Укладаючи трудовий договір, громадянин зобов’язаний надати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 24 КЗпП).
Тобто на сьогодні надавати роботодавцю саме паперову трудову книжку не обов’язково. Але натомість треба надати відомості з Реєстру застрахованих осіб, тобто витяг із цього Реєстру як заміну паперової трудової книжки. Таке правило запроваджено з 10.06.2021.
Проте на практиці спостерігається величезна кількість порушень на цьому етапі. Чимало роботодавців неправильно розуміють норми ст. 24 КЗпП і взагалі не вимагають під час працевлаштування ані паперових трудових книжок, ані відомостей з реєстру. Мовляв, трудові книжки скасували, то навіщо їх просити під час прийняття працівників?
Проте надавати документи про попередній досвід роботи (а для сумісників — щодо наявності основного місця роботи) залишається для працівника обов’язком!
Крім того, у працівника залишилося право мати паперову трудову книжку і вимагати від роботодавців внесення записів до неї (за бажанням працівника). І роботодавець повинен виконувати це бажання!
До того ж у роботодавців залишилося на зберіганні чимало старих трудових книжок, наданих до 10.06.2021, а також книги обліку їх руху.
Запровадження у 2021 році електронних трудових книжок зовсім не означало, що наявні паперові треба (або можна) одразу повернути працівникам, і книгу обліку руху трудових книжок вже не вести!
Чим установлено обов’язок оцифрування паперових трудових книжок?
Подання відомостей про трудову діяльність зазначаються в:
— Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 №1084 (далі — Порядок №1084);
— Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі — Порядок №11-1).
Десятого червня 2021 р. набрав чинності Закон від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який уніс зміни до КЗпП щодо нових правил обліку трудової діяльності працівника.
Основною метою змін є переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової в електронну — у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 48 КЗпП).
За законом, працівники і роботодавці мають п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних із боку ПФУ та їх внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформовано кінцевий варіант електронної трудової книжки.
Як підготуватися до оцифрування трудових книжок
Більшість роботодавців уже відсканували трудові книжки. Та все ж є ще підприємства, де процедуру оцифрування не розпочинали або починали частково. Принагідно нагадаємо, як підготуватися до передавання трудових книжок на портал ПФУ.
Пропонуємо такий алгоритм:
| АЛГОРИТМ ПІДГОТОВКИ ДО СКАНУВАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК | |
| 1 | Перевірити наявність трудових книжок (бланків та вкладок до них) |
| 2 | Перевірити, чи всі трудові книжки зареєстровані в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них |
| 3 | Перевірити наявні записи в трудових книжках* |
| 4 | Якщо трудова книжка була заведена на підприємстві, де відбувається процедура сканування, треба пересвідчитися, чи внесено записи про навчання |
| 5 | Перевірити, чи правильну назву підприємства зазначено в трудовій |
| 6 | Перевірити, чи правильно внесено на цьому підприємстві записи про прийняття, переведення |
| 7 | Зробити виправлення там, де це потрібно |
| * Якщо кадровик виявив помилки у трудовій книжці, зроблені у попередніх роботодавців, то в жодному разі їх не усуває і не виправляє. Кадровик може про ці помилки повідомити працівника, і той уже сам вирішуватиме питання виправлення помилок, допущених колишніми роботодавцями. | |
Вимоги до сканування трудових книжок
Відповідно до п. 5 Порядку №11-1 електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком №637, виготовляються за допомогою їх сканування.
Є низка вимог щодо сканованих копій трудової книжки, про які нагадуємо:
1) виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
2) мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку та поля відповідних документів;
3) мають бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
4) рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
5) формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Що робити після оцифрування трудової книжки?
Якщо ви не встигли оцифрувати паперову трудову книжку, а працівник звільняється, діє старе правило. Роботодавець зобов’язаний видавати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до 10.06.2021 та який звільняється до завершення процедури включення даних із неї до Реєстру застрахованих осіб, у день звільнення.
Відповідно до чинної редакції ч. 3 ст. 48 КЗпП, трудові книжки зберігаються у працівника. Але це не означає, що після 10.06.2021 всі трудові книжки потрібно було видати працівникам.
