Придбання пального для автотранспорту

Два варіанти придбання пального на АЗС

«Життєвий цикл» пального у СГ має такий вигляд:

1) придбання пального в бак авто або в каністру з подальшим заправлянням авто з каністри;

2) робота авто на цьому пальному;

3) списання фактично витраченого пального.

Кожен етап має своє документальне оформлення.

Ми розглянемо самий початок — придбання пального для роботи автотранспорту, коли пальне придбавається вроздріб на АЗС і заправляється в бак автотранспорту або у каністри через паливно-роздавальні колонки (ПРК). Не розглядатимемо придбання пального в оптового постачальника та його зберігання в ємностях на території суб’єкта господарювання.

Суб’єкт господарювання (СГ) у цій статті — це підприємство або ФОП. Питання щодо обліку витрат і, як наслідок, документального оформлення придбання пального є актуальним лише для підприємств, ФОПів на загальній системі та для ФОПів — платників ЄП за ставкою 3% з реєстрацією платником ПДВ. Для ФОПів — платників ЄП та неплатників ПДВ цей матеріал не актуальний.

Отже, придбання пального з метою не перепродажу, а кінцевого споживання — це придбання в рамках роздрібної торгівлі. А роздрібна торгівля пальним здійснюється через АЗС.

З погляду АЗС продаж пального через ПРК — це роздрібний продаж пального, а з погляду СГ таке придбання пального можна організовувати у два способи:

— водії автомобілів заправляються на будь-якій АЗС без укладання договорів із постачальниками пального;

— СГ укладає договір про придбання пального з постачальником, і в межах цього договору водії автомобілів заправляються тільки на тих АЗС, що належать цьому постачальникові. Такі договори можна укладати з одним або кількома постачальниками пального.

Відпуск пального автозаправними станціями регламентується Інструкцією №281.

Придбання пального на АЗС без укладання договору

Це найпростіший варіант придбання пального, але він не завжди уможливлює придбання пального зі знижками. У цьому разі пальне придбаває підзвітна особа, оплачує його готівкою або платіжною карткою через POS-термінал на АЗС. Документом, що підтверджує придбання пального, є чек РРО, що його видає оператор АЗС. Підзвітна особа, яка придбала пальне, повинна надати чек РРО до бухгалтерії юрособи або ФОПу.

За новою редакцією пп. 170.9.4 ПКУ, з 1 квітня 2023 року авансовий звіт подають лише у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тоді, коли сума виданих коштів підзвітній особі не перевищує витрат на придбання пального, авансовий звіт можна не подавати, але підзвітна особа однаково повинна надати чек про придбання пального. Строки, коли цей чек слід надати до бухгалтерії юрособи, залежать від форми оплати пального — готівкою чи карткою:

— якщо підзвітна особа отримала готівку на придбання пального, вона повинна надати чек та залишок готівки наступного робочого дня після придбання пального — див. п. 19 Положення №148;

— якщо підзвітна особа оплатила пальне власною або корпоративною карткою чи за рахунок готівки, знятої з картки, вона повинна надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому придбано пальне (пп. 170.9.3 ПКУ).

Але для потреб відображення придбаного пального в бухобліку юрособи такий великий строк звітування не підходить. Якщо пальне в баку автомобіля починає витрачатися одразу ж після його придбання, його потрібно вчасно оприбуткувати. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, а це означає, що принаймні до кінця поточного місяця підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії чек про придбання пального на АЗС. Ці строки «конфліктують» і з правилами оподаткування ПДВ: якщо СГ — платник ПДВ отримує податкові накладні на такі чеки, то в його інтересах стежити за тим, аби підзвітні особи зберігали та подавали до бухобліку всі чеки до закінчення поточного місяця. Втім, якщо податкової накладної на чеки не буде, то й права на ПК з ПДВ за такими чеками теж не буде.

Якщо пальне придбаває працівник ФОПа, то ситуація має такий вигляд:

— у разі придбання пального за готівку працівник подає ФОПу чек на придбане пальне. Позаяк ФОПи не мають кас, то п. 19 Положення №148 на цей випадок не поширюється, відповідно встановленого строку звітування тут не передбачено. Головне, щоб ФОП міг врахувати цей чек у своїй звітності — в декларації про майновий стан або в декларації з ПДВ;

— якщо ФОП перерахував кошти працівникові на його особисту картку і працівник оплатив пальне з цієї картки або зняв готівку і придбав пальне за рахунок цієї готівки, то тут теж працює норма пп. 170.9.3 ПКУ, що працівник повинен надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому придбано пальне;

— якщо ФОП — платник ПДВ і отримує податкові накладні на такі чеки, то в його інтересах стежити за тим, аби працівники зберігали та надавали до обліку всі чеки на придбання пального до кінця звітного місяця.

Отже, чек РРО, виданий оператором АЗС підзвітній особі, підтверджує факт придбання пального через підзвітну особу. З 1 квітня 2023 року до такого чека вже не потрібно складати авансовий звіт.

Приклад 1 ТОВ має два службові автомобілі. З каси ТОВ видали готівку водію для придбання пального в сумі 2 000 грн. Наступного дня водій заправив автомобіль (авто 1) на 40 л бензину за ціною 45 грн/л, а невикористані 200 грн повернув до каси. Директор ТОВ має корпоративну картку, з якої придбав 50 л бензину за ціною 48 грн/л для заправлення свого автомобіля. Цього самого дня водій та директор надали до бухгалтерії чеки на придбання пального. Податкових накладних на ці чеки немає, тож суму ПДВ відносять на вартість придбаного пального (п. 9 НП(С)БО 9).

Облік придбання пального показано у таблиці 1.

