Корпоративна картка на підприємстві й у ФОПа

Корпоративна картка — це інструмент, яким користується як великий, так і малий бізнес. Які правила використання цих карток діють нині в Україні? Як бухгалтер має відображати в обліку операції за допомогою корпоративних карток?

Чим регулюються операції з корпоративними картками

На сьогодні ці операції проводяться з урахуванням постанови НБУ від 05.11.2014 р. №705. Адже саме нею затверджено Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням (далі — Положення №705).

Отже, корпоративна картка насправді — це корпоративний (бізнесовий) електронний платіжний засіб. А пластикова картка — це лише форма носія такого платіжного засобу.

Користувач має право використовувати корпоративну картку для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з банком-емітентом. А ще за допомогою корпоративної картки можна отримувати готівку (в касі банку або за допомогою банкомата тощо). I, безумовно, корпоративні картки часто використовуються для забезпечення працівників коштами на відрядження як по Україні, так і за кордон.

Проте є й обмеження! Використовувати корпоративні (бізнесові) електронні платіжні засоби для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги забороняється. Цю заборону ми докладно проаналізували в «ДК» №51-52/2019.

Хто може використовувати корпоративну картку

З 1 липня 2021 року ці правила уточнили.

Тепер власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право використовувати корпоративну картку, емітовану до його рахунку, та зобов'язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішньобанківськими правилами та умовами договору з емітентом.

Власник рахунку несе відповідальність за використання корпоративних (бізнесових) електронних платіжних засобів під час здійснення платіжних операцій.

Що це означає на практиці? Рахунок у банку, відкритий для здійснення господарської діяльності, має тепер будь-яке підприємство чи ФОП. Але корпоративні картки має не кожен із них. По суті, емітувати такі картки чи ні, справа добровільна, і про це банк та клієнт домовляються у відповідному договорі.

Наприклад, підприємство має можливість здійснювати безготівкові платежі за допомогою системи «клієнт-банк». А зняти готівку можна і в касі банку за чеком. Проте за допомогою корпоративної картки зробити це значно зручніше.

Але корпоративною карткою користується певна фізособа, якій суб'єкт господарювання довіряє зробити це. I кому дати цю картку в користування, вирішує сам власник рахунку. Про це він зобов'язаний повідомити банк, який емітував картку!

Якщо картку використовуватиме працівник власника рахунку, то чи оформляти таке право внутрішнім документом, чи ні, вирішувати самому суб'єкту господарювання. На практиці бувають випадки, коли картка зберігається, наприклад, у директора і надається іншим працівникам на короткий період для разових операцій. Тому часто директор або ФОП не розуміє, нащо витрачати час на оформлення наказу. Але наша порада — документувати все! А якщо такі операції проводить одна і та сама особа часто, то, можливо, варто прописати це в її посадовій інструкції. I не забуваймо, що працівник, який скористався карткою, має надати авансовий звіт (про що далі).

Буває і так, що корпоративна картка надається непрацівникові, але довіреній особі, яка виконує платежі на користь суб'єкта господарювання. Тоді правила користування карткою прописують у договорі з такою фізособою.

I не забувайте, що про те, кому ви довірили користуватися карткою, треба повідомити банк! У якій формі і як швидко, — про це ви мусите домовитися у договорі з банком.

Як робимо платежі за допомогою корпоративної картки

Нині є безліч сайтів і сторінок в Iнтернеті, які пропонують товари, роботи і послуги з можливістю розрахуватися за них платіжною карткою. I продавця не цікавить, яка це буде картка — корпоративна чи ні.

А ще пластиковою карткою можна розрахуватися у будь-якому звичайному магазині, де встановлено POS-термінал.

Отже, той, кому надано корпоративну картку, здійснює за її допомогою платіж. Це відображається у виписці з рахунку, до якого емітована ця картка. Тож бухгалтер, який здійснює облік коштів за рахунками суб'єкта господарювання, швидко побачить списання коштів.

Але це ще не все. Адже той, хто витратив кошти за допомогою корпоративної картки, має скласти і надати роботодавцю (навіть якщо це директор!) авансовий звіт.

Зверніть увагу!

