Документальне оформлення мобілізації
Як показує практика, кадровики та бухгалтери іноді губляться, коли на їхніх підприємствах працівників підприємств призивають до лав ЗСУ.
Пропонуємо дотримуватися таких дій:
1. Видання наказу на увільнення від роботи (не плутати зі звільненням! Робоче місце зберігається!).
2. Оформлення заяви працівника на грошову компенсацію за невикористані відпустки (за бажанням працівника) і наказу на виплату грошової компенсації.
3. Відображення в табелі неявок працівника на роботу.
4. Відображення у зарплатній звітності збереження за працівником посади та робочого місця.
З якого документа все починається?
Водночас виникають запитання: який документ буде підтвердженням призову працівника у зв’язку з мобілізацією?
Насамперед таким документом є повістка. Але не тільки!
Міністерство оборони України в листі від 21.08.2014 №322/2/7142 надало роз’яснення щодо документального підтвердження призову під час мобілізації резервістів та військовозобов’язаних.
З роз’яснення випливає, що такими документами можуть бути:
1) військовий квиток, в якому у відповідних розділах здійснюються службові відмітки;
2) довідка про призов військовозобов’язаного на військову службу, видана військовим комісаріатом або військовою частиною;
3) витяг із наказу або довідка про зарахування до списків військової частини, які видаються військовою частиною.
Зазначені документи можуть видаватися родинам військовозобов’язаних та резервістів для пред’явлення їх за місцем вимоги.
Наказ на увільнення працівника
Працівника, призваного / прийнятого на військову службу, треба увільнити від роботи. Для цього видають наказ на увільнення (див. зразок 1).
Зразок 1
Наказ про увільнення працівника від роботи на час мобілізації (фрагмент)
Заява та наказ на грошову компенсацію за невикористані відпустки
Призваним працівникам на військову службу за їхнім бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 24 Закону про відпустки). (Про інші гарантії та пільги див. у таблиці.)
Врахуйте, що відповідна заява має бути подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.
Окреслимо основні три умови виплати компенсації працівникові за невикористані відпустки:
1) наявність днів невикористаних відпусток;
2) бажання працівника;
3) заява від працівника, подана не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений (див. зразок 2).
А вже на підставі заяви складають наказ про виплату грошової компенсації (див. зразок 3).
Зразок 2
Заява на отримання компенсації за невикористані відпустки (фрагмент)
Зразок 3
Наказ про виплату грошової компенсації невикористаних відпусток (фрагмент)
Відображення в табелі обліку робочого часу
У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник був відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, треба ставити умовні позначення «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).
Мобілізований працівник у зарплатній звітності
Мобілізованого працівника відображатимуть лише в додатку 1 єдиної звітності за КЗО «1» (або «2», якщо мобілізований є особою з інвалідністю) у графі 8 із зазначенням кількості календарних днів у трудових відносинах у графі 14. Уявімо, що працівника мобілізовано в середині квітня 2025. Тобто за квітень щодо нього будуть відображені і нараховані доходи, і ЄСВ, і кількість днів перебування у трудових відносинах — все це у загальному порядку. При цьому, якщо це основне місце роботи, а сума нарахованих доходів менша за мінімальну зарплату (8 000 грн), то потрібно буде донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску! Якщо, звісно, працівник не є інвалідом.
А за травень 2025 р. йому виплат немає (якщо зберігаємо лише місце роботи і посаду і добровільно йому нічого не виплачуємо).
Таким чином, у додатку 1 єдиної звітності за травень 2025, відображаємо мобілізованого працівника так:
— у графі 8 КЗО — «1» (якщо такий працівник є особою з інвалідністю, то код «2»);
— у графі 10 — місяць «052025» і т. д.;
— у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31» тощо;
— у графах 16, 17 та 20 — не заповнюємо;
— графи з 4 до 7, з 21 до 24 — заповнюємо в загальному порядку, інші графи додатка не заповнюємо.
У додатку 4ДФ інформацію про мобілізацію працівника не відображаємо на підставі пп. «б» пп. 176.2 ПКУ, бо нарахованого доходу немає.
У додатку 5 також інформацію про мобілізацію працівника не відображаємо.
Документальне оформлення повернення працівника зі служби
Для того щоб працівник став до роботи, йому достатньо після звільнення з військової служби пред’явити роботодавцю військовий квиток із записом про звільнення зі служби. У законодавстві не зазначено обов’язку працівника писати заяву про рішення чи бажання повернутися до роботи. Так само нормами законодавства не передбачено обов’язку роботодавця видавати наказ про повернення працівника до роботи.
Але свого часу Мінсоцполітики в листі від 10.06.2015 №231/06/186-15 зазначило, що все ж таки має бути розпорядчий акт роботодавця: «Працівник, який після демобілізації заявив роботодавцю про намір повернутися на своє місце роботи, стає до виконання обов’язків, передбачених трудовим договором, на підставі відповідного розпорядчого акта роботодавця».
Отже, документальне оформлення працівника повернення на роботу зі служби можна оформити так:
1) працівник надає військово-обліковий документ з відміткою про звільнення зі служби та взяття на облік із заявою про вихід на роботу (див. зразок 4);
2) роботодавець видає наказ про повернення працівника до роботи (див. зразок 5).
Зразок 4
Заява про вихід на роботу (фрагмент)
Зразок 5
Наказ про вихід на роботу демобілізованого працівника (фрагмент)
Чи вносити запис про військову службу до трудової книжки працівника
Запис до трудової книжки працівника про проходження військової служби вносять до трудової книжки працівників, які прийняті на роботу після закінчення служби в ЗСУ, на підставі військового квитка.
А ось запис до трудової книжки про мобілізацію працівника, який працював на цьому підприємстві до мобілізації та має запис у трудовій книжці про прийняття на роботу, можна не вносити.
Такої самої позиції дотримується і Мінсоцполітики у листі від 04.04.2018 №156/0/22-18.
Таблиця
Гарантії працівникам, які служать (служили) в ЗСУ
| № з/п | Категорія працівників | Гарантії та пільги | Строки | Норми законодавства |
| 1 | Працівники, призвані на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період | Зберігаються місце роботи та посада (на підприємстві, у ФОПа) | До закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення | Частина третя ст. 119 КЗпП |
| 2 | Працівники, призвані на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період | Грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей | За бажанням працівника | ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки, ст. 83 КЗпП |
| 3. | Працівники з колишніх військовослужбовців строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації на особливий період, військової служби за призовом резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу та особи, які проходили альтернативну (невійськову службу) | Надання переважного права на залишення на роботі при вивільненні працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці | Протягом двох років з дня звільнення зі служби | Ст. 42 КЗпП |
| Учасники бойових дій особи з інвалідністю внаслідок війни |
Безстроково | |||
| 4. | Працездатна молодь — громадяни України віком від 15 до 28 років після звільнення зі строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби | Надання першого робочого місця | На строк не менше ніж два роки | Ст. 197 КЗпП |
| 5. | Особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання | Щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи на цьому підприємстві | За бажанням працівника | Ст. 10 Закону про відпустки |
| 6. | Працівники, які стали до роботи після звільнення з військової служби у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації | Відпустка без збереження зарплати до 60 календарних днів | За бажанням працівника | Ст. 25 Закону про відпустки |
| 7. | Учасники бойових дій та особи з інвалідністю внаслідок війни | Додаткова оплачувана відпустка, 14 календарних днів на рік | За бажанням працівника | Ст. 16-2 Закону про відпустки |