Форма табеля
Форма табеля затверджена Наказом №489. Нині це форма №П-5. Але вона має рекомендаційний характер, тож за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, розроблену самостійно. І це потрібно обумовити у Положенні про табельний облік або в іншому внутрішньому розпорядчому документі.
Проте обов’язковою має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. На це свого часу вказував Держстат у листі від 12.01.2012 р. №9/4-10/9.
У табелі обліку використання робочого часу зазначають інформацію про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.
Табель дозволяє вести і підсумований облік робочого часу, коли працівники працюють позмінно і є певний розрахунковий період (не більше ніж рік), протягом якого для таких працівників встановлюється норма робочого часу. При цьому сумарна кількість робочого часу не має перевищувати його нормальної тривалості. У таких випадках надміру відпрацьовані години визначають лише у табелі за останній місяць такого розрахункового періоду.
Хто має вести табель обліку робочого часу?
Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника і бухоблік витрат на оплату праці у встановленому порядку (ст. 30 Закону про оплату праці). Зверніть увагу: ця вимога зберігається і під час війни. Адже, попри дозвіл вести кадровий облік на власний розсуд, роботодавець однаково повинен вести облік відпрацьованого працівниками робочого часу.
Чи мають вести табель ФОПи, якщо є наймані працівники?
Так, і цей роботодавець має обліковувати час, відпрацьований його працівниками. Він може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.
Держпраці у роз’ясненнях доводить, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов’язковим.
Табель ведуть на всіх працівників, зокрема й на тих, хто відсутній на робочому місці, і хто перебуває у відпустці, на лікарняному, і на мобілізованих, і на тих, хто перебуває на випробному терміні, і на сезонних працівників.
А от осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначають; також не потрібно зазначати інформацію про гіг-контракти.
Строк зберігання.
Табель обліку використання робочого часу зберігається на підприємстві 1 рік (ст. 408 Переліку №578/5). Але щодо громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи, має зберігатися протягом 75 років.
Неявки в табелі обліку робочого часу
Позаяк роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника, то за підсумками кожного місяця за табелем підраховує загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів та визначає загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровує за причинами (ст. 30 Закону про оплату праці).
З огляду на умовні позначення та види документів кадрового діловодства підставою для внесення до табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є:
— накази про відрядження, про відповідні види наданих відпусток;
— листки непрацездатності (для лікарняних та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами), у деяких випадках ними можуть бути медичні довідки;
— накази про дозвіл працівникові бути відсутнім на роботі — причиною може бути повістка від ТЦК, скерування на медогляд, довідка про здачу крові тощо;
— пояснювальні записки від працівників, у яких вони наводять причини інших неявок. Наприклад, навіть якщо є акт про відсутність на робочому місці, з працівника однаково треба вимагати пояснень причин відсутності.
Рух табеля на підприємстві
В ідеалі табель веде спеціальна, уповноважена на це особа. На великих підприємствах таких осіб може бути декілька — в кожному підрозділі окремо.
Далі правильно оформлений і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, табель передають до відділу кадрів. Строк подання табеля кадровику також має бути встановлений у положенні про табельний облік.
Кадровик перевіряє правильність його заповнення відповідно до наказів, розпоряджень та листків непрацездатності. Після чого підписує табель і передає його до бухгалтерії для нарахування зарплати.
Звісно, що на малих і мікропідприємствах обов’язок зі складання табеля та обчислення зарплати може виконувати одна людина. Це може бути бухгалтер, а може бути й сам керівник підприємства, якщо він сам веде кадровий та бухгалтерський облік. Те саме стосується і ФОПів — підприємець сам може складати табель і сам може нараховувати зарплату працівникам. При цьому себе до цього табеля він не включає, адже не може бути найманим працівником у самого себе.
Унаочнимо у таблиці коротко інформацію про табель обліку робочого часу.
