Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ та Наказом №239 звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, можна підписувати не тільки власноруч, а й із використанням електронного цифрового підпису відповідно до вимог Закону про електронні документи та Закону про електронні довірчі послуги.
Суб’єктами електронного документообігу є автор, підписувач, адресат і посередник, які набувають передбачених законом або договором прав та обов’язків у процесі електронного документообігу (ст. 1 Закону про електронні документи).
Отже, накладати кваліфікований електронний підпис на авансовий звіт слід у такій послідовності:
1) працівник (який звітує);
2) головний бухгалтер або особа, яка відповідає за ведення бухобліку (як особа, яка перевіряє);
3) керівник підприємства (як особа, яка затверджує).
Тобто підписи накладають у тій самій послідовності, як це було б для підписання паперового авансового звіту, складеного власноруч.
Але на практиці все так гладко не працює.
І справді, програма, після затвердження авансового звіту кваліфікованим електронним підписом директора, жодних дописів та виправлень внести до електронного звіту не дозволяє, бо цим псується цілісність ключа. А як бути в такій ситуації, жодним нормативним документом не передбачено, бо так створено програму. І навіть чинні з 9 березня 2023 року норми Положення №88 щодо виправлень в електронних документах у цій ситуації не дуже допомагають.
Виправлення помилок в е-документах
4.9. Помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, способом сторно передбачає здійснення зворотного запису на величину помилки та одночасне зазначення правильної суми.
4.10. У первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
4.11. Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлені помилки.
Підпункти 4.9 — 4.11 Положення №88 у редакції Наказу №467
Тож, аби оминути таку незручність, залишається тільки одне. Спочатку працівник заповнює авансовий звіт, у тому числі вносить запис до рядка «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі (грн, коп.) касовий ордер/платіжна інструкція», і тільки після її заповнення і того, як і решта необхідних рядків та граф авансового звіту заповнені, керівник накладає свій кваліфікований електронний підпис.
Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, зберігаються на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не має бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Порядку №88).
Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку саму юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Оригінал електронного документа має:
— давати змогу довести його цілісність та справжність
— або може бути наданий у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Тож електронний звіт має бути заповнений так, як був би заповнений авансовий звіт у паперовій формі.
Посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ).
При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене у порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронні документи).
Цілісність електронного документа перевіряють шляхом перевірки кваліфікованого електронного підпису (ст. 12 Закону про електронні документи).
Невиконання підприємством вимог до первинних документів та інших документів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання ДПС, є підставою для невизнання їх підтвердними документами такими органами.
Тож, як бачимо, додатковими довідками виправити недозаповнений авансовий звіт не вдасться.
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.13 Положення №88).
За неправильне оформлення первинних документів передбачено адміністративну відповідальність у вигляді штрафу від 8 до 15 н. м. д. г. (від 136 до 255 грн) та від 10 до 20 н. м. д. г. (від 170 до 340 грн) при повторному виявленні такого самого правопорушення протягом року (ст. 164-2 КУпАП).
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про електронні довірчі послуги — Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Наказ №239 — Наказ Міністерства фінансів України від 09.05.2023 №239 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року №841».
- Наказ №467 — Наказ Міністерства фінансів України від 28.12.2022 №467 «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (чинний з 09.03.2023).
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88.
- Порядок №841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841.