До речі, щоб отримати корпоративну картку (в пластиковій формі) з банку, представникові суб'єкта господарювання потрібна довіреність. З 1 липня 2021 року довіреність на отримання електронного платіжного засобу може бути засвідчена уповноваженим працівником банку, якщо вона складається в банку в присутності фізособи — власника рахунку. Така довіреність додаткового засвідчення не потребує. Тобто ФОП може оформити таку довіреність на свого представника просто в банку.

Як отримуємо готівку за допомогою корпоративної картки

Як правило, це робиться за допомогою банкомата (хоча ринок подібних послуг поступово розширюється).

Згідно з п. 20 Положення №148 фізособи, які одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Та подають до бухгалтерії установи/підприємства авансовий звіт разом із документами про понесені витрати. Але це ще не все!

Разом з авансовим звітом треба подати й документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала).

Тобто, як і раніше, довірена особа, яка отримує підзвітні кошти за допомогою банкомата, зобов'язана додати до авансового звіту документ із такого банкомата про одержання.

Як використовуємо корпоративну картку під час відрядження

Якщо працівник є держателем корпоративної картки і підприємство перераховує на неї певну суму коштів на відрядження або господарські витрати, ця операція ще не є видачею працівникові підзвітних коштів — це просте переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка і буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку. Обидві ці операції, по суті, є видачею працівникові підзвітних коштів безпосередньо з рахунку підприємства: Д-т 372 К-т 311.

У виписці за картрахунком видно лише зняття певної суми готівки або списання коштів через POS-термінал теж у певній сумі. Кому та за що було заплачено, — цієї інформації у виписці немає. При цьому працівник отримає або квитанцію банкомата про зняття готівки, або квитанцію POS-термінала про списання коштів з картрахунку.

Квитанція банкомата про зняття готівки не має цінності для бухгалтера підприємства, бо не відповідає ознакам первинного документа. Квитанція POS-термінала не дає жодної інформації про те, що саме було придбано під час здійснення розрахункової операції. Тож кошти з картрахунку списують в обліку підприємства на підставі банківської виписки.

Підтвердні документи

Про фактичне здійснення витрат у відрядженні або господарських витрат з корпоративної картки свідчитимуть стандартні документи: касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків із працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів.

Як складаємо авансовий звіт

Про правила його складання ми писали не раз — див., наприклад, «ДК» №23-24/2019, №3/2021.

Тому скласти авансовий звіт проблеми не буде. Але є дві речі, на які слід звернути увагу.

По-перше, до авансового звіту треба додати документи, які підтверджують понесені витрати. Які це мають бути документи?

Якщо розрахунок здійснювався офлайн, підзвітна особа, яка розрахувалася карткою, додає до авансового звіту фіскальний чек. Якщо розрахунок був готівкою, отриманою за допомогою картки в банкоматі, то до авансового звіту додають чек із банкомата і розрахункові документи (фіскальний або товарний чек, квитанцію тощо).

А от якщо розрахунок здійснювався на інтернет-сайті, з підтвердженням витрат розрахунковим документом можуть бути проблеми. Добре, якщо продавець товару разом із ним надішле і фіскальний чек. А якщо ні? Чи достатньо в цьому разі виписки банку, де видно здійснений платіж? Сподіваємося, що так, хоча це банк роботодавця, а не працівника.

А коли йдеться про електронні квитки, то треба враховувати специфіку підтвердження витрат на їх придбання. Про те, які документи слід надати разом з авансовим звітом у цьому разі, ми розповідали в «ДК» №43/2018.

По-друге, для тих, хто використовує підзвітні кошти за допомогою платіжних карток, важливими є строки подання авансового звіту.

Зазвичай строки прості: за пп. 170.9.2 ПКУ це 5 банківських днів після завершення цивільно-правової дії (здійснення платежу) або відрядження.

Але пп. 170.9.3 ПКУ встановлює і спеціальні строки:

а) якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

б) якщо під час службових відряджень відряджена особа застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання авансового строку не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити його до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Отже, якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, авансовий звіт вона подає до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження.

