Корпоративна платіжна картка: пам’ятка для бізнесу

Що таке «корпоративна платіжна картка»?

Електронний платіжний засіб — це платіжний інструмент, реалізований на будь-якому носії, що містить в електронній формі дані, необхідні для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом.

Платіжна картка — це електронний платіжний засіб у вигляді пластикової чи іншого виду картки.

Платіжні картки можуть бути двох видів:

— для власних потреб фізосіб — особисті платіжні інструменти;

— для потреб господарської/підприємницької/незалежної професійної діяльності — корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти (п. 22 Положення №164).

Ось саме останні нас і цікавлять. Простіше кажучи, це корпоративна картка, що дає працівникові доступ до коштів на певному рахунку роботодавця. Часто в такому разі створюється окремий рахунок у банку, який отримує назву «корпоративний рахунок».

Хоча власник рахунку — суб’єкт господарювання, проте держателем такої картки може бути лише фізособа (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону №1591, пп. 7 п. 3 Положення №164).

Власник рахунку визначає перелік осіб, які здійснюватимуть операції з використанням корпоративних карток, і, отже, надає емітенту (банку) ідентифікаційні дані таких осіб (п. 107 Положення №164).

Тобто, як правило, корпоративна картка оформлюється на працівника підприємства, і треба скласти наказ із зазначенням правил користування такою карткою. Але це може бути й фізособа, яка виконує певні роботи чи надає певні послуги за договором ЦПХ (тоді правила користування карткою прописуються у такому договорі).

Якщо корпоративна картка емітована на директора, то тільки він може користуватися нею і її не можна передавати іншим працівникам. Якщо ПІН корпоративної картки стає відомий іншій особі, ніж та, на яку її емітовано, така картка вважається скомпрометованою і підлягає заміні.

Основне правило використання корпоративних карток — кошти на рахунку, до якого вона емітована, належать суб’єктові господарювання — власникові рахунку, і той факт, що картку надали працівникові, ще не означає, що він отримав аванс. Тільки коли працівник витрачатиме ці кошти, тільки тоді вони стануть підзвітними.

Своєю чергою, держатель картки (працівник) має право:

— використовувати корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент для платіжних операцій;

— отримувати готівку з рахунку роботодавця.

А роботодавець контролює рух коштів за рахунком, до якого було випущено корпоративну картку, аналізуючи банківську виписку. І в разі несанкціонованого використання коштів має одразу ж з’ясувати причини і вжити заходів щодо повернення цих коштів (за потреби).

Безготівкові розрахунки корпоративною платіжною карткою

Держатель корпоративної картки — фізособа може у безготівковій формі розрахуватися у два способи:

— безпосередньо з використанням пластикової картки в торговельних мережах з використанням POS-термінала;

— через Інтернет із використанням реквізитів корпоративної картки для здійснення оплати.

Результат оплати бухгалтер побачить у виписці з рахунку, до якого емітовано цю картку. Проте це ще не все. Виписка дозволяє нам зрозуміти, що кошти стали підзвітними, а наступним кроком є надання працівником авансового звіту і документів, які пояснюють мету витрат.

Зняття готівки за допомогою корпоративної картки

Фізособи, які одержали готівку з рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки:

— використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Тобто рахунок 30 «Готівка» при знятті коштів за допомогою корпоративної платіжної картки застосуватися не буде. Виникнення дебіторської заборгованості працівника перед роботодавцем буде відображене проведенням: Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 31 «Рахунки в банках»;

— подають до бухгалтерії авансовий звіт разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок або до каси в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України (п. 20 розд. ІІ Положення №148).

Але чи в усіх випадках треба складати авансовий звіт?

Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував корпоративні (бізнесові) платіжні картки чи їхні реквізити для розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається (п. 170.9.4 ПКУ).

Тобто, якщо оплата корпоративною карткою є санкціонованою роботодавцем (був наказ на відрядження або на цивільно-правові дії), то авансовий звіт складати не обов’язково — хоча й не заборонено.

А от якщо працівник використав корпоративну картку без наказу (наприклад, помилково розрахувався нею в особистих потребах), він має скласти авансовий звіт (і повернути витрачені кошти роботодавцю).

Якщо з корпоративної картки працівник знімав кошти готівкою у межах добових і це було оформлено відрядженням, а інших підстав для складання авансового звіту немає, то авансовий звіт подавати не потрібно.

Якщо ж працівник знімав готівку під час відрядження у більшій сумі, ніж його добові, або знімав готівку не під час відрядження для вчинення цивільно-правової дії, то авансовий звіт треба скласти обов’язково (пп. «б» пп. 170.9.4 ПКУ)!

Цікаве запитання: чи потрібен наказ на здійснення витрат директору, який користується корпоративною карткою?

Хоч він і керівник усього підприємства, все ж таки кадрові накази на нього складаються. Отже, якщо він їде у відрядження, наказ про це буде.

