Податківці в ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06 (див. «ДК» №16/2021) розповіли про обов'язкові терміни, протягом яких мають зберігатися первинні документи на підприємстві. Водночас наголосили: навіть якщо термін минув, просто так знищувати документи не можна.
Податківці у коментованій ІПК розглянули питання щодо правомірності знищення підприємством документів за період до 31.12.2014 р. (тобто документів, термін зберігання яких минув).
ДПС зазначила, що у загальному порядку, згідно з п. 6.6 та 6.7 Положення №88, строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства.
Зокрема, якщо говорити про первинні документи, які стосуються діяльності суб'єктів господарювання, то податківці радять звертатися до Переліку №578/5.
Наприклад, більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше ніж:
- 3 роки за умови, що контролюючі органи завершили їх перевірку;
- 5 років, якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції.
Для документів, що стосуються нарахування зарплати та кадрової документації, строк зберігання значно більший — 75 років.
Також Переліком №578/5 встановлено, що строки зберігання завжди обчислюються з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Тому, наприклад, відлік строку зберігання документів, завершених діловодством у 2014 році, розпочинається з 01.01.2015 р. Якщо строк зберігання такого документа становить 3 роки, то він закінчується 01.01.2018 р.
Водночас терміни зберігання типових документів, встановлені в Переліку №578, є мінімальними, тож у разі потреби підприємство може такі строки збільшити.
Крім того, для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3 та 44.4 ПКУ.
Пунктом 44.3 ПКУ передбачено обов'язок зберігати первинні документи (документи, пов'язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менше ніж 1095 днів (2555 днів — для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.
У разі неподання декларації — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — не менше ніж 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
Отже, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком №578/5. Але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.
У яких випадках термін зберігання подовжується (за ПКУ)?
Зазначені вище терміни зберігання документів подовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.
Якщо первинні документи пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше вищенаведених строків.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов'язань у межах поданих уточнень за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 днів — у разі проведення перевірки відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
Хто є відповідальним за зберігання документів на підприємстві?
Податківці у коментованій ІПК зазначили, що зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Чи можна після закінчення вищезазначених термінів знищувати документи?
Ні, навіть якщо строк зберігання документів уже минув, просто так знищувати їх не можна.
Податківці теж про це знають: наприкінці коментованої консультації вони нагадали, що згідно з Правилами діловодства документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. При цьому вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Тобто знищити можна лише ті документи, на які є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.
Для проведення експертизи документів утворюються постійно діючі експертні комісії. Експертиза цінності документів проводиться щороку. Крім того, п. 2.13 Переліку №578/5 також встановлено, що знищувати документи без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Як створити експертну комісію
Відповідно до п. 3 Порядку №1004, експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи. Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу такої комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Пунктом 23 Порядку №1004 встановлено, що експертна комісія юрособи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради), зокрема, проєктів таких документів, як акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Тому, навіть якщо минули всі передбачені терміни обов'язкового зберігання первинних документів для їх знищення, слід організувати їх експертизу та відбір для знищення. Для цього спеціально створена експертна комісія підприємства (установи, організації), до якої може залучатися представник державного архіву (за його згодою), розглядає питання та приймає рішення про схвалення та подання експертно-перевірній комісії актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Перелік №578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.
- Порядок №1004 — Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»