У якій формі ФОПу на загальній системі оподаткування потрібно вести облік доходів та витрат? Як заповнювати її? Скільки зберігати і як виправляти помилки? Що робити зі старими книгами обліку?
Нагадаємо, що Мінфін Наказом №261 затвердив:
— типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність;
— Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність.
Типову форму треба використовувати вже з 16 липня. З цієї дати стару книгу обліку доходів та витрат вести неможливо.
У новій типовій формі враховано наявність обов'язкових відомостей, визначених у ст. 177 та 178 ПКУ.
При цьому у ФОПів з'явилась можливість включення до витрат амортизаційних відрахувань з веденням їх обліку та відображенням у типовій формі (для цього було розроблено спеціальний додаток до цієї типової форми).
Водночас норми Наказу №261 не передбачають будь-яких додаткових дій фізосіб-підприємців та фізосіб, які провадять незалежну професійну діяльність, під час використання типової форми, крім виконання вимог ПКУ. Тобто реєструвати таку форму в ДПС не потрібно. Потрібно просто її заповнювати і робити це вчасно.
На підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Паперова чи електронна форма: на вибір фізособи
Правила обрання форми ведення обліку доходів та витрат установлено розділом I Порядку №261. Зокрема, облік доходів і витрат ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету.
У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді самозайнята особа зобов'язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Виправлення вносяться шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов'язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету самозайнята особа зобов'язана отримати ЕЦП. Після його отримання така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.
У типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від'ємне або додатне значення.
Порядок ведення типової форми
Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат ФОПами та самозайнятими особами, встановлено розділом II Порядку №261.
На першому аркуші форми зазначають: прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які за релігійними переконаннями відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті).
Алгоритм заповнення табличної частини:
1) у графі 1 проставляють дату запису. Записи ведуть у хронологічному порядку;
2) у графі 2 відображають суму доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема кошти, що надійшли на поточний рахунок, до каси платника податків та/або отримано готівкою, суму заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Уже не йдеться про необхідність підбивання підсумків за місяці, квартали та рік;
3) у графі 3 зазначають суму повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати;
4) у графі 4 — суму, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3);
5) у графах 5 — 10 відповідно наводять інформацію про документально підтверджені витрати, пов'язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності:
— у графі 5 — реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом/з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг);
— у графі 6 — вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності;
— у графі 7 — суму витрат на оплату праці фізосіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру;
— у графі 8 — суму податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов'язані з господарською діяльністю/незалежною професійною діяльністю;
— у графі 9 — суму інших витрат, пов'язаних з одержанням доходу/провадженням незалежної професійної діяльності;
— у графі 10 — суму амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов'язковим для заповнення. Тобто у новій формі для кожного виду витрат відведено окрему графу;
6) у графі 11 — суму чистого оподатковуваного доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4), та сумою документально підтверджених витрат, пов'язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).
У пункті 2 розд. II Порядку №261 зазначено, що ФОПи, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до витрат і доходів суми ПДВ, що входять до ціни придбаних або проданих товарів (робіт, послуг).
Не включаються до доходу ФОПів суми акцизного податку з реалізованих суб'єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів.
Строк зберігання типової форми та інші нюанси
Типова форма зберігається у самозайнятої особи протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому зроблено останній запис.
Дані обліку доходів і витрат заповнюють наростаючим підсумком у гривнях із копійками та використовують для заповнення річної податкової декларації про майновий стан і доходи.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов'язана на вимогу ДПС надати засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді у порядку, встановленому податковим законодавством. Ці нюанси прописані п. 3 — 5 розд. II Порядку №261.
Податківці — про електронні копії документів
...платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів в електронному вигляді, зобов'язані під час проведення перевірки надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета такої перевірки.
При цьому зазначаємо, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Порядком не зазначено, який саме вигляд має копія. Тож для її створення слід буде враховувати загальні рекомендації. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронні документи). Тобто, по суті, це роздруківка електронного документа з підписами осіб, які його склали, засвідчена печаткою (за наявності). Так роз'яснював і Офіс великих платників податків ДФСУ.
Що робити зі старими книгами обліку?
