Що з обмеженнями стосовно кількості днів щорічної основної відпустки під час війни?
Справді, під час дії воєнного стану надання відпусток регулюється статтею 12 Закону №2136. Вона каже таке.
У період дії воєнного стану надання працівникові щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.
Отже, відразу й відповідаємо: обов’язку для роботодавців не відпускати працівників у щорічні основні відпустки немає! Особливо це питання непокоїло педагогів — тож МОН уже надало роз’яснення щодо цього (див. «ДК» №26/2023).
А от право не відпускати у щорічну основну відпустку більш як на 24 дні на рік у роботодавця є! Проте зароблені, але не використані дні такої відпустки не пропадуть!
По-перше, якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше ніж 24 календарні дні, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану.
По-друге, абсолютно так само, як і раніше, у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до статті 24 Закону про відпустки.
Що ж до решти правил надання щорічної основної відпустки, то їх ніхто не скасував і ці відпустки надаються й оформляються так само, як і раніше.
Дехто може сказати: зачекайте, а як же норми ст. 7 Закону №2136?
Справді, у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин визначається роботодавцем самостійно. Бо зрозуміло: якщо підприємство розташоване на тимчасово окупованій території або в зоні бойових дій, про оформлення документів згадуєш в останню чергу.
Проте навіть воєнний стан не звільняє роботодавця від обов’язку забезпечити ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
На думку автора, це стосується і відпусткових. Якщо надається оплачувана відпустка, її треба оформити документально як належить: графік відпусток (або заява, якщо відпустка надається поза графіком), наказ, розрахункова відомість про нарахування відпусткових, платіжний документ про їх виплату. Втім, до питання про відпусткові ми ще повернемося.
Які відпустки є щорічними, крім основної відпустки?
Згідно зі ст. 4 Закону про відпустки, до складу щорічних відпусток входять:
— основна відпустка. Її тривалість становить не менше ніж 24 календарні дні за календарний рік. Проте згідно зі ст. 6 Закону про відпустки деяким категоріям працівників (вугледобувної, металургійної, електроенергетичної, лісової промисловості, педагогічним та науковим працівникам і т. д.) надається основна щорічна відпустка у більшому розмірі;
— додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці. Тривалість такої відпустки — до 35 календарних днів за календарний рік (ст. 7 Закону про відпустки). Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ (див. додаток 1 до постанови КМУ від 17.11.1997 №1290);
— додаткова відпустка за особливий характер роботи. Згідно зі ст. 8 Закону про відпустки, ця відпустка надається у двох видах:
1) у розмірі до 35 календарних днів за календарний рік окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних та геологічних умовах і умовах підвищеного ризику для здоров’я. Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ (див. додаток 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 №1290);
2) у розмірі до 7 календарних днів за календарний рік працівникам із ненормованим робочим днем. Список посад, робіт і професій, на яких працівникам встановлюється ненормований робочий день, встановлюється колективним договором, угодою;
— інші відпустки, передбачені чинним законодавством.
Зверніть увагу: щорічні додаткові відпустки, встановлені ст. 4 Закону про відпустки, надаються пропорційно до фактично відпрацьованого часу (п. 9 Порядку №16).
Також такі додаткові відпустки надаються понад щорічну основну відпустку (ст. 10 Закону про відпустки). Щоправда, надання таких відпусток є можливим тільки на одній із підстав, яку обирає сам працівник. I лише працівники, які працюють на роботах, посадах або професіях, що у додатках 1 і 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 №1290 виділені знаком (*), мають право на додаткові відпустки з обох підстав.
Чи вплинула війна на порядок надання щорічних додаткових відпусток? Чи потрібно для їх надання складати графік, чи вони надаються за заявою працівника у будь-який потрібний йому час?
У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (ст. 12 Закону №2136). Щоправда, це правило не працює щодо щорічних основних відпусток.
Отже, у щорічній додатковій відпустці під час воєнного стану можуть відмовити повністю, але це не обов’язково! Тобто вирішує роботодавець, і то лише у випадку, якщо його підприємство є об’єктом критичної інфраструктури.
Якщо ж ні, працівники мають право використати такі щорічні оплачувані відпустки і під час воєнного стану. І це добре, адже переносяться на наступні періоди (та компенсуються при звільненні), крім щорічної основної відпустки, лише щорічні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 24 Закону про відпустки). Решта, якщо їх не використати в році, за який вони мають надаватися, згоряють.
Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання щорічних відпусток встановлюється графіком. Проте у ст. 10 Закону про відпустки не сказано, що графік треба складати лише для основних щорічних відпусток. Таким чином, надання протягом календарного року всіх видів щорічних відпусток має бути розплановане заздалегідь.
