Чинними нормативними документами обов’язок ведення таких журналів, їх форми, порядок ведення, особливості зберігання не встановлені.
Але відповідно до п. 49 Положення №148 порядок проведення інкасації коштів та випадки непроведення інкасації коштів визначають у договорі на інкасацію коштів.
Водночас, згідно з п. 12 Положення №148, установа/підприємство на підставі цього Положення зобов’язані розробити й затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки у касі установи/підприємства, в якому максимально врахувати особливості роботи як установи/підприємства, так і їх відокремлених підрозділів [внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку].
Тож, на нашу думку, особливості ведення журналу про явку інкасаторів, форма такого журналу мають бути встановлені підприємством у самостійно розробленому і затвердженому внутрішньому порядку оприбуткування готівки у касі. Крім того, правила ведення такого журналу можуть встановлюватися договором на інкасацію коштів.
У будь-якому разі такий журнал — це внутрішній документ підприємства, який стосується оформлення касових операцій. Строки зберігання таких документів встановлені Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.
Відповідно до пп. «г» п. 352 Переліку строк зберігання книг, журналів, карток обліку — касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо), — 5 років. Таким чином, на наш погляд, строк зберігання журналу про явку інкасаторів — 5 років. Але це мінімальний строк зберігання (врахуйте примітку до цієї норми Переліку!).
Документи, щодо яких мінімальний строк зберігання закінчився і які стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитися податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).
Щоправда, не забувайте, що рішення, які документи можна знищити, а які підлягають передачі до Нацархіву, ухвалює експертна комісія (яка діє за постановою КМУ від 08.08.2007 №1004), а не підприємство. Тож до висновку комісії знищувати журнал зарано.
Обчислюють строки зберігання документів з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (пп. 2.10 Переліку).
Тобто, якщо, приміром, журнал явки інкасаторів завершено в 2024 році, то строк зберігання починає обчислюватися з 01.01.2025. У такому разі журнал треба зберігати до 01.01.2030. Після чого він може бути знищений.
Нагадаємо також, що строк зберігання документів, пов’язаних зі сплатою податків, інший, і наведений він у п. 44.3 ПКУ. Причому для таких документів і строк починає відлічуватися інакше, ніж зазначено вище, про що сказано у п. 2.10 Переліку. Але, на наш погляд, журнал явки інкасаторів податкового обліку не стосується, тому на нього ці норми ПКУ не поширюються.