки. Якщо працівник не має 12 цілих відпрацьованих місяців, то розрахунковим періодом буде та кількість цілих місяців, які працівник фактично відпрацював.
Увага: це правило діє попри теж відносно нещодавню новацію (див. чинну редакцію ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).
Відпусткові можна видавати не за 3 дні до початку відпустки, а просто до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором. Останнє формулювання дозволяє виплатити відпусткові навіть протягом самої відпустки або після її завершення, якщо роботодавець домовився про це із працівниками.
Але правила розрахунку відпусткових від дати їх виплати не залежать!
Час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, з розрахункового періоду вилучають.
Тобто періоди неоплачуваних відпусток, як по догляду за дитиною до 3 років і більше, так і «воєнних» відпусток із розрахунку відпусткових вилучаються.
Зокрема, це стосується і періодів оплачуваного простою, але не всіх.
Якщо простій оплачувався у розмірі 2/3 окладу, цей період вилучають з розрахунку відпусткових. А от якщо простій оплачувався у розмірі окладу, — підстав для вилучення немає.
А що як унаслідок такого вилучення вийде, що у працівника взагалі немає розрахункового періоду?
У разі відсутності заробітку в розрахунковому періоді не з вини працівника розрахунки здійснюють виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку №100). Зверніть увагу, що йдеться про розмір окладу (ставки) на момент розрахунку відпусткових!
Але позаяк оклад тепер завдяки ст. 6 Закону про оплату праці може бути й менший за розмір мінімальної зарплати, щоб зберегти гарантії працівників, до п. 4 Порядку №100 впровадили таку норму.
Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середню зарплату розраховують з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку.
У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводять з розміру мінімальної зарплати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.
Які доходи враховують при обчисленні відпусткових?
При обчисленні середньої заробітної плати у всіх випадках її збереження враховують (в їх нарахованому розмірі): основну зарплату; доплати і надбавки; виробничі премії та інші види премій; винагороду за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.
На преміях спинимося окремо, адже щодо них до п. 3 Порядку №100 у 2021 — 2022 рр. було внесено зміни.
Суми нарахованої заробітної плати, крім премій (у тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, ураховують у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.
Премії (у тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої зарплати враховують до заробітку періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.
Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додають частину, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.
Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівник відпрацював частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховують суму в розмірі не більше від фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати.
А якщо дохід у розрахунковому періоді був у вигляді середнього заробітку?
Обчислюючи середню зарплату для оплати за час щорічної відпустки, до фактичного заробітку включають виплати за час, протягом якого працівникові зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Які виплати не враховують у розрахунку відпусткових?
Є виплати, які в розрахунку середньої зарплати не враховують. Їх повний перелік наведено у п. 4 Порядку №100.
Це, зокрема, такі виплати:
— виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (за винятком доплат за суміщення професій і посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт та виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
— одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію тощо);
— компенсаційні виплати на відрядження і переведення (добові, оплата за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових);
— вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
— виплати, пов’язані з святковими та ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
— компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.
Алгоритм розрахунку відпусткових
Він досить простий і короткий:
1) визначаємо кількість календарних днів відпустки, на яку працівник має право. Наприклад, якщо йдеться про щорічну основну відпустку, то робимо це так. Припустімо, за рік стажу працівник має право на 24 календарні дні такої відпустки. Тому спочатку рахуємо стаж, який дає право на відпустку. А далі рахуємо кількість зароблених днів відпустки: 24 : 365 х кількість днів стажу. І віднімаємо кількість днів уже використаної відпустки. Різниця і буде кількістю днів відпустки, які працівник заробив, але не використав;
2) оформлюємо відпустку — про те, як це зробити, ми розповідали;
3) рахуємо середню зарплату для оплати відпусток, застосовуючи правила, зазначені вище. При цьому визначаємо розрахунковий період і дохід, який припадає на цей розрахунковий період. Дохід ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду. Якщо ж розрахункового періоду зовсім немає, рахуємо середню зарплату виходячи з окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад менший за неї).
Наведемо приклади нарахування виплати за дні щорічної відпустки в різних випадках та за різними категоріями працівників.
Приклад 1. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював увесь розрахунковий період.
Посадовий оклад працівника становить 20 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати не перебував протягом розрахункового періоду.
Працівник іде у щорічну відпустку з 01.05.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2024 до 30.04.2025 включно) 240 000 грн = (20 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д. На святкові і неробочі дні розрахунковий період не зменшуємо;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 657,53 грн = 120 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 6 575,30 грн = 657,53 грн х 10 к. д.
Приклад 2. Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював не весь розрахунковий період.
Працівника прийнято на роботу з 01.12.2024. Його посадовий оклад становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати не перебував протягом розрахункового періоду.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 8 місяців розрахункового періоду (з 01.12.2024 до 31.07.2025 включно): 80 000 грн = (10 000 грн х 8 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 243 к. д. = 31 к. д. + 31 к. д. + 28 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 329,22 грн = 80 000 грн : 243 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3 292,20 грн = 329,22 грн х 10 к. д.
Приклад 3. Нарахування відпусткових працівникові, якщо у розрахунковому періоді він мав відпустку без збереження зарплати.
Працівник, який працює на підприємстві 5 років, іде у щорічну відпустку з 01.08.2023 на 10 к. д.
Посадовий оклад працівника становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. Але він перебував у відпустці без збереження зарплати у січні — березні 2025 року — 90 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів розрахункового періоду, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 275 к. д. = 365 к. д. - 90 к. д. відпустки без збереження зарплати;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника протягом розрахункового періоду: 90 000 грн = (10 000 грн х 9 календарних місяців);
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 327,27 грн = 90 000 грн : 275 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3 272,70 грн = 327,27 грн х 10 к. д.