Зверніть увагу!
Статтею 10 Закону про відпустки встановлено спеціальні правила для надання щорічних відпусток, як основної, так і додаткових, для деяких категорій працівників. Тож, складаючи графік і потім фактично надаючи щорічні відпустки, слід врахувати особливості, наведені у ст. 10 Закону про відпустки.
Крім того, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, працівники деяких пільгових категорій мають право на надання щорічних відпусток усіх видів у бажаний для них час (або у період, визначений законом), незалежно від графіка відпусток. Це той випадок, коли навіть якщо період надання щорічної відпустки був заздалегідь установлений графіком, працівник має право змінити такий період за самостійним рішенням на будь-який потрібний для нього час, а працедавець зобов’язаний надати такому працівникові цю відпустку саме у цей період. Підставою для складання наказу про відпустку в такому разі буде заява працівника.
Як правило, графік затверджується наказом керівника. Водночас конкретний період надання щорічної відпустки погоджується між працедавцем та працівником. Якщо працівник не виявляє бажання змінити період, зазначений у графіку, його відправляють у відпустку за графіком, письмово повідомивши про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (заява працівника про надання такої відпустки не потрібна). Як оформляється зміна періоду надання відпустки, встановленого графіком відпусток, розглянемо докладніше нижче.
Як надається щорічна відпустка зовнішньому сумісникові? Чи зобов’язаний працедавець за сумісництвом надавати таку відпустку на той період, на який її надано за основним місцем праці?
За бажанням працівника-сумісника відпустка за неосновним місцем праці надається одночасно з відпусткою за основним місцем праці (ст. 10 Закону про відпустки). І така відпустка повної тривалості може бути надана за бажанням працівника навіть на першому році роботи на підприємстві, причому без дотримання умови, що такий сумісник уже відпрацював 6 місяців безперервно на цьому підприємстві.
А якщо тривалість щорічної відпустки, що надається підприємством, на якому працівник працює за сумісництвом, менша за тривалість відпустки за основним місцем праці, такому працівникові за його бажанням надається відпустка без збереження заробітної плати на строк до закінчення відпустки за основним місцем праці (п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки).
На жаль, Закон про відпустки не містить норми, яка б пояснювала, чи працівник повинен надавати будь-які документи, що підтверджують факт надання відпустки за основним місцем праці і тривалість такої відпустки. Не встановлює законодавство й обов’язку працедавця за основним місцем праці повідомляти такі відомості за неосновним місцем праці працівника. На нашу думку, достатньо вказівки працівником-сумісником у його заяві про надання відпустки на те, що відпустку він просить надати у зв’язку з відпусткою за основним місцем праці. Проте, щоб уникнути запитань під час перевірки дотримання трудового законодавства контролюючими органами, не зайвим буде, якщо за згодою працівника до заяви про надання згаданих вище відпусток він додасть довідку довільної форми з основного місця праці із зазначеними відомостями.
Що робити, якщо на період щорічної відпустки припадають святкові або неробочі дні? Чи вважаються вони частиною відпустки, чи виплачуються відпусткові за такі дні? Чи відпустка подовжується на кількість таких днів? Як правильно скласти наказ на відпустку за період, на який припадають святкові та неробочі дні?
Позаяк воєнний стан триває, то діють і тимчасові норми Закону №2136 щодо святкових та неробочих днів. А саме: під час воєнного стану норми ст. 73 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки — не застосовуються!
Що це означає? Що при визначення періоду надання щорічної відпустки ті дні, які ми звикли вважати державними святами та неробочими днями (їх перелік наведено у ст. 73 КЗпП), вважаються звичайними днями. Подовжувати відпустку на їх кількість, яка припадає на період відпустки, не треба. Ця вимога ще повернеться, але тільки після закінчення воєнного стану.
Як діяти у 2023 році? Наприклад, якщо працівникові встановлено щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні і він хоче нею скористатися з 21.06.2023, раніше ми б пам’ятали, що 28.06.2023 — День Конституції України (святковий день згідно зі ст. 73 КЗпП). І цей святковий день до періоду відпустки не увійшов би (фактично працівник відпочивав би 25 днів, але відпусткові йому було б нараховано за 24 дні).
Але у 2023 році так не буде — відпочиватиме такий працівник рівно 24 календарні дні. І, щоб скористатися відпусткою у повному обсязі, працівник повинен написати у заяві (а працедавець — у наказі) «надати щорічну основну відпустку з 21.06.2023 на 24 календарні дні». При цьому днем виходу працівника на роботу буде 15.07.2023.
