Постачальник надав документи в електронному вигляді та відмовляється надати їх в паперовому. Чи правомірні дії постачальника? На підставі чого покупцеві відобразити оприбуткування товару в бухобліку, адже відвантаження товару відбулося, але електронну ВН не підписано? Чи може електронна ВН бути прийнята до бухобліку?
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
У п. 2.1 Положення №88 зазначено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Звертаємо увагу, що для автоматизації та впорядкування всіх процесів, пов'язаних із документами, є сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є такі: M.E.Doc, СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Електронна звітність Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Звіт, Арт-Офіс, Арт-Звіт Pro.
Їх функціонал дозволяє підписувати електронні документи, обмінюватися ними з контрагентами та вести звітність. Підписати електронний документ можна й онлайн на порталі «Дія», скориставшись сервісом підписання документів. Таку саму можливість надає і Приват24.
Відповідно до ст. 5 Закону №851, електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Усі обов'язкові реквізити, які має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.
За ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону №2155. I електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних.
Отже, оформлений належним чином електронний документ згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік має такий самий статус (юридичну силу), як і паперовий.
Відповідно до законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг, документи з накладеним кваліфікованим електронним підписом є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з власноручним підписом. Тому нічого не стоїть на заваді до використання первинних електронних документів у бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Тобто первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовують у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог Закону №851. А в разі перевірки, на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів, підприємство зобов'язане буде власним коштом зробити копії таких документів на паперовому носії.
Роз'яснюють податківці
При надсиланні електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. <...>
Одним із обов'язкових реквізитів електронного документа є електронна позначка часу.
Електронна позначка часу — електронні дані, які пов'язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу (п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону №2155).
Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону №851).
Роз'яснення ГУ ДФС у Тернопільській області від 31.01.2019 р.
Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, визначеному законодавством.
Прикладом візуальної форми є PDF-формат документа згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Мін'юсту від 11.11.2014 р. №1886/5.
Щодо строку зберігання, то для електронної «первинки», як і для паперової «первинки», він загальноприйнятий (п. 6.4 Положення №88).
Датою складання та підписання електронного документа буде дата, зазначена в первинному документі, тобто з дотриманням вимог ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, де сказано, що господарські операції мають відображатися в тому звітному періоді, у якому вони здійснені.
Iз запитання випливає, що постачальники повністю перейшли на електронний документообіг, тому й відмовляють у наданні паперового документа. Але якщо покупець бажає отримати паперовий варіант первинного документа, а постачальник наполягає на електронному, то для уникнення непорозумінь постачальник мав попередити про це покупця та запропонувати укласти додаткову угоду на електронний документообіг. Адже електронні документи підписуватимуться електронним підписом. А в ч. 3 ст. 207 ЦКУ зазначено, що використання під час здійснення правочинів електронного підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін.
У ситуації, що розглядається, також було запитання: на підставі чого покупцеві відобразити оприбуткування товару в бухобліку, адже відвантаження товару відбулося, але електронну ВН не підписано.
Наголосимо: навіть якщо вищезазначеної угоди не було, це не робить електронний первинний документ нечинним. I те, що покупець не підписав електронної ВН від постачальника, не робить документ недійсним, він підписаний особою, відповідальною за його складання.Тому незалежно від того, чи підписав покупець електронну ВН, вона, як і паперовий варіант, дає право на оприбуткування в обліку придбаного товару за датою, зазначеною у видатковій накладній.
Тим більше що відвантаження товару відбулося в повному обсязі і він не містить жодних пошкоджень чи браку. Iнше питання, що на вимогу покупця постачальник зобов'язаний надати паперову копію первинного документа, складеного в електронному вигляді, — це встановлено ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік. I якщо він не виконав цю вимогу, покупець має право звернутися до суду за захистом своїх прав.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон №851 — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
- Закон №2155 — Закон України від 05.10.2017 р. №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»