Насамперед зауважимо, що не всі фахівці вважають легальним оформлювати службове використання автомобіля, який належить працівникові, шляхом виплати йому компенсації. Річ у тім, що сама така виплата ґрунтується лише на нормі КЗпП — ст. 125, яка говорить про компенсацію зносу інструменту. Автомобіль — це, безумовно, не інструмент, а про використання іншого майна працівника ця норма нічого не каже. А в ЦКУ така компенсація не передбачена, а плата за таке користування чужим майном називається орендною платою. Проте самі податківці не заперечують права роботодавця і працівника домовитися про таку компенсацію і не відмовляють роботодавцю у податковому кредиті за витратами, понесеними у зв’язку з експлуатацією такого автомобіля (див., наприклад, ІПК від 08.12.2017 г. №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК). Але обережні роботодавці можуть отримати з цього питання власну ІПК.
На практиці виплату компенсації за використання автомобіля, який належить працівникові, оформлюють по-різному: наказом керівника, передбачають у трудовому договорі (контракті) з працівником або укладають окремий договір.
У цих документах треба висвітлити, крім іншого, такі питання: дані автомобіля (марка, державний номер, рік випуску); питання технічного обслуговування і ремонту (хто саме і за чий кошт має здійснювати їх); розмір і порядок виплати компенсації. І треба пам’ятати, що такий автомобіль не переходить у володіння підприємства, а залишається у власності працівника. Щодо розміру компенсації, то вона визначається за домовленістю сторін і її розмір залежить від вартості автомобіля, нормативного строку його служби, строку та інтенсивності використання тощо.
Розраховувати компенсацію податківці радять у межах норм амортизації автомобіля (бо компенсація виплачується за зношення автомобіля). Для цього потрібно визначити вартість автомобіля на момент його передачі роботодавцю у використання та порядок розрахунку зносу (амортизації). Підтвердженням вартості автомобіля є документи на його купівлю, якщо він є новим, або експертний висновок, якщо він був в експлуатації. Амортизацію нараховують одним із методів, визначених п. 26 НП(С)БО 7 «Основні засоби».
Також радимо скласти наказ керівника підприємства про порядок використання автомобіля працівника у господарській діяльності підприємства з виплатою компенсації. Цим наказом встановлюють напрям використання автомобіля на підприємстві (з якою метою його використовуватимуть), порядок використання (хто саме ним користуватиметься); порядок оформлення документів про таке використання (наприклад, на підставі подорожніх листів) тощо.
Бухгалтерський облік. У бухгалтерському обліку рахунок для відображення витрат на компенсацію вартості використання авто працівникові залежить від напряму використання автомобіля (Д-т 23, 91, 92, 93 чи 94). За кредитом радимо використовувати рахунок 663 «Розрахунки з працівниками за іншими виплатами».
Податковий облік
Податок на прибуток. Вартість компенсації за користування авто, так само як і вартість придбаного і використаного у зв’язку з таким користуванням бензину, у бухгалтерському обліку потрапить до витрат підприємства у повній сумі. Розділ ІІІ ПКУ не передбачає коригувань фінрезультату у таких ситуаціях.
Податок на додану вартість. Позаяк власником автомобіля є фізособа — неплатник ПДВ, то, звісно, жодного податкового кредиту в сумі сплаченої компенсації або орендної плати підприємство не матиме.
Але якщо підприємство за договором здійснюватиме витрати на ремонти й утримання автомобіля, то матиме і податковий кредит на суми ПДВ, сплачені у ціні придбаних у зв’язку з цим товарів та послуг. І не визнаватиме податкового зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ в разі документального підтвердження використання автомобіля в господарській діяльності.
ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Сума компенсації за використання авто не належить до фонду оплати праці, вона є додатковим благом. Тому зі суми компенсації потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 1,5%. Ознака доходу в такому разі «126». А ось ЄСВ на такий дохід не нараховується (п. 11 р. І Переліку №1170).