Можлива ситуація, коли підприємство має безперешкодний та безпечний доступ до запасів, але не вистачає персоналу для створення інвентаризаційної комісії і немає МВО, тож варто сказати дещо про організацію роботи із запасами та їх збереження під час війни, коли працівники змушені раптово полишати свої робочі місця.
Отже, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менше ніж три роки, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Керівник підприємства також зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку (ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік).
Далі читаємо Методрекомендації №2. Вони не є обов’язковими до виконання і можуть застосовуватися підприємствами, організаціями та іншими юрособами незалежно від форм власності (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) — п. 1.1 Методрекомендацій №2. Проте в цих методрекомендаціях містяться корисні настанови, які можна взяти до уваги.
Отже, приймання, зберігання, відпуск та облік запасів у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа (п. 4.3 та п. 4.4 Методрекомендацій №2).
Керівник підприємства затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск з місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства та отримання їх від інших підприємств (Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).
Для забезпечення ефективності використання запасів у виробництві здійснюється контроль використання запасів у порядку, в спосіб і строки, визначені керівником (власником) підприємства (п. 4.14 Методрекомендацій №2).
Як бачимо, в теорії вся відповідальність за збереження ТМЦ та організацію їх обліку покладається на керівника. Керівник, своєю чергою, визначає перелік посад МВО, які уповноважені на операції з ТМЦ та несуть матеріальну відповідальність за їх збереження. Проте воєнна практика вносить свої корективи.
Якщо МВО не може надалі виконувати свої обов’язки через евакуацію, вступ до ЗСУ або тероборони та з інших причин, потрібно за можливості подбати про те, щоб відповідальність за збереження ТМЦ була передана іншому працівникові належним чином: видано наказ про призначення нової МВО та проведено інвентаризацію, адже у разі зміни МВО інвентаризація є обов’язковою (п. 7 розділу І Положення №879).
Якщо МВО раптово не вийшла на роботу з будь-яких причин і більше немає кому передати відповідальність за збереження запасів (зокрема, якщо підприємство загалом призупинило роботу), керівник повинен узяти цю відповідальність на себе. На нашу думку, за цих умов також можна застосувати п. 8 Положення №879 і провести інвентаризацію запасів станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відновлено роботу підприємства, присутні члени інвентаризаційної комісії та МВО, і відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.