Відразу зазначимо, що чинне законодавство не встановлює обов’язку сторони, яка приймає, фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тому встановити такий обов’язок сторона, яка приймає, і роботодавець, який скеровує працівників у відрядження, можуть лише в укладеному договорі між собою.
А на самого роботодавця покладається обов’язок при скеруванні працівника у відрядження виплачувати (ст. 121 КЗпП):
— добові за час перебування у відрядженні;
— вартість проїзду до місця призначення і назад;
— витрати з найму житлового приміщення у порядку та розмірах, установлених законодавством.
З огляду на цю норму на законодавчому рівні встановлено обов’язок таких виплат саме для роботодавців своїм працівникам. Тобто роботодавець, який скеровує працівника у відрядження, має виплатити добові, оплатити проїзд та проживання.
Інакше під час податкової перевірки можуть виникнути негативні наслідки, якщо фінансування проїзду, проживання і навіть добових відбудеться коштом сторони, яка приймає:
— у відрядженого працівника можуть визнати додаткове благо у вигляді вартості безкоштовно наданого (оплаченого) проживання та решти доходів, отриманих не від роботодавця під час відрядження. При цьому обов’язок з утримання ПДФО й військового збору із такого доходу покладається саме на сторону, яка приймає, бо у цьому випадку вона є податковим агентом;
— сплачені стороною, яка приймає, суми, якщо вони передбачені договором із роботодавцем відряджених працівників, можуть визнати як частину оплати вартості наданих роботодавцем послуг або виконаних робіт. Адже такі доходи виплачуються не стороннім особам, а працівникам такого підприємства під час виконання ними робіт (надання послуг), замовлених стороною, що приймає, у межах витрат, які повинен був профінансувати сам роботодавець.
Якщо підприємство є бюджетною установою, то при відшкодуванні витрат на відрядження треба застосовувати пп. 16.8 розд. ІІІ Інструкції №59, де прямо прописано норму, що дозволяє зменшувати добові у разі оплати особистих потреб відрядженого стороною, яка приймає.
Але приватним підприємствам така можливість нормативними документами не передбачена, а норми Інструкції №59 на них не діють.
Отже, норми ст. 121 КЗпП щодо виплати суми добових та компенсації витрат на найм житла саме роботодавцем для приватних підприємств є обов’язком, який не може бути скасований. І цей обов’язок залишається незалежно від того, чи виплачувала щось відрядженим працівникам сторона, яка їх приймала, чи ні.
За невиконання цього обов’язку на роботодавця під час перевірки чекає штраф за порушення мінімальних гарантій оплати праці у розмірі 2 МЗП на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Хоча під час дії воєнного стану можна відбутися приписом від Держпраці, якщо його своєчасно виконати й усунути порушення.