Після 10.06.2021 чимало роботодавців припустилися помилки: паперові трудові книжки видали працівникам на руки. Цього не потрібно було робити!
Їх, як і раніше, видають у разі звільнення, якщо не встигли оцифрувати. Проте законом установлено, так би мовити, перехідний період тривалістю п’ять років. А саме: розділом ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 передбачено, що протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення ПФУ до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаватимуться працівникам на руки особисто під підпис.
Тому не радимо повертати оцифровані трудові книжки працівникам, які продовжують трудові відносини, навіть тепер, у 2025 році. Безпечніше це буде зробити вже після 10.06.2026, коли буде завершено всі роботи з оцифрування трудових книжок.
Як вносити виправлення до внесених записів в ЕТК?
Оцифровані трудові книжки подаються до ПФУ одноразово.
Водночас повторно подаються відомості про трудову діяльність у разі виправлення записів, якщо виявлено неправильний чи неточний запис про періоди роботи за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника чи застрахованої особи на порталі ПФУ (п. 6 Порядку №11-1).
У разі повторного подання відомостей про трудову діяльність подається не вся трудова книжка, а лише титульна сторінка та сторінки зі змінами.
Що робити, якщо трудова книжка кандидата на працевлаштування знаходиться на тимчасово окупованій території?
Внутрішньо переміщеній особі, яка має намір працевлаштуватися за новим місцем фактичного проживання, але не має на руках оригіналу трудової книжки та у зв’язку з відсутністю доступу до неї, забезпечено можливість отримання дубліката трудової книжки за новим місцем роботи згідно з п. 5.6 Інструкції №58.
Також Держпраці консультує: якщо особа працевлаштована у районах активних бойових дій, то відповідно до частини першої статті 7 Закону 2136 у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.
Таким чином, у таких районах допускається видавати трудові книжки на руки працівникам без звільнення, щоб уникнути знищення трудових книжок через бойові дії. Але, якщо працівники не перебувають у зоні активних бойових дій, трудові книжки й надалі зберігаються в роботодавців до звільнення працівників або до закінчення робіт з оцифрування трудових книжок.
ФОПи та трудові книжки
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОПів, зберігаються безпосередньо у працівників.
Отже, ФОПи не зберігають паперові трудові книжки і не зобов’язані сканувати їх.
Тож, якщо особа працює у ФОПа і трудова книжка знаходиться у працівника, то саме працівник має подбати про її оцифрування.
Приймаємо працівника у 2025 році: чи можна зберігати його трудову книжку?
Як ми вже зазначили вище, після 10.06.2021 роботодавець звільнений від обов’язку зберігання трудової книжки.
Водночас немає прямих норм законодавства, які б вказували на те, що роботодавця оштрафують за зберігання трудових книжок таких працівників. Тобто обов’язку немає, але немає і заборони!
Як штрафують за порушення правил ведення трудових книжок?
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання (п. 3 Постанови №301). За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність.
Із дисциплінарною відповідальністю посадових осіб усе зрозуміло — це або догана, або звільнення (ст. 147 КЗпП). А які ще види відповідальності передбачає законодавство?
Відповідно до абзацу десятого статті 265 КЗпП України роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (в 2025 р. — 8 000,00 грн) як за порушення інших вимог трудового законодавства.
Утім, у період дії воєнного стану в разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136).
Також за порушення вимог законодавства про працю передбачено адміністративну відповідальність (ч. 1 ст. 41 КУпАП), що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 н. м. д. г. (510 грн — 1 700 грн).
У такому разі адмінстягнення накладається (ст. 38 КУпАП):
— щодо разових порушень — протягом двох місяців із дня вчинення;
— щодо триваючих порушень — не пізніше як через два місяці з дня їх виявлення.
На жаль, законодавство не містить визначення поняття «триваюче правопорушення», але з роз’яснень держорганів випливає, що таким є правопорушення, яке можна виявити під час перевірки (воно має місце тоді, коли відбувається перевірка). Якщо ж порушення було виправлено до початку перевірки, то адмінштраф не застосовується.