Документальне оформлення надання щорічних відпусток умовно можна поділити на такі етапи:
1. Створення графіка відпусток.
2. Попередження про початок відпусток або написання заяви на відпустку.
3. Наказ про надання відпустки.
4. Табелювання відпусткових.
5. Внесення інформації про відпустки до розділу V особової картки №П-2.
Про створення графіка відпусток зараз не йтиметься, адже про графік відпусток на 2025 рік вже є докладна стаття.
Зазвичай такий графік створюють наприкінці року на наступний рік або на самому початку року (в січні) на поточний рік. Він узгоджується між роботодавцем та працівниками і в ньому зазначається місяць, в якому той чи інший працівник планує піти у щорічну відпустку. А вже про конкретні дати початку та закінчення такої відпустки роботодавець повідомляє працівника за два тижні до початку відпустки.
Наявність графіка відпустки спрощує кадровий облік.
По-перше, він дає можливість контролювати використання працівниками відпусток та уникнути їх накопичення.
По-друге, графік відпусток замінює заяви про їх надання — позаяк про відпустку вже зазначено в графіку, який узгоджено між роботодавцем та працівником, то підставою для складання наказу про відпустку буде не заява, а сам графік. Отже, заяви на відпустку будуть потрібні тільки в тому разі, якщо працівник хоче скористатися нею поза графіком!
Попередження про початок відпустки
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу: форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Отже, повідомлення має довільний характер (див. зразок 1).
Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Та насправді для цього достатньо й наказу про надання відпустки.
Також не забувайте повідомляти про заплановану відпустку і директорів (див. зразок 2).
Заява на відпустку
Як ми вже зазначили вище, за наявності графіка відпусток заява потрібна лише у разі, якщо працівник бажає скористатися відпусткою поза таким графіком. Або перенести її чи подовжити через певні обставини (див. зразок 3).
Щорічна відпустка на вимогу працівника має бути перенесена на інший період у разі (ст. 11 Закону про відпустки):
1) порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
2) несвоєчасної виплати роботодавцем відпусткових.
Також щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена за таких обставин:
— тимчасова непрацездатність працівника;
— виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
— настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
— збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Зверніть увагу! Є консультації Держпраці, в яких сказано, що роботодавець може відмовити працівникові у наданні невикористаних (наприклад, через тимчасову непрацездатність) днів щорічної відпустки. Таку позицію Держпраці пояснює тим, що у період дії воєнного стану норми ч. 5 ст. 80 КЗпП (як і норми ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки) не застосовуються.
Насправді призупинені на час воєнного стану норми кажуть: забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.
А норми цих статей КЗпП та Закону про відпустку щодо перенесення/подовження відпустки не скасовані, і в них прямо зазначено про обов’язок роботодавця щодо їх виконання.
Наказ про надання відпустки
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, наказ про надання відпусток можна скласти у довільній формі.
За потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити (див. зразок 4):
1. Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юрособи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
— розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
— прізвище, ім’я та по батькові працівника;
— назва посади та структурного підрозділу;
— вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження заробітної плати тощо);
— тривалість відпустки (у календарних днях);
— період відпустки;
— робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
— дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.
Не забудьте також призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку! Це можна зробити як у наказі про відпустку, так і окремим кадровим наказом.
Табелювання відпускників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але наголосимо, що в типовій формі табеля ставлять позначку про відпустку працівника:
— щорічні основні відпустки — код «В» (або цифровий код «08»);
— щорічні додаткові — код «Д» (або цифровий код «09»).
Особова картка №П-2
Особова картка — це основний документ з обліку особового складу в організації.
Після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку.
Типову форму особової картки №П-2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.
Зверніть увагу! Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначило, що наказ №495 не встановлює прямого обов’язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо її застосовувати, бо це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Особова картка працівника складається з 5 розділів, але нас зараз цікавить саме розділ V.
Цей розділ заповнюють безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за власний кошт та інших. Крім того, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.
Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників! Адже достовірний облік відпусток має бути окремо за кожною посадою. І саме за допомогою особової картки ведуть облік наданих відпусток.