Позаяк поїздка — службова (для виконання трудових обов’язків та завдання, поставленого роботодавцем), у такій ситуації треба оформити закордонне відрядження.
Для приватних підприємств законодавством не визначено максимального строку тривалості закордонного відрядження. Таким чином, для працівників приватних підприємств максимальні строки відрядження мають бути встановлені у колдоговорі або в іншому нормативному документі, наприклад Положенні про відрядження.
Проте такі строки встановлені законодавством для бюджетних підприємств:
— відповідно до пп. 6 Інструкції №98, строк одного відрядження визначається керівником, але не може перевищувати у межах України 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів;
— строк відрядження працівників, які скеровуються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проєктних, проєктно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не має перевищувати одного року.
Не забувайте, що роботодавці, які скеровують працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), мають забезпечити їм належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання вищезазначених робіт.
Загалом оформлення такого відрядження не відрізняється від звичайного (до того ж закордонні відрядження вже давно не рідкість для українських підприємств). Єдиний нюанс, який при цьому може виникнути, — це строк відрядження, який треба визначити у наказі. Скеровуючи працівників до Польщі для будівництва об’єкта за ЗЕД-контрактом, керівник підприємства у наказі може написати: «на строк будівництва об’єкта згідно з договором», — зазначивши реквізити такого договору. Або, якщо вже відомі заплановані строки виконання працівниками робіт, можна встановити строк відрядження з урахуванням таких строків та кількості днів, потрібних для поїздки до місця відрядження і назад.