Строк зберігання документів згідно з ПКУ
За ПКУ строк зберігання становить 1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що їх складають платники податку на прибуток, а також юрособи-«єдинники» (пп. 44.3.2 ПКУ).
До речі, для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК), строк зберігання — 2555 днів (пп. 44.3.1 ПКУ).
Для решти документів — 1095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).
Наприклад, ТОВ перебуває на ЄП групи 3 (5%) і подає звітність поквартально. Строк подання декларації з ЄП за третій квартал 2022 року — 09.11.2022.
Тож строк 1825 днів для документів, на підставі яких складалася декларація, починає відлічуватися з 09.11.2022. Граничний строк зберігання таких документів — 08.11.2027.
Але на період карантину, який почався 12.03.2020, а потім і воєнного стану цей строк призупинено. Карантин скасовано з 01.07.2023. А згідно з новою редакцією пп. 69.9 підр. 10 розд. ХХ ПКУ строк, призупинений на період воєнного стану, знову поновлено з 01.08.2023.
Це означає, що для документів за наведеним вище прикладом строк призупиняється з 09.11.2022 до 31.07.2023. Таким чином, строк 1825 днів слід починати відлічувати з 01.08.2023. Граничний строк зберігання документів буде — 30.07.2028.
Але ПКУ передбачає строк зберігання документів тільки для потреб оподаткування. Проте, крім ПКУ, питання зберігання документів регламентуються й іншими нормативними документами, про що далі.
Строк згідно з Переліком №578/5
Перелік №578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовують для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Відповідно до п. 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку №578/5).
Але встановлено різні терміни зберігання типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів (пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку №578/5).
І ще: знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється (п. 2.13 Переліку №578/5).
У примітках до окремих документів зазначено, що встановлений строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки державними податковими органами тощо.
Наприклад, якщо первинний документ складено в третьому кварталі 2022 року і він використовувався для складання декларації з ЄП групи 3 (5%), а строк зберігання такого документа згідно з Переліком №578/5 три роки, причому податкова перевірка за цей період проведена, то відлік строку зберігання такого документа починається з 01.01.2023 і завершується 31.12.2025.
Але з урахуванням норм ПКУ, які ми навели вище, цей документ слід зберігати до 30.07.2028.
Щодо цього в ІПК ДПСУ від 19.07.2023 №1969/ІПК/99-00-21-02-02-06 читаємо: питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа виходячи з приписів Переліку №578/5 та з урахуванням вимог пунктів 44.3 та 44.4 ПКУ.
Тобто, визначаючи строк зберігання, потрібно враховувати як норми ПКУ, так і норми Переліку №578/5. І орієнтуватися на той строк, який настає пізніше.
Процедура знищення документів
Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності (п. 6 Порядку №1004).
Експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи (п. 3 Порядку №1004). Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Документи для знищення оформляють актом. Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, наведено в додатку 7 до Правил №16. Акт про вилучення документів для знищення складають у двох примірниках на всі справи установи загалом.
Далі цей акт подають на затвердження до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради). Затверджений комісією акт затверджується керівником підприємства (організації, установи) — і лише після цього виникає право знищувати відібрані документи.
Знищити документи можна в різний спосіб. Деякі власники передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу паперової макулатури, переданої для переробки. Дату здавання документів, їх вагу та номер накладної фіксують в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства. Якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний або якщо власник не бажає витрачатися на перевезення макулатури, вони можуть бути спалені, про що в акті роблять позначку.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.
- Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 №1004.
- Правила №16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву від 16.03.2001 №16.