У цьому разі працівника для заміни бухгалтерки на час її відпустки по вагітності та пологах треба оформити за строковим трудовим договором.
Строковий трудовий договір укладають у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами (ч. 2 ст. 23 КЗпП).
Тобто на період перебування основної працівниці (бухгалтерки) у відпустці по вагітності та пологах роботодавець має право прийняти іншого працівника для заміщення тимчасово не зайнятої посади до фактичного виходу на роботу основної працівниці.
Строковий трудовий договір та заява на прийняття на роботу обов’язково мають вказувати на строковість трудових відносин та мати чітке формулювання, щоб уникнути непорозумінь у разі звільнення у зв’язку з фактом виходу основної працівниці з відпустки.
Трудовий спір може виникнути, якщо працівник приймається на роботу на строк, який конкретно не визначено. Адже і в наведеній ситуації період листка непрацездатності може бути згодом подовжено (у разі виникнення ускладнень). А може бути і таке, що бухгалтерка скористається правом на відпустку по догляду за дитиною до 3-х років. В останньому випадку в неї також залишається право у будь-який момент перервати цю свою відпустку і повернутися до роботи.
Позаяк на момент укладення строкового трудового договору достеменно не відомо, скільки відпусток оформлятиме основна працівниця, то рекомендується використовувати таке формулювання: «на період відпустки по вагітності та пологам та наступних (інших) відпусток». І має бути зазначено, яку конкретно працівницю замінює працівник.
Крім того, оформлюють наказ та подають до податкової повідомлення про прийняття працівника на роботу. Повідомлення складають без жодних особливостей та без зазначення строку дії трудових відносин.
Отже, працівник, який працює за строковим ТД, має буде звільнений останнім днем відпустки по вагітності та пологах основної працівниці, на підставі п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, або останнім днем іншої відпустки, який передуватиме дню виходу на роботу основної працівниці.
Як визначено п. 3 розд. ІІІ Порядку №557, для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому автор перебуває, надіславши повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису (далі — Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.
Тобто у разі тимчасової заміни єдиного бухгалтера роботодавець делегує право підпису ПН та/або РК іншій особі, про що повідомляє орган ДПС за основним місцем обліку (або за неосновним місцем обліку) про таку особу, зокрема дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа на таку особу.
Законодавством не встановлено обов’язку подавати до органу ДФС заяву за формою №1-ОПП у разі тимчасової заміни бухгалтера. Проте, якщо лікарняний буде тривалий період, а можливо, перейде у відпустку для догляду за дитиною до 3-х років, то варто подати заяву за формою №1-ОПП.
Позаяк держреєстратора про заміну бухгалтера підприємство не повідомляє, то в органі ДФС за місцем обліку інформація про бухгалтера оновлюється на підставі заяви за формою №1‑ОПП з позначкою «Зміни» та документів, які підтверджують таку заміну (наказу тощо) згідно з п. 9.3 Порядку №1588.
Тож, залежно від умов трудового договору, а також посадових інструкцій та кадрової політики підприємства, строку відсутності на роботі бухгалтера, роботодавець може подати інформацію про особу, яка виконує обов’язки єдиного бухгалтера на період відпустки по вагітності та пологах тощо. Після виходу на роботу єдиного бухгалтера роботодавцю треба буде подати ще раз заяву за формою №1-ОПП з оновленою інформацією.