Правила поводження з готівкою на підприємствах установлює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148). Це воно вимагає оприбуткування готівки, яка надходить до підприємства. І воно ж вимагає здавання отриманої готівки до банку, із зарахуванням відповідної суми на рахунок підприємства.
Але ж готівка усе ще потрібна підприємствам для організації власної діяльності, і тому їм дозволено залишати у себе частину готівки, що надійшла. Ця частина має назву ліміту каси. Свої строки зберігання понад ліміт каси мають кошти для виплати зарплати. Тож підприємству треба чітко розуміти, яку готівку можна залишити в себе в касі, а яку треба терміново здати.
Докладніше про це — в статті далі.
Ліміт каси — це кошти, які можна не здавати до банку
Установа/підприємство, що здійснює операції з готівкою у національній валюті, встановлює ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) до банку виходячи з потреби прискорення обігу готівки та своєчасного її надходження до кас банків та небанківських надавачів платіжних послуг (п. 14 Положення №148).
Ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі у позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня (пп. 16 п. 3 Положення №148).
Іншими словами, ліміт каси — це сума готівки, більше якої в касі підприємства на кінець робочого дня залишати не можна. Якщо ж готівка у касі перевищує цей ліміт, підприємство зобов’язане здати її надлишок до надавачів платіжних послуг для зарахування на свій рахунок (п. 15 Положення №148).
Увага! Не вважають понадлімітною готівку в день її надходження, якщо вона була здана до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку (п. 54 Положення №148).
Здавання готівки та інкасація
Суб’єкти господарювання здають готівкову виручку (готівку) для виконання платіжних операцій до банків, юросіб, що здійснюють операції з оброблення та зберігання готівки, національних операторів, небанківських надавачів платіжних послуг, комерційних агентів із приймання готівки. І цю готівкову виручку (готівку) зараховують на відповідний рахунок, відкритий суб’єктами господарювання у будь-якому з надавачів платіжних послуг (абз.1 п. 16 Положення №148).
Строки здавання готівкової виручки визначаються за погодженням із банком, у якому відкрито рахунок і на який зараховуються кошти, з огляду, зокрема, на такі вимоги (п. 48 Положення №148):
— для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки, — щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їхніх кас);
— для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни) не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, — наступного дня;
— для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, — не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів.
Підприємства, які працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги здати одержану за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здають таку готівкову виручку (готівку) через банкомати/програмно-технічні комплекси самообслуговування у день її надходження до каси підприємства або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства (п. 49 Положення №148).
Строки та спосіб здавання готівкової виручки (готівки), встановлені п. 48 Положення №148, узгоджуються установами, підприємствами, небанківськими надавачами платіжних послуг із банком і обов’язково визначаються у договорах банківського рахунку між установами, підприємствами, небанківськими надавачами платіжних послуг та банками.
Установа/небанківський надавач платіжних послуг/підприємство, яка/яке в окремі дні не має перевищення ліміту каси, має право у ці дні не здавати готівку в установлені строки.
Інкасація коштів (далі — інкасація) — це отримання інкасаторами згідно з укладеними з клієнтами договорами цінностей від клієнтів та доставка їх до каси банку або до каси інкасаторської компанії, що здійснює оброблення та зберігання готівки, або отримання цінностей із підрозділів банку (пп. 9 п. 4 Інструкції з організації інкасації коштів та перевезення валютних цінностей банків в Україні, затвердженої постановою НБУ від 31.03.2017 №29, далі — Постанова №29).
Порядок проведення інкасації коштів підприємства, сума, у разі перевищення якої інкасація коштів є обов’язковою, та випадки непроведення інкасації коштів визначають у договорі на інкасаційне обслуговування, укладеному з банком/підприємством, якому згідно із законодавством України надано право на інкасацію коштів, перевезення валютних та інших цінностей.
А якщо інкасатори не приїхали?
Сума залишку готівки за день, у якому не було інкасації з вини банку/підприємства, з яким у підприємства укладено договір на інкасаційне обслуговування, не є перевищенням ліміту каси підприємства.
Згідно з абз. 4 п. 49 Положення №148
Інкасація у відокремлених підрозділах
Відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати готівкову виручку (готівку) (п. 15 Положення №148):
— або до кас юросіб;
— або до кас надавачів платіжних послуг, комерційних агентів із приймання готівки для її переказу та зарахування на банківські рахунки юросіб.
Розгляньмо особливості здійснення цих процедур.
