Пункт 170.9 ПКУ визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Так, зокрема, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
— завершує таке відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за кошти особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Авансовий звіт подаватимуть у разі (пп. 170.9.4 ПКУ):
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
З вищенаведених норм випливає, що працівник, за потреби, має документально підтвердити витрати та/або повернути невикористані кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершує відрядження. Тобто якщо працівник повернеться з відрядження, наприклад 25 жовтня, то він має строк, аби відзвітувати, аж до 30 листопада.
Щодо продовження виконання робіт, а отже, і відрядження працівника, зазначимо: обов’язкова видача авансових коштів на відрядження передбачена лише для бюджетних установ (пп. 4 розд. І Інструкції №59). Приватні суб’єкти господарювання повинні користуватися власно розробленим положенням про відрядження, а Інструкція №59 має для них лише рекомендаційних характер.
Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачується вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму житлового приміщення в порядку і розмірах, які встановлюються законодавством. Як бачимо, у цій статті йдеться саме про компенсацію таких витрат, а не про видачу авансу.
Отже, приватне підприємство має керуватися власним положенням про відрядження, за яким і визначається, чи надається відрядженій особі додатковий аванс. Але законодавство не містить заборони видавати аванс у разі продовження відрядження.
Сума такого авансу має бути достатньою для покриття витрат працівників у відрядженні. Після повернення працівника з відрядження здійснюється точний розрахунок витрат та проводяться розрахунки з ним: повернення працівником зайво виданих коштів на відрядження у строки, визначені пп. 170.9.1 ПКУ, або навпаки, компенсація працівникові понесених ним витрат у відрядженні за наявності підтвердних документів.