Підпункт «а» пп. 170.9.1 ПКУ містить перелік документів, що підтверджують понесення витрат, серед яких, зокрема:
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Для підтвердження витрачання коштів працівником за послуги, придбані через booking.com (іноземний інтернет-сайт) з оплатою їх за допомогою електронного платіжного засобу (в описаному випадку — особистою карткою), як пояснюють податківці у листі ДПС від 13.06.2018 №2584/6/99-99, можна використовувати:
1) виписку банку, що випустив платіжну картку, з якої списувалися кошти на оплату таких послуг;
2) відповідний документ, рахунок, квитанцію, товарний або касовий чек, квиток, талон тощо, отриманий від постачальника послуги.
Увага: карткою можна розрахуватися за зовнішньоекономічним договором у сумі, що не перевищує еквівалент 400 000 грн (ч. 1 ст. 20 Закону про фінмоніторинг).
Таким чином, документами, що підтверджують витрати і надання «booking»-послуг, можуть бути виписки банку з рахунку (як підтвердження факту бронювання номера у готелі), оригінал рахунка на проживання (який і підтвердить сам факт проживання працівника у відрядженні), рахунок на оплату комісії, видрукуваний з booking.com, тощо.
Крім того, працівникові доречним буде подати авансовий звіт з усіма документами, які підтверджують факт відрядження, зокрема ті, що підтверджують проведення платежу особистою карткою за бронювання готелю на користь booking.com.
Отже, на нашу думку, видрук документа про бронювання місця у готелі зі сайту booking.com та виписка з особистого карткового рахунку про сплату є тільки підтвердженням бронювання номера у готелі. А для підтвердження самого факту проживання потрібен оригінал рахунка або інший документ, що підтвердить це.
Оригінали документів — це найголовніше, бо на їх підставі роботодавець проводить такі витрати в обліку і відшкодовує працівникові. А видрук документа про бронювання за проживання у готелі зі сайту booking.com не те що не є оригіналом, — він, як уже зазначено, не підтверджує факту проживання. Навіть факт оплати цього не підтверджує, тому що працівник міг оплатити готель, але з якихось причин не заселитися до нього.
Якщо на підприємстві є своє затверджене положення про відрядження, яким передбачено відшкодування витрат на підставі видруку про бронювання за проживання у готелі зі сайту booking.com (без наявності рахунка з готелю в оригіналі), або ж такого положення немає, проте роботодавець прийняв рішення відшкодувати працівникові ці витрати, то позаяк відшкодовуватимуться витрати на проживання, не підтверджені оригіналом документа, то таке відшкодування буде для працівника додатковим благом згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ, з відповідним оподаткуванням.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про фінмоніторинг — Закон України від 06.12.2019 №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».