Об’єкт основних засобів вилучають з активів (списують з балансу) у разі його вибуття внаслідок безоплатної передачі або невідповідності критеріям визнання активом (п. 33 НП(С)БО 7).
Тобто одна з підстав для списання — безоплатна передача. А в цій ситуації безоплатну передачу здійснюють згідно з розпорядженням засновника. Тож обґрунтування безоплатної передачі — це виключно рішення засновника. Отже, в акті можуть так і написати, що така-то комп’ютерна техніка передається на підставі письмового розпорядження засновника, такий-то номер і дата. Іншого обґрунтування тут немає.
Інша підстава для списання — невідповідність критеріям визнання активом.
Що це за критерій?
Об’єкт основних засобів визнається активом, якщо є імовірність того, що підприємство отримає у майбутньому економічні вигоди від його використання та вартість його може бути достовірно визначена (п. 6 НП(С)БО 7).
Тобто об’єкт основних засобів визнається активом, якщо підприємство використовує його за призначенням. А якщо об’єкт, у цій ситуації — комп’ютерна техніка, перестав використовуватися за призначенням і підприємство не планує отримати кошти від його продажу, він уже не є активом.
Тож у разі списання комп’ютерної техніки з балансу в акті на списання можна записати щось на кшталт: «Комп’ютерна техніка вже не використовується в господарській діяльності підприємства, позаяк фізично та морально застаріла».
Водночас можна додати ознаки застарілості, наприклад повільна робота, зависання, постійні поломки тощо.
Крім того, в обґрунтуванні треба записати, що техніка списується за розпорядженням засновника.
Якими актами оформлювати безоплатну передачу, списання?
Це можуть бути акти, форма яких затверджена Наказом №818:
— безоплатна передача — актом приймання-передачі основних засобів;
— списання — актом списання основних засобів (часткової ліквідації).