Уряд затвердив новий порядок ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього. Як очікується, з 1 травня 2021 року така інформація має замінити звичні паперові листки непрацездатності. Як виплачувати лікарняні та декретні за нових умов?
Кабмін Постановою №323 виклав у новій редакції Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього (Порядок №328).
Ця постанова набрала чинності з дня її опублікування (9 квітня) та застосовується з 01.05.2021 року.
Саме тому вже з 09.04.2021 р. втратили чинність розпорядження КМУ від 15.09.1993 р. №721 та від 12.08.1994 р. №605. Ними були затверджені форма листка непрацездатності і склад робочої групи, яка розробляла проєкти актів законодавства з питань призначення та виплати допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.
Однак це застарілі нормативні акти. Діючі ж зразок і технічний опис листка непрацездатності та Інструкція про його заповнення, затверджені спільним наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП та ФСС НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406, а також Інструкція №455, цією постановою не скасовані. Що й зрозуміло, адже вони були затверджені іншими органами, а не Кабміном.
Втім, у міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади є тримісячний строк на те, щоби привести власні нормативно-правові акти у відповідність до Постанови №323. Швидше за все, зміни внесуть і до Закону №1105 (про що ми розповімо наприкінці статті).
Зараз же ми поговоримо про новий Порядок ведення Електронного реєстру листків непрацездатності, який діятиме з 1 травня 2021 року. Як він впишеться у звичний алгоритм виплати лікарняних та декретних? Як вплине на оформлення кадрової документації? Розгляньмо докладніше.
Функції листка непрацездатності
Якщо виходити з того, що ми знаємо, то листок непрацездатності — це багатофункціональний документ.
По-перше, він фіксує тимчасову втрату працездатності і містить діагноз. Таким чином, і сама фізособа, і її роботодавець можуть дізнатися про те, що зі здоров'ям працівника щось не гаразд, і отримати загальне уявлення про те, що саме. Подробиць щодо перебігу лікування роботодавець, звісно, не дізнається (це персоніфіковані і захищені законом відомості), але виходячи з досвіду і важкості захворювання, він зможе спланувати, скільки працівник хворітиме і чи потрібно знайти йому тимчасову заміну.
По-друге, він є виправданням працівника, бо пояснює його відсутність на робочому місці і неможливість виконання ним трудових обов'язків та наказів керівника. Останнє важливо навіть тепер, коли багато працівників перейшли на надомну або дистанційну роботу. Адже навіть коли працівник хворіє вдома, він все ж таки хворіє, а отже, цілком можливо, що фізично не може працювати. При цьому наявність листка непрацездатності гарантує працівникові збереження робочого місця — за ст. 40 КЗпП з ініціативи роботодавця звільнення можливе, лише якщо стан здоров'я перешкоджає продовженню цієї роботи (а це треба довести!) або ж якщо лікарняний триває більше ніж 4 місяці поспіль.
Увага!
Трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у разі нез'явлення працівника на роботу протягом більш ніж чотирьох місяців поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено тривалішого строку збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні. За працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності (п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
По-третє, він є підставою для збереження середнього заробітку працівника, тобто для виплати йому лікарняних або декретних. При цьому згідно з ч. 1 ст. 31 Закону №1105 та п. 30 Порядку №1266 оригінал листка непрацездатності подається за основним місцем роботи, а за сумісництвом надається його копія і довідка про розрахунок лікарняних (декретних) за основним (та іншими) місцем роботи, де вже було нараховано такі виплати за цим листком непрацездатності.
Як усі ці дуже важливі функції будуть реалізовані в електронній формі?
Електронний листок непрацездатності
З 1 травня листок непрацездатності — це сформований (виданий) програмними засобами Реєстру на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, і зареєстрований за єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності у Реєстрі електронний документ, що є підставою для звільнення від роботи, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг відповідно до законодавства про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (пп. 2 п. 2 нового Порядку).
Отже, планується ввести в обіг певний електронний документ, який виконуватиме як мінімум дві з наведених вище функцій — звільнятиме від роботи і буде підставою для збереження середнього заробітку. Але який він матиме вигляд і що з нього можна буде дізнатися?
Електронний реєстр листків непрацездатності
Усі листки непрацездатності формуватимуться на підставі інформації з Реєстру.
