Документальне оформлення
Підприємство передаватиме товари й отримуватиме товари, перероблені у зразки. Тобто і передаватимуться, й отримуватимуться запаси (матеріальні активи).
Тому як передача, так і отримання оформляються накладними та/чи ТТН (у разі якщо товари перевозяться автомобільним транспортом).
Позаяк виготовлятиме зразки інша особа, підрядник, із нею укладають договір підряду. Такий договір регулюється ст. 837 — 864 ЦКУ.
У наведеній у запитанні ситуації роботи виконуються з матеріалу замовника, тож мають дотримуватися норми ст. 839 — 842 ЦКУ.
Виконані роботи передають за актом приймання-передачі виконаних робіт. Окрім того, підрядник має скласти звіт про використання матеріалу замовника та повернути його залишок замовнику, якщо такий залишок є (див. ч. 1 ст. 840 ЦКУ).
Але звіт можна сумістити з актом приймання-передачі. Тобто інформацію, яку містить звіт, записують до акта.
Бухгалтерський облік
Передані підряднику товари й надалі обліковують на рахунку 28, але в аналітичних даних до цього рахунку відображається, що товари передані підрядникові:
Д-т 28(підрядник) К-т 28(склад) — на первісну вартість товару.
Отримані від підрядника зразки відображають зворотним проведенням:
Д-т 28(склад) К-т 28(підрядник) — за первісною вартістю товару.
Водночас первісну вартість зразків збільшують на вартість підрядних робіт:
Д-т 28(склад) К-т 631 — на вартість виконаної роботи;
Д-т 641 К-т 631 — на суму ПДВ, якщо підрядник і підприємство — платники ПДВ;
Д-т 631 К-т 311 — оплата підрядних робіт.