Якщо відряджений працівник розраховувався карткою у відрядженні, то авансовий звіт слід надати не пізніше 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець (підприємство або ФОП) може продовжити його до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А ось якщо оплата здійснювалася до початку відрядження (або його взагалі не було, і йдеться про звичайну цивільно-правову дію на користь власника рахунку), то відзвітувати треба протягом 5 банківських днів.

Приклад 1 Підприємство-роботодавець переказує на корпоративний рахунок 12000 грн підзвітних коштів та дає доручення працівникові придбати канцтовари, каву та цукор. Працівник придбав канцтовари в магазині на суму 10600 грн, за які розрахувався карткою, а також каву та цукор в іншому магазині за готівку на суму 1080 грн. Від магазину канцтоварів працівник отримав фіскальний чек РРО та квитанцію POS-термінала про списання коштів з картки, а від продуктового магазину — тільки фіскальний чек РРО, адже там був готівковий розрахунок. Про зняття готівки працівник отримав чек із банкомата.

Усього використано: 10600 + 1080 = 11680 грн, а невикористані 320 грн працівник повернув до каси готівкою. Кошти надійшли на рахунок 30.08.2021 р., авансовий звіт разом з підтвердними документами було надано 03.09.2021 р.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці 1.

Таблиця 1

Відображення в бухобліку використання готівки, знятої з корпоративної картки (до прикладу 1)

Розрахунки з нерезидентами

Суб'єкти господарювання — резиденти можуть розраховуватися з нерезидентами за допомогою корпоративних карток. Але тільки у межах незначного розміру.

Згідно з п. 32 Положення №2 суб'єкти господарювання — резиденти (юрособи та фізособи-підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту (імпорту) товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначного розміру.

Нині такий розмір встановлює ст. 20 Закону про фінмоніторинг, і він становить 400 тис. грн.

Тобто ваш працівник може придбавати для підприємства товари за кордоном (за допомогою Iнтернету) або ж привозити із закордонного відрядження придбані там для роботодавця ТМЦ. Порушення порядку ЗЕД-розрахунків не буде, якщо вартість придбаного за одним договором в один день не перевищуватиме 400 тис. грн!

Документальне оформлення такої операції та її бухгалтерський облік будуть аналогічними, як і щодо операцій у межах України. Проте особливості, звісно, будуть.

Слід пам'ятати, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції.

I якщо виплачується аванс (ідеться про отримання коштів під звіт, яке в цьому разі виникає на дату оплати за допомогою корпоративної картки), витрати визнають за курсом НБУ на дату виплати. Це немонетарна стаття балансу (п. 4 НП(С)БО 21), тому далі її не перераховують і курсових різниць не визнають.

Проте монетарною статтею балансу є іноземна валюта на банківському рахунку.

Якщо корпоративна картка емітована до інвалютного рахунку, то курсова різниця виникне під час списання таких коштів з рахунку (це буде різниця між курсами НБУ на дату зарахування цих коштів на рахунок або, якщо це було пізніше, на дату останнього балансу та на дату списання).

Якщо корпоративна картка емітована до гривневого рахунку, то банк, щоби провести розрахунок, продає власникові рахунку інвалюту і проводить оплату нею нерезиденту. Проте на банківській виписці буде відображено рух гривні (будуть списані витрати на придбання такої валюти за комерційним курсом). Отже, курсової різниці не буде, а далі, на дату подання авансового звіту, витрати вже не перераховують.

Приклад 2 Працівникові, що скеровується у закордонне відрядження з адміністративною метою, надано корпоративну картку зі сумою 300 доларів США на рахунку. Курс на дату зарахування валюти становив 27,50 грн. Після повернення із відрядження працівник надав авансовий звіт у сумі 250 доларів США (добові і проїзд у громадському транспорті). Курс оплати коштами становив 27,55 грн.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці 2.

Таблиця 2

Відображення в бухобліку використання корпоративної картки в закордонному відрядженні (до прикладу 2)

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон про фінмоніторинг — Закон України від 06.12.2019 р. №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».
• Положення №2 — Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. №2.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
• Положення №705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою НБУ від 05.11.2014 р. №705.
• НП(С)БО 21 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Мінфіну від 10.08.2000 р. №193.

Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»