Основними документами для оформлення результатів інвентаризації цінностей відповідно до п. 14 розділу II Положення №879 є:
1) інвентаризаційні описи (акти інвентаризації);
2) звіряльні відомості;
3) протокол інвентаризаційної комісії.
Розгляньмо складання кожного з інвентаризаційних документів.
I. Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) — в описах зазначають матеріальні запаси за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухгалтерського обліку.
Iнвентаризаційні описи складають також:
1) на тару, інформацію про яку вносять за видами (скляна (пляшки, банки тощо), тканинна мішкова, інша жорстка тара (папір, деревина і комбіновані матеріали на їх основі з полімерним покриттям тощо), цільовим призначенням і якісним складом (нова; користована; така, що потребує ремонту, списання тощо). На тару, що стала непридатною, складають акт на списання із зазначенням причин псування (п. 4.5 розділу III Положення №879);
2) на активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі інвентаризаційні описи та звіряльні відомості, а їх копії передають власникові таких активів;
3) на запаси, що перебувають на складах інших підприємств, можна використовувати Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання, за формою №инв-5, затвердженою постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 №241 (далі — Постанова №241). В описі роблять посилання на відповідні документи про передачу таких запасів:
- на запаси, які перебувають у дорозі (ті, що відвантажені постачальником і не надійшли на підприємство на дату інвентаризації), можна скласти Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, за формою №инв-6, затвердженою Постановою №241;
- на товари (продукцію) відвантажені, але не оплачені покупцем у строк, можна використовувати Акт інвентаризації товарів відвантажених за формою №инв-4, затвердженою Постановою №241;
- на запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), на запаси, прийняті на відповідальне зберігання, у переробку тощо, можна оформити Iнвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, за формою, затвердженою Наказом №572, або описи за формою №инв-5, затвердженою Постановою №241;
4) під час інвентаризації запасів, прийнятих на відповідальне зберігання, записи до інвентаризаційного опису вносить інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) на підставі перевірки і перерахунку цінностей у натурі. Підставою для внесення до інвентаризаційного опису товарів і матеріалів, що зберігаються на складах інших підприємств, є документи, які підтверджують передачу цих цінностей на відповідальне зберігання (на комісію, переробку);
5) на запаси непридатні або зіпсовані складають окремий інвентаризаційний опис, в якому зазначають найменування цих запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливого використання з господарською метою;
6) на запаси, які під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства були відпущені зі складу, за умови якщо до моменту вибуття зі складу вони не були відображені в загальному інвентаризаційному описі (п. 9 розділу II Положення №879).
Підписані членами комісії та матеріально відповідальними особами інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії.
Зверніть увагу!
На МШП, які обліковують в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складають, а лише перевіряють їх фактичну наявність у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену при цьому нестачу предметів оформлюють актом.
II. Звіряльна відомість результатів інвентаризації — на підставі звірених бухгалтером інвентаризаційних описів із даними бухгалтерського обліку та у разі виявлення розбіжностей складають звіряльні відомості. Вартість лишків і нестач у звіряльних відомостях наводять за їх оцінкою в регістрах бухгалтерського обліку.
III. Протокол інвентаризаційної комісії — складають після закінчення інвентаризації. У ньому зазначають висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю запасів та даними бухгалтерського обліку, які наводять у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання. У протоколі фіксують: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо їх взаємозаліку внаслідок пересортиці, щодо списання нестач у межах норм природних втрат, а також наднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам (п. 1 розділу IV Положення №879).
Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є істотною для прийняття рішень щодо цінностей та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності. Після закінчення інвентаризації протокол передають на розгляд та затвердження керівникові. Протокол має бути затверджений протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.
Нагадаємо, що матеріали інвентаризації (акти, звіряльні відомості, протоколи) слід оформляти не менше ніж у двох примірниках (п. 21 розділу II Положення №879).
IV. За результатами інвентаризації керівник видає наказ.