Роботодавець подає «Звітний» як «Довідковий» у разі матеріального забезпечення, страхових виплат у вигляді допомоги по безробіттю звільненим працівникам (абз. 7 п. 1 розділу ІІІ Порядку №4).
У цьому разі дані потрібно подавати не на всіх звільнених працівників, а лише щодо працівників, які після звільнення стають на облік у центрі зайнятості як безробітні.
Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ із типом «Звітний» як «Довідковий» потрібна тоді, коли у фондів бракує даних щодо окремих місяців для обчислення та призначення виплат застрахованим особам, а сама єдина звітність з типом «Звітний» за цей період ще не подана.
Тож з метою недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання допомоги по безробіттю від центру зайнятості потрібно протягом кварталу подати додаток 1 та додаток 5 єдиної звітності з типом «Звітний» як «Довідковий». Статус довідкової відображає нарахування щодо тих місяців, які потрібно подати у зв’язку з призначенням страхової виплати.
У додатку 1 у рядку 035 ставлять відповідну позначку у клітинці навпроти «для призначення інших соціальних виплат». У табличній частині зазначають суму нарахованого доходу за відповідний місяць. У графах 16 та 17, у графі 20 — суму нарахованого ЄСВ та з відображенням у графі 14 кількості календарних днів перебування у трудових відносинах (включно з днем звільнення), інші графи заповнюють у звичайному порядку.
У додатку 5 у рядку 036 ставлять відповідну позначку у клітинці навпроти «для призначення інших соціальних виплат». У табличній частині зазначають інформацію щодо звільненого працівника, зокрема у графі 10 — дату звільнення, у графі 16 — підставу (наказ №… від..) звільнення, а в графі 17 — статтю КЗпП, відповідно до якої відбулося звільнення, інші графи заповнюють у звичайному порядку.
На титульній (заголовній) сторінці єдиної звітності заповнюють рядки з 01 до 06, рядки 07 до 110 не заповнюють. У рядку 032 зазначають місце податкової адреси роботодавця.
Рядки щодо суми нарахованого доходу працівникові та суми ЄСВ заповнювати не потрібно. Тип «Звітна» як «Довідкова» мають лише інформаційний характер, тому на титульній заголовній сторінці суми не зазначають. Суми потрібно буде зазначити при поданні єдиної звітності з типом «Звітна» за звітний квартал, бо подання звітності з типом «Довідковий» не звільняє роботодавця від обов’язку подання єдиної звітності з типом «Звітна». Тобто інформацію про осіб, зазначених у звітності з типом «Звітний» як «Довідковий», треба буде продублювати в єдиній звітності з типом «Звітний» за відповідний звітний квартал. При поданні єдиної звітності з типом «Звітний» як «Довідковий» додаток 4ДФ не заповнюють та не подають. Цей додаток знайде своє місце при поданні згаданої звітності з типом «Звітний» за відповідний квартал.
Отже, робимо висновок, що єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Звітний» як «Довідковий» на звільненого працівника потрібно буде подати, тільки якщо такий працівник ставатиме на облік у Центрі зайнятості для отримання страхових виплат у вигляді допомоги по безробіттю. В іншому випадку звільненого працівника достатньо буде показати у відповідних додатках єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ звітного кварталу.