Таблиця
| Правила роботи з табелем обліку використання робочого часу | |
| 1. | Табель за формою №П-5 має рекомендаційний характер. Складається з мінімальної кількості показників. Можна застосовувати й іншу форму табеля |
| 2. | Відкривають табель щомісяця |
| 3. | Табель обліку робочого часу — це не просто цифра «8». Потрібно відображати фактично відпрацьовані години працівником: чи то 3 години, чи то 12 годин. Цей документ заповнюють щодня. |
| 4. | Табель формують і передають до бухгалтерії двiчi на мiсяць: 1) за першу половину мiсяця — для зарплати за першу половину місяця; 2) за весь мiсяць — для розрахунку зарплати за мiсяць |
| 5. | Щоб правильно визначити розмір зарплати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума зарплати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку не можна буде правильно її нарахувати. |
| 6. | Якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, це теж може бути підтверджено лише табелем обліку робочого часу. |
| 7. | Графік — це план, табель — це факт. Тому не обов’язково кількість годин роботи, запланованих за графіком, має бути така сама й у табелі. Те саме стосується графіка відпусток. Графік — це те, що плануємо, а в табелі вже фіксуємо кількість фактично відпрацьованих годин та кількість і причини годин відсутності працівників. У графіку неможливо передбачити лікарняні чи прогули. І не потрібно «дотягувати» години роботи в табелі, аби був точний збіг із графіком, якщо працівник відпрацював фактично менше, ніж у графіку. |
| 8. | Табель обліку робочого часу має вести працівник, який розуміється на інформації в цьому документі. Працівника треба уповноважити на складання табеля, видавши наказ. |
| 9. | Шлях табеля зі структурних підрозділів підприємства до бухгалтерії: 1) підписує керівник структурного підрозділу; 2) перевіряє працівник кадрової служби; 3) кадровик передає до бухгалтерії. |
| 10. | Працівників, які працюють дистанційно та надомно, теж треба табелювати. |
| Табельний номер | |
| 11. | Табельні номери присвоюються прийнятим працівникам у момент оформлення прийняття на роботу. |
| 12. | Табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростанням у хронологічному порядку. |
| 13. | Табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства. |
| 14. | Табельний номер працівника має складатися тільки з арабських цифр. |
Умовні позначення
Умовні позначення, які треба використовувати для заповнення табеля, щоб показати частку робочого часу працівників, також установлено Наказом №489 (у самій формі табеля). Вони можуть бути цифрові або літерні. Ці умовні позначення наводяться у графі табелю, яка відповідає певному календарному дню, під рядком, у якому наводиться кількість відпрацьованих цього дня годин.
Наприклад, класичний випадок, коли працівник відпрацював 8 годин на день, передбачені трудовим або колективним договором, можна позначити в табелі або цифрами «01», або літерою «Р».
А якщо працівник цього дня був у відрядженні, це можна позначити або літерами «ВД», або цифрами «07».
Але ці умовні позначення теж мають рекомендаційний характер. Тому за потреби їх можна самостійно запровадити на підприємстві, наприклад у положенні про табельний облік робочого часу.
Призупинення трудового договору під час війни
Під час війни можна запровадити призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону №2136). Ним є тимчасове звільнення роботодавця від обов’язку забезпечувати працівника роботою і тимчасове звільнення працівника від обов’язку виконувати роботу за укладеним трудовим договором.
У разі призупинення дії трудового договору позначати неявки працівників у табелі можна такими літерними або цифровими позначеннями:
— «ІН» (цифрове позначення 22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо);
— «ІВ» (29) — інші види неявок, передбачених трудовими договорами, угодами;
— «І» (30) — інші причини неявок.
Оплачувана відпустка у табелі.
Оплачувана відпустка надається працівникам виходячи з кількості календарних днів (Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 №504/96-ВР).
Відпустки надаються працівникам у календарних днях. Тож у табелі як відпустку треба позначати робочі і вихідні дні.
Щорічну основну відпустку відображають за кодом «В» («08»).
Щорічну додаткову відпустку відображають за кодом «Д» («09»).
Соціальну «дитячу» відпустку відображають за кодом «ДО» («15»).
Відпустка без збереження зарплати у період дії воєнного стану.
У табелі неоплачувану відпустку відображають :
— відпустка без збереження заробітної плати за угодою сторін (ст. 26 Закону №504) за кодом «НА» («18»);
— додаткова відпустка без збереження зарплати, яка надається обов’язковому порядку (ст. 25 Закону №504), — ДБ» («14»);
— відпустка по догляду за дитиною до досягнення 3-річного віку — також у календарних дня за кодом «ВП» («16»);
— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону №504) — «ДД» («17»);
Для відображення відпусток без збереження зарплати, яка надається у період воєнного стану, також можна використати код «НА» (18) або ж запровадити власні позначки.
Мобілізовані працівники.
У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, треба позначати «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).
Якщо причина відсутності працівника невідома.
Якщо роботодавець не має документів, що підтверджують відсутність працівника, у табелі обліку використання робочого часу такий час позначають «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.