Таблиця 1

Придбання пального через підзвітну особу

За результатами цих операцій ТОВ має в бухобліку залишок придбаного пального на рахунку 203: в баку авто 1 — 40 л на суму 1 800 грн та в баку авто 2 — 50 л на суму 2 400 грн.

Позаяк ФОПи не ведуть бухобліку, у них факт придбання пального підтверджує чек РРО, виданий АЗС.

Придбання пального за договором із постачальником

Якщо СГ (юрособа або ФОП) укладає договір із постачальником пального, то розрахунки за пальне здійснюються безготівково та без участі підзвітних осіб. У цьому разі автомобілі можуть заправлятися на АЗС за відомостями, талонами та паливними картками.

Заправлення за відомостями. Кількість відпущеного пального фіксується у відомості, яку ведуть на АЗС, що підтверджується підписами оператора АЗС та водія. Форму відомості №16-НП затверджено у додатку 16 до Інструкції №281. На підставі відомостей про відпуск нафтопродуктів АЗС виписують зведені відомості-рахунки за марками нафтопродуктів та цінами, встановленими протягом місяця. Робиться це не рідше ніж один раз на місяць. У рахунках обов’язково зазначають кількість та загальну вартість відпущених нафтопродуктів, у т. ч. ПДВ.

Звіряють розрахунки зі споживачами за відпущені нафтопродукти щомісяця не пізніше п’ятого числа місяця, наступного за звітним (пп. 10.3.2.2 Інструкції №281).

Заправлення за талонами. За такої форми закупівлі СГ сплачує постачальникові передплату за певну кількість пального. На суму передплати видаються талони на ПММ. Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона, проте він обов’язково має містити серійний та порядковий номери.

Цей спосіб купівлі палива передбачає укладення договору з постачальником на попередню купівлю певної кількості, обсягу пального, із зазначенням його виду. При цьому, як правило, оплата за таке пальне відбувається до його фактичного отримання покупцем, а вид, ціна та кількість фіксуються на момент його оплати. Покупець заправляє автомобілі на підставі виданих постачальником талонів. Передачу самих бланків талонів оформлюють відповідним актом приймання-передачі.

У договорі також встановлюють, в які терміни та яким чином постачальник повинен буде оформити факт передачі пального покупцеві. Адже під час заправляння використаний талон залишається на АЗС (талон не є первинним документом, а отже, не може підтвердити факт купівлі палива). Заправлення за талонами відображають у змінному звіті АЗС (форма №17‑НП, затверджена як додаток 14 до Інструкції №281). Такий змінний звіт із доданими до нього талонами потрапляє з АЗС до бухгалтерії постачальника.

Передача передоплаченого пального покупцеві (не саме фактичне заправлення ТЗ на АЗС за талоном, а передача з балансу постачальника на баланс покупця) відбувається, як правило, за видатковими накладними.

Покупець пального веде облік передоплаченого пального на окремому аналітичному субрахунку або за окремим субконто, наприклад: Д-т 203/1 «Пальне на складі» К-т 203/2 «Талони на пальне» на вартість того палива, яке отримали за талонами. Накладні на постачання пального складають на підставі зведених даних за звітами АЗС, переданими до бухгалтерії. Періодичність складання таких накладних встановлюють договором.

Відпуск нафтопродуктів за паливними картками. Такими картками можна скористатися як на території України, так і за кордоном. Причому як на АЗС компанії, що випустила таку картку, так і на АЗС іншої компанії, що приймає такі картки до обслуговування. У випадку такого виду заправлення АЗС видає водієві чек РРО на кількість та вартість відпущеного пального.

Якщо з постачальником пального укладено договір, то між сторонами протягом звітного місяця формується такий пакет документів:

— виставляється рахунок для попередньої оплати певної номенклатури пального;

— податкова накладна на суму попередньо сплачених коштів за пальне з номенклатурою згідно з виставленим рахунком, якщо покупець — платник ПДВ;

— періодично (цей період погоджується сторонами у договорі) формується видаткова накладна на пальне, в якій відображається фактично отримане пальне. Часто таким періодом є місяць;

— кожне окреме заправлення автомобіля на АЗС підтверджується чеком РРО, що його видає оператор АЗС;

— якщо асортимент фактично відвантаженого пального відрізняється від асортименту, зазначеного у рахунку та у ПН на переодплату, постачальник складає РК до податкової накладної, в якому слід змінити номенклатуру пального.

Постачальник має право складати зведені ПН, якщо придбання пального за договором відповідає ознакам ритмічного постачання. Про зведені ПН на ритмічні постачання ми розповіли в «ДК» №32/2018 і №20/2019.

Приклад 2  ТОВ уклало договір із постачальником пального та передоплатило 1 000 л бензину за ціною 42 грн/л, у т. ч. ПДВ — 7 грн. Ціна без ПДВ — 35 грн/л. На суму передоплати ТОВ отримало 50 талонів на 20 л кожний. За звітний місяць використано 14 талонів для заправляння автомобілів ТОВ на АЗС постачальника. Облік цих операцій показано у таблиці 2.

Таблиця 2

Придбання талонів на пальне та заправлення автомобілів

Позаяк ФОПи не ведуть бухобліку, то у них витрати на придбання пального за договорами з постачальниками підтверджуються виписками банку за касовим методом на дату оплати. Видаткові накладні від постачальника пального не підтверджують витрат ФОПа, а лише конкретизують, за що саме сплачено. У ФОПів — платників ПДВ за банківськими виписками та накладними визначається дата виникнення права на податковий кредит (п. 198.2 ПКУ).

Про списання пального з балансу внаслідок використання див. у «ДК» №19/2023.

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
• Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
• Інструкція №281 — Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.2008 №281/171/578/155.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
• НП(С)БО 9 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 20.10.1999 №246.