Що таке «щорічна додаткова відпустка працівникам, які мають дітей»? Якими документами підтверджується право на таку відпустку?
Згідно зі ст. 19 Закону про відпустки, щорічне право на додаткову відпустку у розмірі 10 календарних днів мають такі категорії працівників:
— жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15-ти років. Для отримання права на таку відпустку працівниця подає працедавцю копії свідоцтв про народження дітей;
— жінки, які мають дитину з інвалідністю підгрупи А I групи. Для отримання права на відпустку працівниця подає працедавцю висновок лікувально-контрольної комісії про встановлення інвалідності дитини;
— одинокі матері або батьки, які виховують дитину без матері (у т. ч. у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі). Одиноким батьком або матір’ю слід вважати чоловіка/жінку, які не перебувають у шлюбі і який/яка у свідоцтві про народження дитини записаний як її батько/матір; вдівця/вдову, розлученого чоловіка, який виховує дитину без матері (або розлучену жінку, яка виховує дитину без батька);
— опікуни. Для підтвердження права на відпустку працівник повинен надати копії документів про встановлення опіки та копію свідоцтва про народження дитини;
— прийомні батьки (один із них). Для отримання права на таку відпустку працівник подає копії документів про усиновлення дитини та копію свідоцтва про народження дитини. Позаяк право скористатися такою відпусткою надається лише одному з прийомних батьків, потрібно подати довідку або про те, що другий із прийомних батьків не користувався протягом календарного року такою відпусткою, або зазначити у заяві, що він не працює.
Підтвердні документи
Документом, який підтверджує статус одинокої матері чи одинокого батька, наприклад, можуть бути: рішення суду про позбавлення відповідача батьківських прав; ухвала суду або постанова слідчого про розшук відповідача у справі за позовом про стягнення аліментів; акт, складений соціально-побутовою комісією, створеною первинною профспілковою організацією чи будь-якою іншою комісією, утвореною на підприємстві, в установі, організації, або акт дослідження комітетом самоорганізації населення, в якому за словами сусідів (за наявності їх підписів у акті) підтверджується факт відсутності участі батька/матері у вихованні дитини; довідка зі школи (дитячого садка) про те, що батько/матір не бере участі у вихованні дитини (не спілкується з учителями, не забирає дитину додому, не бере участі в батьківських зборах) тощо.
Дитиною у цьому випадку (за винятком тих дітей, для яких ст. 19 Закону про відпустки встановлено вік, що дає право батькам на додаткову відпустку) вважається особа віком до 18 років (ст. 1 Закону №2402 і ст. 2 Закону №2811). Звичайно, якщо згідно з чинним законодавством така особа не набуває прав повнолітньої раніше.
Якщо працівник має право на таку відпустку з кількох підстав, наприклад мати трьох дітей, одна з яких є особою з інвалідністю підгрупи А I групи, їй надається така додаткова відпустка у розмірі, що не перевищує 17 календарних днів.
Цей вид відпустки не віднесено ст. 4 Закону про відпустки до складу щорічних відпусток, але згідно зі ст. 19 Закону про відпустки надається щороку. І право на таку відпустку батьки мають незалежно від відпрацьованого на підприємстві часу — відпустка надається кожного календарного року протягом періоду, в якому працівник має на неї право. Навіть того року, в якому дитина досягає віку, після якого батьки вже не матимуть права на додаткову відпустку за ст. 19 Закону про відпустки, вона працівникам надається, бо частину цього календарного року вони на неї мали право.
Зверніть увагу!
Згідно зі ст. 20 Закону про відпустки, така додаткова відпустка надається понад щорічні відпустки, встановлені ст. 6 — 8 цього Закону, і щорічні відпустки, встановлені іншими нормативними актами. Вона може переноситися і подовжуватися у порядку, встановленому (у передбачених випадках) ст. 11 Закону про відпустки.
На жаль, під час війни зібрати зазначені вище документи непросто. Ба більше, працівники, які залишилися на окупованих територіях, подекуди не мають і свідоцтв про народження, виданих легітимними органами влади.
Проте Мінекономіки у листі від 08.06.2023 №4706-05/27237-09 наголосило, що документи, видані окупантами про факт народження дитини, юридичну силу мають. Отже, право на відпустку на дітей дають. Втім, це варто окремої розмови, і коментар до цього листа ви зможете прочитати у наступному номері нашого журналу.
Нормативна база
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.1996 №504/96‑ВР «Про відпустки».
- Закон №2136 — Закон України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
- Закон №2402 — Закон України від 26.04.2001 №2402-ІІІ «Про охорону дитинства».
- Закон №2811 — Закон України від 21.11.1992 №2811-XII «Про державну допомогу сім’ям з дітьми».