Підзвітна особа розрахувалася корпоративною карткою за послуги доправлення вантажу кур'єрською службою. Чи достатньо електронної квитанції для оформлення звіту?
Згідно з розділом III Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою НБУ від 05.11.2014 р. №705, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом.
Тобто за допомогою корпоративних платіжних карток можна фінансувати через довірену особу, зокрема, господарські потреби тощо.
Для цього підприємство переказує на картку певну суму коштів на господарські витрати, що не є операцією з видачі працівникові підзвітних коштів, а є простим переміщенням коштів з одного рахунку підприємства на інший.
Надалі працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка й буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку.
Документами, що свідчать про фактичне здійснення господарських витрат з корпоративної картки, є касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків із працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів.
Облік витрат, понесених за допомогою корпоративної картки, здійснюється на підставі первинних документів, наданих її утримувачем — підзвітною особою. Разом із такими документами підзвітна особа надає авансовий звіт у терміни, встановлені пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПКУ.
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
У п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88, зазначено, що первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Відповідно до ст. 5 Закону про електронні документи, електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Усі обов'язкові реквізити, що їх має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.
За ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону про електронні довірчі послуги. I електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних.
Отже, оформлений належним чином електронний документ згідно із ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік має такий же статус (юридичну силу), як і паперовий.
Таким чином, оплачені працівником підприємства корпоративною карткою послуги доправлення вантажу кур'єрською службою підлягають відшкодуванню на підставі квитанції в електронній формі, адже вона містить усі обов'язкові реквізити електронного розрахункового документа та підтверджує понесені витрати.
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»