У Порядку №261 про строк зберігання та скасування реєстрації старих книг нічого не сказано. Відповідно, скасовувати реєстрацію точно не потрібно. А ось позбуватися самої книги не можна. Адже податківці, найімовірніше, вказуватимуть на необхідність її зберігання не менше 1095 днів з дня подання декларації, для складення якої вона використовувалася. Таке роз'яснення ДПС надавала щодо книг обліку фізосіб-«єдинників», та, найімовірніше, для «загальників» не буде винятків.
Як заповнювати додаток щодо обліку амортизаційних відрахувань ОЗ та НМА?
У Порядку №261 є окремий розділ III щодо обліку амортизаційних відрахувань ОЗ та НМА.
Згідно з ним, облік амортизаційних відрахувань за бажанням платника ведеться окремо за кожним об'єктом та розраховується відповідно до встановленої форми згідно з додатком до типової форми:
1) у графі 1 зазначають порядковий номер запису;
2) у графі 2 — групу основних засобів/нематеріальних активів, встановлену пп. 177.4.9 ПКУ;
3) у графі 3 — назву об'єкта основних засобів/нематеріальних активів;
4) у графі 4 — реквізити документа, який підтверджує факт придбання/самостійного виготовлення основних засобів/нематеріальних активів. Такими документами можуть бути акт приймання-передачі, акт приймання-здачі, фіскальний чек, вантажна митна декларація, видаткова накладна та інші первинні документи, що підтверджують придбання/ самостійне виготовлення основних засобів/нематеріальних активів;
5) у графі — реквізити документа, який підтверджує, що об'єкт основних засобів/нематеріальних активів став придатним для корисного використання (експлуатації). Таким документом, зокрема, може бути акт введення в експлуатацію;
6) у графі 6 — строк корисного використання (експлуатації) об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, самостійно установлений фізособою-підприємцем, але не менше від мінімально допустимого строку корисного використання об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, установленого пп. 177.4.9 ПКУ;
7) у графі 7 — первісну вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується. Первісна вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується, складається з витрат на придбання основних засобів/нематеріальних активів або витрат на самостійне виготовлення основних засобів, реконструкцію, модернізацію та інші види поліпшення основних засобів (крім поточного ремонту) без урахування ПДВ;
8) у графі 8 — річну суму амортизації, що визначається діленням первісної вартості об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується (графа 7), на строк корисного використання об'єкта основних засобів/нематеріальних активів (графа 6);
9) у графі 9 — місячну суму амортизації, що визначається діленням річної суми амортизації (графа 8) на 12;
10) у графах 10 — 12 відповідно — розрахунок амортизаційних відрахувань звітного періоду:
— у графі 10 — вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на початок звітного періоду. Щодо основних засобів/нематеріальних активів, придбаних/самостійно виготовлених у поточному звітному періоді, показують первісну вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів, яка амортизується (графа 7), щодо основних засобів/нематеріальних активів, придбаних/самостійно виготовлених у попередньому звітному періоді, — вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на кінець попереднього звітного періоду (графа 12);
— у графі 11 — суму амортизаційних відрахувань, яка визначається множенням місячної суми амортизації (графа 9) на кількість місяців корисного використання (експлуатації) у звітному періоді. Підсумкова сума амортизаційних відрахувань за звітний період переноситься до графи 10 типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізособами-підприємцями і фізобами, які провадять незалежну професійну діяльність;
— у графі 12 — вартість об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на кінець звітного періоду, яка визначається як різниця між вартістю об'єкта основних засобів/нематеріальних активів на початок звітного періоду (графа 10) та сумою амортизаційних відрахувань (графа 11).
Наголосимо, що до типової форми обліку у графу 10 переносять підсумкове значення рядка 11 додатка до типової форми. Цей додаток хоча й прописано, що не є обов'язковим, але фізособа-підприємець, який самостійно прийняв рішення щодо нарахування амортизації ОЗ, мусить заповнювати його. Проте податківці наразі не надавали роз'яснень щодо цього.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про електронні документи — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Наказ №261 — Наказ Мінфіну від 13.05.2021 р. №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення».
- Порядок №261 — Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Мінфіну від 13.05.2021 р. №261.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»