Звісно, ведення трудової книжки у паперовій формі не є обов’язковим, але воно здійснюється на вимогу працівника. Тож, якщо працівник наполягає на тому, щоб усі дані про його трудову діяльність були внесені до паперової трудової книжки, треба робити це по-старому. А як?
Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладкою (п. 3.1 Iнструкцiї №58). Закінчення розділу «Відомості про роботу» у трудовій книжці не виняток, тобто в цьому випадку теж врятує вкладка.
Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому самому порядку, що й трудова книжка.
Отже, вкладку до трудової книжки оформлюють на підприємстві, якщо всi сторiнки будь-якого роздiлу трудової книжки працiвника («Вiдомостi про роботу», «Вiдомостi про нагородження», «Вiдомостi про заохочення») заповненi.
Про кожну видану вкладку на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставлять штамп розміром 10х25 мм з написом «Видана вкладка», і тут же зазначаються серія і номер вкладки. При кожній наступній її видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладки, адже цього вимагає п. 3.2 Iнструкцiї №58.
Таким чином, оформлена вкладка вшивається у трудову книжку, де на титульній сторінці обов’язково ставиться штамп «Видана вкладка» із зазначенням її серії та номера (підійде і набірний штамп).
Крім того, на титульному аркуші вкладки записуються прiзвище, iм’я, по батьковi та дата заповнення, правильнiсть внесення яких працiвник засвідчує своїм пiдписом, що потiм засвiдчується розбiрливим пiдписом особи, вiдповiдальної за видачу трудових книжок, та ставиться вiдбиток печатки пiдприємства (або печатка вiддiлу кадрiв).
У ситуації, що розглядається, зазначено, що у працівника в трудовій книжці закінчився розділ «Відомості про роботу» (українська частина), тому обов’язково потрібно вшити вкладку, де в аналогічному розділі продовжити вносити записи про роботу. Запис продовжується з порядкової нумерації записів, яка була розпочата в трудовій книжці з першої графи у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки.
