Так, якщо ви подивитеся у зразок фрагменту наказу про інвентаризацію, то побачите в ньому розпорядження провести певну підготовку до перевірки. Це пов’язано з тим, що основною метою річної інвентаризації є не схопити за руку крадія і терміново припинити розкрадання або знищення активів юрособи, а перевірити правильність ведення бухгалтерського обліку і стан активів та зобов’язань.
На цьому етапі має бути здійснено:
— перевірку справності всіх ваговимірювальних приладів;
— завершення опрацювання всіх документів щодо руху активів та формування останніх на момент інвентаризації реєстрів прибуткових і видаткових документів або звітів про рух активів;
— визначення залишків на дату інвентаризації;
— групування активів, їх розсортування та розкладання за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку;
— візування головою інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) всіх прибуткових та видаткових документів, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
Безпосередньо перед фактичною перевіркою матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані до бухгалтерії, що всі цінності, які надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.