У разі відрядження на службовому легковому автомобілі (зокрема орендованому) до складу витрат платника податку відносять сплачені під час відрядження за кордон збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами, а також витрати, пов’язані зі стоянкою та паркуванням автомобіля під час відрядження, та витрати на придбання пально-мастильних матеріалів (далі — пального).
Щоб віднести до складу витрат на відрядження витрати на пальне, паркування та інший автомобільний клопіт, роботодавець повинен оформити використання такого автомобіля документально.
По-перше, має бути наказ на відрядження. Наказ про скерування працівника у відрядження — це обов’язковий документ. Саме у ньому встановлюють майбутній маршрут службової поїздки працівника та наводять інформацію щодо використання службового автомобіля. У наказі також потрібно зазначити: якщо працівник витратить у відрядженні власні кошти, зокрема на пальне або ремонт автомобіля, то працедавець відшкодує йому ці витрати за наявності підтвердних документів.
По-друге, має бути документ на списання пального. Позаяк типова форма подорожнього листа втратила чинність, то за бажання працедавці можуть розробити свою форму первинного документа для обліку використаного пального — відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.7 Положення №88.
Авансовий звіт. Повернувшись із відрядження, працівник зобов’язаний відзвітувати про витрати під час відрядження, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239). Проте обов’язок подання авансового звіту з 01.04.2023 встановлено у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Також пп. 170.9.4 ПКУ визначив випадок, коли авансовий звіт не подають!
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.
Прописано і нові строки складання авансового звіту. Тепер його складають до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше від дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, встановлені цим підпунктом, подовжуються ще на один календарний місяць.
Докладніше про це ми написали у статті, присвяченій складанню оновленої форми авансового звіту.
Проте, на нашу думку, роботодавець має право вимагати від працівників складати і надавати авансові звіти за кожним відрядженням, навіть таким, за яким закон звітування не вимагає. Просто для того, щоб установити уніфіковані прості правила документального оформлення відряджень та їхніх результатів.
І у будь-якому разі, подається авансовий звіт чи ні, працівник зобов’язаний надати документи, що підтверджують понесені витрати: фіскальні чеки з АЗС, акти і видаткові накладні зі СТО (у разі ремонтів), квитанції за паркування тощо. Фіскальні чеки на суму понад 240 грн з ПДВ не дадуть права на ПК з ПДВ згідно з пп. «б» п. 201.11 ПКУ. Для придбання пального можна використовувати паливні талони або паливні картки (але однаково таке придбання буде оформлено чеком від АЗС) .
Витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля під час відрядження, пов’язані з госпдіяльністю підприємства. Вони визнаються витратами в обліку — причому саме того виду, для якого здійснюється кожна конкретна поїздка. Наприклад, якщо відрядження пов’язане з відкриттям в іншому місті нової філії, то витрати на нього будуть адміністративними. Якщо мета поїздки — участь у виставці з рекламною метою, то витрати на експлуатацію автомобіля під час поїздки будуть збутовими (п. 18, п. 19 НП(С)БО 16 «Витрати»). Але якщо мета поїздки — благодійний захід, наприклад постачання допомоги населенню або ЗСУ, то витрати на експлуатацію автомобіля, так само як і решта витрат за таким відрядженням, у бухгалтерському обліку будуть іншими операційними витратами.
Причому решта витрат на службову поїздку визнаватиметься в обліку на дату затвердження авансового звіту (надання підтвердних документів). А от витрати на придбання пального стануть витратами в бухобліку лише на дату списання такого пального (про норми цього списання ми сказали вище), решта пального перебуватиме на балансі підприємства до списання.