Приклад 4. Нарахування відпусткових працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною віком до трьох років.
Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною віком до трьох років, після якої у липні 2025 р. одразу вирішила використати щорічну основну відпустку (12 к. д.). Її посадовий оклад станом на 01.07.2025 становить 14 000 грн.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду на підставі окладу за штатним розписом: 168 000 грн = (14 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д. Святкові та неробочі дні не віднімаємо;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 460,27 грн = 168 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 523,24 грн = 460,27 грн х 12 к. д.
Увага! За таким самим принципом рахуємо середню зарплату для оплати відпусток (та компенсації за невикористані відпустки) і для будь-якого працівника, в якого з якихось причин немає розрахункового періоду. Наприклад, якщо працівник останні 12 місяців перебував у відпустці без збереження зарплати.
Приклад 5. Нарахування відпусткових працівниці відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Працівниця перебувала у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами з 01.012025 до 06.05.2025. Її посадовий оклад станом на 01.05.2025 становить 15 000 грн. Нарахована сума допомоги по вагітності та пологах становить 62 000 грн. Працівниця вирішила з 07.05.2025 піти у щорічну відпустку на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових потрібно було здійснити так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2024 до 30.04.2025 включно). У неї було відпрацьованих 8 місяців, а 126 днів тривала відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, за яку отримала відповідну допомогу. Така відпустка і допомога входять до розрахунку не повністю, а лише в тому розмірі, який припадає на розрахунковий період (до кінця квітня).
Тому дохід рахуємо так: (15 000 грн х 8 міс.) + (62 000 грн : 126 х 120 к. д.) = 120 000 грн + 59 047,62 грн = 179 047,62 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 490,54 грн = 179 047,62 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4 905,40 грн = 490,54 грн х 10 к. д.
Приклад 6. Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду були підвищення окладу і місячні премії.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2025 на 10 к. д. Посадовий оклад працівника з 01.07.2024 до 31.07.2024 становив 15 000 грн. З 01.09.2024 було підвищено оклади за штатним розписом на 10%. Відповідно його оклад став 16 500 грн. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду не перебував.
У січні 2025 року нараховано премію за грудень 2024 року в сумі 5 000,00 грн.
У лютому 2025 року нараховано премію за січень 2025 року в сумі 3 200,00 грн.
У січні працівник відпрацював 23 дні, у грудні — 22 дні, у лютому — 20 днів (умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 к. д., святкові та неробочі дні не віднімаємо;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2024 до 30.06.2025 включно).
При цьому найбільше труднощів становитиме врахування премій. Адже до заробітку січня включається премія за грудень, а до заробітку лютого — премія за січень. Проте в якому розмірі?
Розрахуємо суму премії, яка належить до заробітку кожного з місяців зазначеного періоду:
січень — 5 000 грн : 22 відпрацьовані дні у грудні × 23 відпрацьовані дні у січні = 5 227,27 грн.
Зверніть увагу! Внаслідок розрахунку премія, нарахована в січні за грудень, вийшла більша, ніж та, що фактично була нарахована. Проте обмеження, встановлене Порядком №100, враховувати премію в розмірі, не більшому за фактичний, стосується лише випадку, якщо період, за який вона була нарахована, відпрацьовано не повністю (частково). У нашому прикладі грудень працівник відпрацював повністю. Тому до розрахунку відпусткових беремо премію в отриманому більшому за фактичний розмірі!
лютий — 3 200,00 грн : 23 відпрацьовані дні у січні х 20 відпрацьованих днів лютого = 2782,61 грн.
Отже, загальна сума заробітку для розрахункового періоду становитиме: 203 009,88 грн = (15 000 грн х 2 календарні місяці) + (16 500 грн х 10 календарних місяців) + 5 227,27 + 2782,61;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 556,19 грн = 203 009,88 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 561,90 грн = 556,19 грн х 10 к. д.
Приклад 7. Нарахування відпусткових працівникові, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково.
Посадовий оклад працівника на 01.08.2025 становить 15 000 грн. Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2025 на 10 к. д. У березні 2025 року він 16 к. д. був у відпустці без збереження зарплати (відпрацював лише 11 днів, за які йому було нараховано 7 800 грн умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.08.2024 до 31.07.2025 включно).
При цьому зазвичай працівникові зарплата нараховувалася лише за окладом, за одним винятком: у квітні 2025 року було нараховано премію за березень 2025 року в сумі 2 500,00 грн.
У березні працівник відпрацював 11 днів, у квітні — 22 дні (умовно). До заробітку квітня включається премія за березень. Проте в якому розмірі?
2 500,00 грн : 11 відпрацьованих днів у березні х 22 відпрацьовані дні квітня = 5 000,00 грн.
Але до розрахунку можна взяти лише 2 500,00 грн — не більше від фактичної суми!
Отже, загальна сума заробітку за розрахунковий місяць становитиме: 175 300 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців) + 2 500 грн + 7 800 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які потрібно поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 349 = 365 к. д. - 16 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 502,29 грн = 175 300 грн : 349 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 022,90 грн = 502,29 грн х 10 к. д.
Приклад 8. Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду він певний час перебував на лікарняному.
Посадовий оклад працівника становить 15 000 грн. У жовтні 2024 року він перебував на лікарняному 10 к. д. Сума нарахованих лікарняних за період хвороби — 5 000 грн, нарахована зарплата за жовтень 2024 року — 8 000 грн умовно.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2025 на 10 к. д.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2024 до 30.06.2025 включно): 178 000 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців + 5 000 грн + 8 000 грн);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які треба поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну зарплату: 487,67 грн = 178 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4 876,70 грн = 487,67 грн х 10 к. д.