Як зазначено у п. 4, 5 Порядку, вести цей Реєстр буде Пенсійний фонд України (далі — ПФУ). Як передбачається, при цьому відбуватиметься інформаційний обмін між Національною службою здоров'я України (НСЗУ), ПФУ та ФСС. Вони в Порядку №328 мають назву «суб'єкти інформаційного обміну». А ще інформацію з цього Реєстру надаватимуть Держпраці.
Інформація з Реєстру подаватиметься до ризик-орієнтованої інформаційно-аналітичної системи Фонду соціального страхування.
Інформація з Реєстру, що надаватиметься Держпраці, міститиме відомості про посилання на нещасний випадок на виробництві, професійне захворювання в обсязі, необхідному для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві.
Страхувальники (тобто роботодавці) і застраховані особи (тобто фізособи, працівники) згадуються окремо.
Адже за п. 7 Порядку ведення Реєстру передбачає:
1) створення записів у Реєстрі;
2) оброблення в Реєстрі інформації про листки непрацездатності;
3) формування єдиного реєстраційного номера листка непрацездатності;
4) пошук відомостей у Реєстрі;
5) внесення змін до Реєстру;
6) передачу інформації між суб'єктами інформаційного обміну, інформаційну взаємодію їхніх інформаційно-телекомунікаційних систем;
7) формування повідомлень суб'єктам інформаційного обміну, застрахованим особам, страхувальникам;
8) надання відомостей з Реєстру застрахованим особам, страхувальникам, Держпраці;
9) використання довідників і класифікаторів державних реєстрів, а також Національного класифікатора НК 025:2019 «Класифікатор хвороб та споріднених проблем охорони здоров'я», україномовного варіанта Міжнародної класифікації первинної медичної допомоги ICPC-2-E;
10) функціонування порталу послуг для забезпечення доступу до інформації, що обробляється в Реєстрі, отримання відомостей з Реєстру, періодичне оприлюднення інформації з Реєстру.
Тобто алгоритм такий: на підставі медичного висновку інформація про тимчасову втрату працездатності вноситься до Реєстру. Їй присвоюється унікальний номер (який далі буде вважатися єдиним реєстраційним номером листка непрацездатності), за яким цю інформацію можна буде знайти у Реєстрі.
Про те, що така інформація потрапила до Реєстру, очевидно, зацікавлена особа, наприклад працівник, має дізнатися на підставі повідомлення, отриманого від ПФУ. Але якщо перед цим ця фізособа не була зареєстрована на сайті ПФУ і не має власного Електронного кабінету, жодних повідомлень вона не отримає. Взагалі цьому питанню в оновленому Порядку №328 не приділено достатньо уваги. У ньому алгоритм дій подається так, ніби зацікавлені особи вже знають, що такий запис до Реєстру внесено, і далі їм треба просто знайти цей запис і отримати витяг про нього з Реєстру.
Запис, який вноситься до Реєстру, міститиме досить багато інформації (її перелік наводиться у п. 10 Порядку). При цьому можна виокремити:
- персональні дані фізособи, зокрема й діагноз. Тобто першу функцію цей запис виконує;
- період тимчасової непрацездатності (звільнення від роботи). Це виконання другої функції;
- щодо третьої функції, то електронний листок непрацездатності буде підставою для виплати лікарняних та декретних. При цьому у записі відображатиметься й інформація щодо оплати їх роботодавцями і ФСС або ж результати документальної перевірки від ФСС щодо обґрунтованості видачі та подовження таких листків.
Тобто один запис міститиме весь загальний масив інформації щодо конкретного листка непрацездатності. І все це зберігатиметься у Реєстрі.
Що отримують при цьому роботодавці і працівники?
У вигляді витягу в електронній формі надаватиметься інформація з Реєстру, що містить відомості про:
- реєстраційний номер облікової картки платника податків;
- період і причину непрацездатності.
Зверніть увагу!
Ця інформація надаватиметься тільки особі, якої зазначені відомості стосуються. А її страхувальнику (тобто роботодавцю) — лише за період перебування особи у трудових відносинах із ним.
Надання інформації теж має свою особливість — воно здійснюватиметься лише через Електронні кабінети застрахованої особи та страхувальника на порталі послуг.
Наразі маємо ось такий сервіс на сайті ПФУ. Зараз він вимагає наявності електронного підпису та реєстрації на цьому сайті.
Передбачається, що інформація з Реєстру міститиме актуальні на дату і час її формування відомості, що обробляються, або відомості про відсутність інформації за визначеними ідентифікаторами пошуку. Надаватиметься така інформація (результат пошуку) у вигляді витягу, з обов'язковим присвоєнням індексного номера, фіксацією дати і часу формування.
А якщо працівник або роботодавець бажає отримати цю інформацію на папері?
Така можливість буде, і, як передбачає п. 16 Порядку №328, для цього потрібне усне звернення.
Працівникові для цього доведеться з'явитися до територіального органу ПФУ особисто з пред'явленням:
- документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
- або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус;
- та документа, що підтверджує реєстраційний номер облікової картки платника податків, або свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування чи пенсійного посвідчення.
Якщо буде залучено посередника, він, крім одного із зазначених документів, має надати ще й документ, який підтверджує його повноваження (довіреність).
Для роботодавця аналогічно. Якщо вам потрібен лікарняний на папері, щоб його отримати, доведеться скерувати до ПФУ будь-якого зі своїх працівників (не обов'язково того, на кого цей лікарняний оформлено!) або іншу особу, наприклад юриста. Зі собою такий представник повинен мати два документи: довіреність і паспорт (або інші аналогічні документи).
Частина інформації з Реєстру буде публічною
Доступ до частини інформації з Реєстру буде вільним, не потребуватиме електронної ідентифікації користувача на порталі послуг. Але це буде лише знеособлена, тобто не персоніфікована, інформація!
Інформацією з Реєстру, що підлягає оприлюдненню, буде:
1) єдиний реєстраційний номер листка непрацездатності, дата його відкриття, продовження, закриття, відомості щодо перевірки обґрунтованості його видачі (у разі проведення);
2) кількість, причини, середня тривалість зареєстрованих листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров'я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
3) кількість необґрунтовано виданих і продовжених листків непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, закладами охорони здоров'я, особами, що засвідчили тимчасову непрацездатність;
4) кількість днів тимчасової непрацездатності за місяць, квартал, рік, за адміністративно-територіальними одиницями, страхувальниками;
5) суми допомоги, виплачені на підставі листків непрацездатності, за місяць, квартал, рік, за страхувальниками.
А далі що?
Якщо виходити з тих нормативних актів, які діють на момент написання цієї статті, далі роботодавець мав би діяти за вже знайомими правилами.
1. Комісія (уповноважений) із соцстрахування розглядає листок непрацездатності та виносить рішення щодо його оплати.
2. Бухгалтерія розраховує суму лікарняних/декретних.
3. За потреби отримання фінансування від ФСС складається відповідна заява-розрахунок, у якій наводяться дані щодо листка непрацездатності, який оплачується, тощо.
Але міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади доручено у тримісячний строк привести власні нормативно-правові акти у відповідність до Постанови №323. Тому в знайомій процедурі можливі зміни. Наскільки кардинальними вони будуть, ви дізнаєтеся з наших наступних новин.
Поки що очевидно проблемними залишаються кілька запитань.
Що з паперовими листками непрацездатності?
Новий Порядок №328 прописаний таким чином, що старі паперові лікарняні в ньому навіть не згадуються. А у визначенні листка непрацездатності чітко зазначено про його електронну форму. Чи означає це, що з 1 травня 2021 року старі бланки лікарняних взагалі не будуть складатися лікарями і видаватися фізособам?
Однозначно сказати не можна.
По-перше, тому що для того, щоб складати і надсилати до Реєстру медичні висновки в електронній формі, лікарям має бути забезпечено технічні можливості. Якщо простіше — має бути розроблено і діяти певне програмне забезпечення, доступ до якого має бути у всіх лікарів, та забезпечено постійний зв'язок із сервером Реєстру. МОЗ пообіцяв повідомити про цю подію в себе на сайті. Тому про точну (а не за Постановою №323) дату всеукраїнського запуску електронних лікарняних МОЗ повідомить окремо. Але, як обіцяють, це буде дуже скоро.
Слід зазначити, що існує проєкт наказу МОЗ «Деякі питання формування та видачі медичних висновків про тимчасову непрацездатність». Він має встановити правила, як лікарі будуть оформлювати медичні висновки в електронній формі. От він і має скасувати Інструкцію №455, але поки що це лише проєкт.