Інкасація готівки до основної каси підприємства
Порядок здавання готівки з відокремленого підрозділу до основної каси підприємства у разі ведення ним окремої касової книги такий:
— з каси відокремленого підрозділу видають готівку, оформлюють видатковий касовий ордер, який відображають у касовій книзі відокремленого підрозділу;
— до основної каси приймають готівку, оформлюють прибутковий касовий ордер, який відображають в основній касовій книзі підприємства.
Тобто маємо ситуацію, коли виручку оприбутковують двічі: спочатку — в касі відокремленого підрозділу, а потім, після інкасації — у касі головного підприємства.
А якщо відокремлений підрозділ не має касової книги?
Нагадаємо, що ведення касової книги відокремленими підрозділами є для них обов’язковим, якщо вони проводять операції з (абз. 3 п. 39 Положення №148):
— приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) — з оформленням їх прибутковим касовим ордером;
— видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції — з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями.
Відокремлений підрозділ може не вести касової книги, якщо дотримується таких вимог (абз. 4 п. 39 Положення №148):
— використовує РРО та/або розрахункові квитанції (РК) із веденням Книги обліку розрахункових операцій (КОРО);
— не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Тобто, якщо відокремлені підрозділи не ведуть касової книги, вони мають задавати гроші, оприбутковані через РРО (або РК і КОРО)
Підприємство зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки у касі підприємства, в якому максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку) (п. 12 Положення №148).
Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки у касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства. Розроблений порядок має відповідати вимогам Положення №148 та не суперечити законодавству України.
Якщо при цьому графік роботи відокремленого підрозділу не збігається з графіком роботи бухгалтерії підприємства юрособи (зокрема у вихідні та святкові дні), то потрібно керуватися абз. 3 п. 40 Положення №148, а саме: внутрішнім документом визначити порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства-юрособи відповідно до вимог законодавства України.
Інкасація виручки з філії до банку
Видачу готівки з каси для здавання її до банку оформлюють відповідними видатковими касовими ордерами з відображенням такої касової операції у касовій книзі (п. 29 Положення №148).
Документи, що свідчать про здавання виручки до банку, такі (п. 29 Положення №148):
— квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);
— квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
— супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;
— чек платіжного термінала у разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Готівка, що потрапила до банку безпосередньо з відокремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства у безготівковому порядку і до основної каси підприємства не надходить, її не оформлюють прибутковими і видатковими касовими ордерами у касі головного підприємства та не відображають в основній касовій книзі підприємства.
Якщо відокремлений підрозділ не веде касової книги, то вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформлюють відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача» (абз. 2 п. 29 Положення №148).
Якщо відокремлений підрозділ веде касову книгу, то виручку, яка здається до банку, відображає лише у його «відокремленій» касовій книзі з виписуванням ВКО.
Чи є штрафи за порушення?
Усі наведені вище норми Положення №148 залишаються чинними і під час війни. Водночас в особливий період (що починається з моменту запровадження воєнного стану в Україні та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій (абз. 13 ст. 1 Закону України від 06.12.1991 №1932-XII) «Про оборону України» правила готівкового обігу додатково регулюються Положенням про організацію готівкового обігу і ведення емісійно-касових операцій у банківській системі в особливий період, затвердженим постановою Правління НБУ від 05.05.2018 №51 (далі — Положення №51)
В особливий період підприємства мають переглянути порядок і строки здавання виручки з метою максимального надходження готівки до кас банків (абз. 2 п. 45 Положення №51).
У разі настання обставин, що унеможливлюють здавання готівки до банків, підприємства мають право перевищувати ліміт залишку готівки у касі (п. 48 Положення №51). Але одночасно мають вжити заходів для забезпечення щонайскорішого здавання понадлімітних сум готівки до банків або мобільних підрозділів банків.
При цьому Положення №51 не встановлює, як документально оформити настання обставин, що унеможливлюють здавання готівки, а також підтвердити вжиття заходів щодо щонайскорішого здавання понадлімітних готівкових коштів до банку.
За роз’ясненнями податківців у ЗІР (підкатегорія консультації 109.19), за порушення термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій для здавання виторгу торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, згідно зі ст. 164-4 КУпАП може бути застосований лише адміністративний штраф у розмірі від 17 до 88 н. м. д. г. (від 289 до 1 496 грн).
За ті самі дії, вчинені протягом року після накладання цього штрафу, — від 43 до 175 н. м. д. г., тобто від 731 до 2 975 грн.