Так роз’яснило Мінсоцполітики у листі від 05.06.2015 №225/06/186-15.
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами.
усі календарні дні, що припадають на період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, позначають з літерним кодом «ВП» (або цифровим кодом «16») відповідно до Наказу №489.
Відображення у табелі працівниці, яка під час відпустки для догляду працює на іншій посаді (сумісництво) на цьому самому підприємстві.
У такій ситуації у табелі щодо такої працівниці треба заповнювати два рядки, а саме:
1) за основним місцем роботи відображаємо ВП (відпустка для догляду за дитиною до трьох років);
2) за сумісництвом відображаємо працівниці фактично відпрацьовані години.
Лікарняний у працівника
Оплаті підлягають календарні дні тимчасової непрацездатності відповідно до Порядку №1266.
Таким чином, у табелі треба зазначати всі дні тимчасової непрацездатності, тобто всі календарні дні (як робочі, так і вихідні).
Проте в деяких випадках листки непрацездатності не оплачують. Це може бути з різних причин, зокрема так було зі сумісниками до 4 квітня 2025 року, які мали право на оплату лікарняних лише за одним місцем роботи.
Проте листок непрацездатності — не тільки для лікарняних, він ще й дає право невиходу на роботу!
Тож у типовій формі табеля рекомендовано два коди тимчасової непрацездатності:
— «ТН» («26») — оплачувана тимчасову непрацездатність;
— «НН» («27») — неоплачувана тимчасову непрацездатність.
Відрядження працівника в табелі обліку робочого часу
Держстат у листі від 12.01.2012 №9/4-10/9 дав низку рекомендацій щодо відрядження. Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися таким чином: у першому рядку фіксують кількість відпрацьованих годин, наприклад 8, а у другому рядку — умовні позначення перебування у відрядженні «ВД».
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» проставляють лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.
Але доказом того, що працівник був у відрядженні у вихідний день, є відповідна позначка у табелі за цей день, тому, на нашу думку, і вихідний день треба відображати як відрядження. Звісно, що кількість годин, які працівник відпрацював у вихідний день, зазначають у табелі лише в тому разі, якщо робота в такий день передбачена наказом про відрядження.
Розгляньмо на прикладах практичне застосування деяких умовних позначень.
Приклад 1. На підприємстві працюють працівники з повним та неповним робочим часом. Відповідно до переліку умовних позначень для працівників із повним робочим часом умовним позначенням буде Р або 01, а для працівників із неповним робочим часом — РС або 02.
Приклад 2. Працівниця пішла у щорічну відпустку та відразу після неї у додаткову оплачувану у зв’язку з утриманням двох дітей віком 8 та 10 років. У такому разі дні щорічної відпустки матимуть позначення В або 08, а додаткова відпустка — ДО або 15.
Приклад 3. На підприємстві за наказом керівництва запроваджено простій не з вини працівників. У такому разі у табелі дні простою мають бути позначені буквою П або кодом 23.
Приклад 4. Працівник хворів частину місяця, потім усі робочі дні працював. У такому разі дні хвороби будуть позначені у табелі ТН або 26 як оплачувана тимчасова непрацездатність. Відпрацьовані робочі дні — Р або 01.
Приклад 5. Працівниця пішла у відпустку по вагітності та пологах з 01.05.2025. Після цієї відпустки одразу буде написана заява про відпустку для догляду за дитиною до 3 років. У такому разі всі календарні дні цих відпусток матимуть позначення ВП або код 16.
Виправлення помилок
Позаяк табель є підставою для нарахування зарплати, то виправлення, підчищання в ньому не допускаються. Як діяти, якщо у табелі помилково зазначили робочі дні замість відпустки або зазначили НЗ замість лікарняних?
Для цього треба скласти коригувальний табель. Порядку його складання теж не затверджено. Тому доцільно прописати його у положенні про табельний облік робочого часу. Коригувальний табель має містити правильні дані після подання працівником, наприклад, листка непрацездатності.
Попередній табель не вилучається та не знищується.
Також можливі ситуації коригування інформації в табелі у таких випадках:
— щорічна відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки він захворів, про що роботодавець дізнався пізніше;
— працівник був відсутній на робочому місці з нез’ясованих причин (не повідомив про них заздалегідь), а пізніше надав пояснення з поважними причинами. Наприклад, працівник-донор здав кров і приніс довідку, що підтверджує здавання крові;
— працівника звільнили, але за рішенням суду поновили на роботі, тощо.