Починає процедуру інвентаризації керівник підприємства. Саме він видає наказ про проведення річної інвентаризації.
У наказі керівника про проведення на підприємстві інвентаризації обов’язково має бути зазначено таку інформацію:
— строки проведення;
— дата, на яку проводиться інвентаризація;
— обсяги та предмет інвентаризації (в цьому випадку проводиться суцільна інвентаризація);
— причина (складання річної фінзвітності);
— склад інвентаризаційної комісії (якщо вона не затверджена окремим наказом);
— склад робочої інвентаризаційної комісії (за потреби).
Зразок наказу (фрагмент)
У зв’язку з підготовкою до складання та здачі річної фінансової звітності згідно п. 7, 10 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України №879 від 02.09.2014,
наказую:
1. Провести річну інвентаризацію:
— основних засобів та інші необоротних активів, в тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01. 10.2023;
— нематеріальних активів, у тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01.10.2023;
— незавершених капітальних інвестицій; коштів, що перебувають у касі, станом на 01.11.2023;
— товарно-матеріальних цінностей, продуктів харчування, м’якого інвентарю станом на 01.10.2023;
— малоцінних та швидкозношуваних предметів, у тому числі зданих у тимчасове користування стороннім організаціям або прийнятих від них, станом на 01.10.2023;
— розрахунків із дебіторами і кредиторами та інших статей балансу, які обліковуються на балансі і позабалансі станом на 01.10.2023;
— розрахунків із підзвітними особами і депонентами станом на 01.10.2023. Інвентаризацію провести в строк з 01.10.2023 до 20.12.2023.
2. Для проведення інвентаризації утворити постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі:
Голова комісії: ……
Члени комісії: …..
2.1. У зв’язку з великим обсягом робіт, які потрібно виконати в обмежений термін, при проведенні щорічної інвентаризації призначити інвентаризаційні комісії структурних підрозділів….
2.2. Інвентаризаційні комісії структурних підрозділів підпорядковані постійно діючій інвентаризаційній комісії і працюють під її безпосереднім керівництвом.
2.3. Інвентаризаційні комісії структурних підрозділів передають оформлені належним чином інвентаризаційні описи в розпорядження постійно діючої інвентаризаційної комісії не пізніше наступного дня після проведення інвентаризації.
3. Інвентаризацію провести в присутності матеріально-відповідальних осіб.
4. Матеріально відповідальним особам усі документи про рух матеріальних цінностей, їх списання і матеріальні звіти подати до відділу «Бухгалтерія» до 30.09.2023.
5. Відділу «Бухгалтерія» опрацювати до початку інвентаризації всі документи про надходження і видатки матеріальних цінностей та зробити відповідні записи в реєстрах синтетичного й аналітичного обліку.
6. Робочим інвентаризаційним комісіям:
— взяти розписку від матеріально відповідальної особи до початку інвентаризації, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності подані до відділу «Бухгалтерія», а також про оприбуткування і вибуття матеріальних цінностей;
— провести інвентаризацію цінностей за їх місцезнаходженням шляхом підрахунку, зважування, вимірювання за участі матеріально відповідальної особи, на зберіганні якої такі цінності перебувають, і після закінчення інвентаризації в триденний термін подати до центральної інвентаризаційної комісії протоколи засідання комісій;
— під час інвентаризації у разі потреби приймання і відпуску матеріальних цінностей керуватися пунктом 9 розділу II Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України» №879 від 02.09.2014;
— скласти акти інвентаризації, а також переліки об’єктів, що пропонуються до списання.
7. Інвентаризаційній комісії до 25 грудня 2023 року розглянути результати інвентаризації та подати пропозиції із впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням. Протокол інвентаризації надати директору ….. для затвердження.
8. Заборонити проведення інвентаризації у разі відсутності одного з членів робочих інвентаризаційних комісій.
9. Після зняття робочими інвентаризаційними комісіями фактичних залишків матеріальних цінностей, порівняння наявності зазначених цінностей з даними бухгалтерського обліку та в разі затвердження протоколу засідання робочої інвентаризаційної комісії дозволити головам робочих комісій приймати рішення про надходження та вибуття матеріальних цінностей.
10. Відповідальність за проведення інвентаризації покласти на керівників структурних підрозділів …..
11. Керівникам структурних підрозділів ознайомити з наказом голів, членів комісії і матеріально відповідальних осіб під підпис.
12. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Директор ….
Отже, цей наказ має містити інформацію про склад інвентаризаційної комісії. Хоча на практиці цей склад може бути затверджено й окремим наказом — це актуально у тому разі, якщо він не змінюється з року в рік.
Варто пам’ятати певні умови, яких необхідно дотримуватися при затвердженні складу інвентаризаційної комісії:
— матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні;
— забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки поспіль.
Якщо обсяг об’єктів інвентаризації доволі істотний і потребує значних трудових ресурсів, то на підприємстві можуть створюватися і робочі інвентаризаційні комісії.
Також Положенням №879 не заборонено залучати до складу інвентаризаційної комісії осіб, які не є працівниками чи засновниками підприємства. Проте позаяк такі особи виконуватимуть певну роботу, то такі відносини мають бути оформлені, зокрема, договорами ЦПХ.
Увага: члени та голова інвентаризаційної комісії несуть відповідальність згідно зі ст. 164-2 КУпАП, зокрема за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей.