Необхідність створювати у бухгалтерському обліку забезпечення на оплату відпусток передбачено п. 13 НП(С)БО 11 і п. 7 НП(С)БО 26.
Так, суму забезпечення на виплату відпусток визначають щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (п. 12 НП(С)БО 11). Додаткових рекомендацій НП(С)БО не містить.
Тож маємо дві формули:
— Щомісячний резерв = ЗП фактична х Коефіцієнт резерву х 1,22 (або 1,0841 щодо працівників з інвалідністю);
— Коефіцієнт резерву = планова річна сума відпусткових : плановий річний фонд оплати праці.
Планову річну суму відпусткових визначають за графіком відпусток на рік та за наявними даними про зарплату працівників.
Плановий річний ФОП також визначають за даними про зарплату працівників. Але коли ми плануємо відсоток відрахувань до резерву, то застосовуємо ті цифри, які можемо передбачити.
Варіант 1. Орієнтуватися на фонд оплати праці минулого року, скоригувавши його на збільшення мінімальної зарплати, якщо оклади залежать від збільшення рівня мінзарплати.
Варіант 2. Розрахувати плановий фонд оплати праці на основі штатного розпису. Заборон щодо цього немає і обґрунтований розрахунок є.
Але, коли відбуватиметься фактичне нарахування резерву, тобто порахований на початку року відсоток треба буде застосовувати до фактично нарахованих доходів працівників, виникає запитання. До яких доходів його застосовувати?
Фактична заробітна плата
Поняття «фактична зарплата» фігурує у Порядку обчислення середньої зарплати. Так, згідно з пунктом 3 розд. ІІІ Порядку обчислення середньої зарплати при обчисленні середньої заробітної плати для оплати за час відпусток або компенсації за невикористані відпустки до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження, вимушеного прогулу тощо) та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Тобто цей показник включає не тільки зарплату за окладом, премії тощо, а й виплати, нараховані виходячи зі середнього заробітку: і лікарняні, і відпусткові, і компенсації за невикористану відпустку тощо.