У зв’язку з помилкою касира одна господарська операція була розділена на дві окремі, які не відповідають її суті: видача готівки для внесення на банківський рахунок підприємства та внесення на рахунок підприємства власних коштів працівника.
З’ясуємо документальне оформлення здавання виручки до банку, ідентифікуємо помилки та порядок їх виправлення.
Видачу готівки з каси здійснюють за видатковими касовими ордерами, які підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником (п. 29 Положення про ведення касових операцій).
Відповідно до наведеної умови після отримання коштів касир може здати виручку через:
— касу банку (документ — квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);
— банкомат (документ — квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
— інкасацію (документ — чек платіжного термінала у разі інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів).
Касир порушив порядок здавання виручки: самовільно вніс кошти на особисту платіжну картку і потім переказав їх на рахунок підприємства. У підсумку такі дії в обліку спричинили такі помилки:
— відсутність належних підтвердних документів щодо здавання виручки до банку;
— невідповідність даних ВКО, касової книги суті господарської операції;
— неправильне призначення платежу при перерахуванні з особистої платіжної картки касира.
Виправляючи помилки, потрібно врахувати:
— виправлення у касових ордерах забороняється (п. 32 Положення про ведення касових операцій);
— виправлення у касовій книзі не допускаються. При цьому зазначається, що зроблені виправлення підписує касир, а також головний бухгалтер або особа, яка його заміщує (п. 39 Положення про ведення касових операцій). Тому, якщо помилка є, то виправляємо;
— підприємство не отримає документ, що підтверджує внесення виручки на рахунок;
— при перевірці цю ситуацію може бути кваліфіковано як нестачу в касі з вини касира, оскільки кошти йому були видані, а в банк належним чином не внесені;
— виправляти цю помилку в будь-якому разі потрібно. Під час перевірки видана та невнесена сума виручки може бути ідентифікована як дохід фізособи (касира) й оподаткована у загальному порядку, а внесення коштів на рахунок у банку податківці не візьмуть до уваги, бо воно формально не пов’язане з тим, що касир отримав готівку з каси для внесення її до банку.
Тому, щоб сутність госпоперації відповідала її формі, підприємству потрібно:
1) скласти правильний ВКО, зазначивши реальну підставу: видача коштів під звіт або надання поворотної фінансової допомоги. Яку саме підставу обрати, — це вже суто рішення підприємства;
2) внести зміни до касової книги (якщо книга електронна, то дані автоматично будуть виправлені; якщо паперова, — виправлення засвідчити підписом касира, головного бухгалтера або особи, яка його заміщує);
3) уточнити призначення платежу щодо внесених власних коштів, узгодивши її з наведеною підставою у ВКО. Касир має написати листа, зазначивши, наприклад: «прошу вважати правильним таке призначення платежу до платіжної інструкції/транзакції №, дата: повернення підзвітних коштів/повернення поворотної фінансової допомоги».