А от у другому випадку — вчинення цивільно-правових дій — наказу від директора на себе не буде. Адже він уповноважений на вчинення таких дій власниками підприємства (в статуті тощо).

Тож питання щодо того, чи треба директору складати авансовий звіт, якщо він скористався корпоративною картою, наразі відкрите. Обережні директори складають.

Які документи треба надати разом або без авансового звіту?

До документів, які підтверджують понесені витрати, належать:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

пп. 170.9.1 ПКУ

На перший погляд видається, що виписки достатньо. Проте виписка підтверджує тільки суму витрат, а інші документи дозволяють ідентифікувати їх склад та чи зроблено їх у межах госпдіяльності. Тож до виписки в комплекті йдуть інші первинні документи (накладні, акти, чеки РРО, квитки тощо).

Увага: потрібно надати саме оригінали, а не копії підтвердних документів!

А якщо йдеться про несанкціоновані витрати, то документи про те, як були використані кошти, не потрібні: якщо ці витрати були зроблені не в інтересах роботодавця, то працівник має їх повернути. А от авансовий звіт потрібен — для того щоб проконтролювати не лише факт і дату авансу, а й щоб переконатися, що він був повернений вчасно. Інакше в цьому самому звіті зазначається сума податків (ПДФО та ВЗ), які треба буде сплатити.

Є ще одна категорія госпоперацій, коли варто оформляти авансовий звіт та додавати до нього підтвердні документи. Це коли працівник час від часу закуповує ТМЦ для роботодавця і самостійно визначає потребу в тому, щоб щось докупити. Тоді бажано подбати про наказ не на кожну таку закупівлю, а на всі. Тобто не тільки на словах уповноважити працівника робити це регулярно, а й оформити це уповноваження одним наказом.

Строки звітування за витрачені кошти

Обережні роботодавці і досі вимагають авансових звітів за будь-якими підзвітними коштами. Робити так чи в кожній ситуації окремо з’ясовувати, складати авансові звіти чи ні, кожен роботодавець вирішує самостійно. Втім, час на це є!

Так, відзвітувати у разі використання підзвітних коштів потрібно протягом місяця, наступного за місяцем, в якому завершено відрядження або окрему цивільно-правову дію (пп. 170.9.3 ПКУ).

А якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для розрахунків корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент чи його реквізити, то надавач платіжних послуг списує кошти/електронні гроші за понесеними витратами пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії, і строки, встановлені цим підпунктом, подовжуються на один календарний місяць.

Чи можна виплатити зарплату за допомогою корпоративної картки?

По-перше, як ми вже зазначили вище, кошти на рахунку, до якого емітується корпоративна картка, належать роботодавцю, а не працівникові. Це не особистий рахунок працівника, тому перераховувати на нього зарплату або лікарняні немає сенсу.

По-друге, деякі роботодавці (особливо ті, хто виплачує зарплату готівкою) намагаються використати корпоративну картку для того, щоб здійснити таку виплату. Наприклад, щоб зняти готівку та видати її як зарплату працівникам, які в день зарплати перебувають у відрядженні. Проте законодавство такі операції суворо забороняє!

Користувачу заборонено використовувати корпоративну картку для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги (п. 106 Положення №164).

Як обліковувати корпоративну платіжну картку?

Часто емітент платіжних карток надає картку власникові рахунку безоплатно. Якщо ж за її випуск утримано комісію, вона включається до складу адміністративних витрат: Д-т 92 К-т 311.

А саму картку, яка є власністю банку за договором, можна обліковувати на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», з подальшим виділенням аналітичних рахунків, наприклад 081 «Корпоративні платіжні картки». Зі списанням з цього рахунку, коли картку повернено.

Приклад. Підприємство-роботодавець перераховує на корпоративний рахунок 20 000 грн та доручає працівникові придбати канцтовари і двосторонній універсальний скотч. Працівник придбав канцтовари в магазині на суму 18 000 грн, розрахувавшись карткою (підтвердні документи — чек РРО та квитанція POS-термінала). Окремо з корпоративної платіжної картки було знято 1 500,00 грн. Двосторонній скотч придбано за готівку в будівельному магазині на суму 1 000,00 грн (підтвердні документи-чек РРО).

Разом використано: 18 000,00 + 1 000,00 = 19 000 грн, невикористану суму — 500,00 грн — працівник повернув до каси готівкою. Кошти отримано 01.04.2025, витрачено 02.04.2025 і цього самого дня відзвітовано.

Таблиця

Відображення в обліку використання корпоративної платіжної картки

Нормативна база

Порядок емісії (випуску) та використання електронних платіжних засобів, до яких належать усі платіжні картки, регулюють:

— Закон України від 30.06.2021 №1591-ІХ «Про платіжні послуги» (далі — Закон №1591);

— Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженеПостановою НБУ від 29.07.2022 №164 (далі — Положення №164).