А поки відповідних технічних можливостей не буде, як зазначено у цьому проєкті, лікарі складатимуть листки непрацездатності за старою формою і правилами заповнення та видачі.
По-друге, жодних перехідних положень щодо оплати старих листків непрацездатності в розроблених наразі проєктах нормативних і законодавчих актів не міститься. І це виглядає так, що про старі паперові лікарняні або забули, або взагалі не бажають згадувати.
Зокрема, новий проєкт змін до Закону №1105, розміщений на сайті Мінсоцполітики, передбачає повну відмову від старих паперових лікарняних (на бланках суворої звітності, які діють зараз), і теж без перехідного періоду, а також критерії обґрунтованості видачі електронних листків непрацездатності. Щоправда, наразі цей проєкт не знаходить великої підтримки у роботодавців та у профспілок (через збільшення періоду тимчасової непрацездатності, яку має оплачувати роботодавець за власний рахунок). Тож чи стане він законом, покаже лише час.
Але якщо змін до Закону №1105 не внесуть, старі лікарняні ще про себе нагадають. Адже, як не крути, а працівник має певний час, щоб надати їх роботодавцю, — навіть Закон №1105 передбачає, що оплата лікарняних/декретних відбувається, якщо звернення надійшло не пізніше дванадцяти календарних місяців з дня відновлення працездатності, встановлення інвалідності, закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами. Тобто ще рік цілком легально паперові лікарняні будуть в обігу в Україні, якщо до Закону №1105 не буде внесено змін.
А що із сумісниками?
Наприкінці нагадаємо про ще одне питання, яке ми висвітлювали на початку статті.
Зараз, щоб отримати лікарняні або декретні за сумісництвом, треба надати копію листка непрацездатності та довідку про середню зарплату. Як вплине на це правило введення електронних листків непрацездатності?
Якщо не будуть внесені відповідні зміни до Закону №1105 та Порядку №1266, то поява електронних лікарняних нічого не змінить. Хіба що за основним місцем роботи треба буде робити не копію листка непрацездатності на бланку суворої звітності, а копію витягу з Реєстру таких листків.
Проте ми сподіваємось, що обов'язок надавати такі копії з працівників знімуть. Адже у роботодавця за сумісництвом теж буде можливість отримати такий витяг з Реєстру!
А ось чи скасують довідку про середню зарплату — тут питання спірне. Можливо, що інформації з Реєстру про оплату листків непрацездатності за основним місцем (та іншими місцями) роботи для розрахунку лікарняних та декретних за сумісництвом не вистачить. Якщо так, то цю довідку не скасують. Тобто тут усе залежатиме від того, наскільки докладною буде інформація в Реєстрі і як швидко змінять чинне законодавство.
Наразі і копію листка непрацездатності, і довідку роботодавцю має надати працівник-сумісник.
Висновки
А з електронними лікарняними ситуація наразі є такою. Щойно з'явиться технічна можливість, лікар робитиме медичні висновки в електронній формі та надсилатиме їх ПФУ. Пенсійний фонд робитиме запис у Реєстрі, якому присвоюватиме унікальний номер. З цього моменту можна вважати, що електронний листок непрацездатності вже є.
І працівник, і роботодавець зможуть отримати витяг з Реєстру як в електронній, так і в паперовій формі. Цей витяг, тобто сформовані таким чином відомості з Реєстру, й будуть тим, що ми далі називатимемо «електронний листок непрацездатності». Саме він буде підставою для звільнення від роботи й отримання декретних та лікарняних.
Звісно, статус оригіналу листка непрацездатності матимуть або електронний, або паперовий документ, отриманий від ПФУ (засвідчений відповідними підписами працівників Фонду). Роздрук витягу, отриманого в електронній формі, матиме статус лише копії.
І далі вже з цим витягом роботодавець проходить знайоме коло операцій, яке ми нагадали вище.
Нормативна база
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.1999 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Інструкція №455 — Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. №455.
- Постанова №323 — Постанова Кабінету Міністрів України від 31.03.2021 р. №323 «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких актів Кабінету Міністрів України».
- Порядок №328 — Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.04.2019 р. №328.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. №1266.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»