Під таку інвентаризацію підпадає перевірка всього спектра розрахунків із працівниками. Алгоритм дій тут зрозумілий: звіряємо дані, наведені у бухобліку, з даними первинних документів.
Але це ще не все! Якщо на дату балансу є сальдо за такими розрахунками, треба перевірити й те, коли цей борг буде погашено. І якщо заплановані строки розрахунків порушено, слід подбати про усунення цього порушення.
Проте війна вносить свої корективи у цю процедуру. Ще у березні 2022 року Мінекономіки вважало , що війна як форс-мажор звільняє роботодавців із зони бойових дій від відповідальності за невиконання обов’язку платити зарплату вчасно.
Тоді було прийнято Закон №2136, у якому прямо сказано про відсутність відповідальності роботодавця у разі затримки у виплаті зарплати, якщо роботодавець доведе, що це порушення сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших обставин непереборної сили.
Водночас звільнення роботодавця від відповідальності за несвоєчасну оплату праці не звільняє його від обов’язку виплати заробітної плати. У разі неможливості своєчасної виплати заробітної плати внаслідок ведення бойові дії строк виплати заробітної плати може бути відтермінований до моменту відновлення діяльності підприємства.
Це, власне, і є пільга. На практиці вона означає, що за підсумками 2023 року у підприємства може бути прострочена кредиторська заборгованість із зарплати. Але без штрафів та інших неприємностей обійдуться лише ті з роботодавців, які зможуть довести, що саме бойові дії завадили їм вчасно виплатити таку зарплату.
Ще гірші наслідки зазвичай бували, якщо розрахунок проведено несвоєчасно з працівником, який уже звільнився. Адже у разі невиплати з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум у строки, зазначені в ст. 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація мають виплатити працівникові його середній заробіток (ст. 117 КЗпП). І тоді право працівника на звернення до суду з позовом про стягнення заробітної плати, яка йому належиться, не обмежується будь-яким строком.
Що з такими ситуаціями під час війни? Власне, на них поширюються ті самі правила, що й наведені вище. Якщо своєчасному розрахунку завадять бойові дії, то відповідальності за це роботодавець не несе. Але він має розрахуватися з працівником так швидко, як тільки зможе — щойно в нього з’явиться така можливість.
Якщо йдеться про борг за матеріальну шкоду, яку працівник завдав підприємству, то тут теж варто не відкладати справу з його відшкодування. Адже навіть якщо винну особу знайдено, щодо такої заборгованості існує строк давності. Для звернення власника або уповноваженого ним органу до суду з питань стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП).
Тож якщо підприємство своєчасно не подбало про стягнення такої суми, заборгованість з відшкодування треба буде списати — і це теж один із наслідків інвентаризації.
Бухоблік: при визнанні такої заборгованості роблять проведення Д-т 375 К-т 719 (746). При її списанні у зв’язку із закінченням строку давності — Д-т 944 К-т 375.
Щодо розрахунків із підзвітними особами слід врахувати таке. Якщо працівник винен підприємству кошти, отримані під звіт, їх відображають за дебетом субрахунку 372. Але у такої заборгованості є запланований строк погашення, встановлений пп. 170.9.3 ПКУ, до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки продовжуються на один календарний місяць.
Порушення цього правила робить отриманий аванс оподатковуваним доходом підзвітної особи. Тобто з нього слід нарахувати ПДФО та ВЗ і сплатити до бюджету. Якщо цього не було зроблено вчасно, це треба зробити за наслідками інвентаризації. Зверніть увагу: утримати ПДФО та ВЗ слід з інших доходів працівника. Розраховуючи ПДФО, треба застосовувати «натуральний» коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.