На час карантину перевезення фізосіб у громадському транспорті істотно обмежено. Але позаяк більшість підприємств працює, постає запитання: як дістатися до/з місця роботи працівникам? Про те, як роботодавцю у зв'язку з виробничою потребою забезпечити перевезення своїх працівників до/з місця роботи, читайте у статті.
Обмежувальні заходи
До написання цієї статті спонукала прийнята КМУ Постанова №215 про заборону:
- регулярних та нерегулярних перевезень пасажирів автомобільним транспортом у приміському, міжміському внутрішньообласному і міжобласному сполученні;
- перевезення понад 10 пасажирів одночасно у трамваях, тролейбусах і автобусах, маршрутному таксі.
Поки номер готувався до виходу, стало відомо, що уряд Постановою №239 знову вніс зміни до деяких своїх нормативно-правових актів, що стосуються заходів щодо запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, зокрема до Постанови №211. Так, роботу метрополітенів Києва, Харкова і Дніпра зупинено з 17 березня до 24 квітня — але зрозуміло, що й ця дата може виявитися не остаточною. Докладніше див. у рубриці «Що нового» цього номера «ДК».
Крім того, повідомляється, що уряд готує чергові зміни до Постанови №211, які передбачають, зокрема, повну зупинку громадського транспорту.
Тим часом у кожному населеному пункті питання організації перевезень у громадському транспорті вирішується по-своєму, часто навіть жорсткіше, ніж це передбачала Постанова №215.
Зрозуміло, що до таких заходів можуть вдатися й інші територіальні громади. Та все ж підприємства наразі примусово не закриваються. Отже, працювати можна. Але як дістатися до роботи?
З початку карантину всі державні органи рекомендують працювати вдома або надавати працівникам відпустки (оплачувані чи неоплачувані), або ж оформлювати простій. Але виконувати трудові обов'язки вдома можуть далеко не всі, а потреба у праці залишається. Тому роботодавцю доведеться вирішувати питання щодо перевезення працівників.
Карантин і громадський транспорт
Як ми зазначили вище, в деяких містах громадський транспорт перевозитиме виключно пасажирів, які працюють на об'єктах критичної інфраструктури за наявності перепустки. Як потрапити до списків тих, кому видають перепустки? І хто їх має видавати?
Зокрема, у КМДА роз'яснювали: щоб забезпечити своїх працівників перепустками, керівники підприємств мають звернутися до профільних департаментів КМДА або до Управління з питань цивільного захисту за місцем розташування — до районних у Києві державних адміністрацій. Після цього місцеві органи влади сформують пропозиції щодо необхідної кількості перепусток і передадуть їх до Департаменту транспортної інфраструктури, що забезпечить видачу перепусток підприємствам. Про це y Facebook повідомив перший заступник мера Києва Микола Поворозник.
Зверніть увагу: проїзд навіть за такими перепустками залишається платним. І, як і раніше, роботодавець не зобов'язаний його оплачувати (або компенсувати його працівникам).
Винятком (знову ж таки, як і до цього) є надання працівникам проїзного квитка.
І наразі податківці вважають: якщо умовами трудового або колективного договору передбачено, що роботодавець за власний кошт купує проїзні квитки на проїзд у міському пасажирському транспорті, які персонально не розподіляються між працівниками, а видаються їм за потреби для виконання виробничих завдань (у зв'язку зі специфікою роботи), то за дотримання вищезазначених умов вартість проїзних квитків не оподатковуватиметься ПДФО.
Тобто якщо проїзний квиток придбавається для працівника для його індивідуального використання, оподаткування його вартості ПДФО (а отже, і військовим збором) не уникнути.
Компенсація проїзду в громадському транспорті
Для компенсації працівникам вартості проїзду громадським транспортом знадобляться підтвердні документи (квитки, талони, чеки, квитанції про оплату проїзду тощо).
Такі витрати є персоніфікованими, тому компенсація проїзду працівнику до/з місця роботи підлягатиме оподаткуванню відповідно до пп. 2.3.4 Інструкції №5, бо є однією зі складових оплати праці.
Також, якщо можливість такої компенсації не прописана у прийнятому на підприємстві документі, що встановлює перелік зарплатних виплат, то така компенсація щодо ПДФО є додатковим благом на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.
Як не дивно, у всіх роз'ясненнях щодо громадського транспорту податківці нічого не кажуть про «натуральний» коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ПКУ. Але ж ідеться не просто про грошову виплату, а про оплату роботодавцем послуг з перевезення працівника!
Тому, на нашу думку, не варто сподіватися на те, що виплата компенсації здійснюватиметься в грошовій формі. База оподаткування повинна бути збільшена на натуральний коефіцієнт, і з такої суми слід утримати ПДФО. А ось ВЗ утримується зі самої суми компенсації. У формі №1ДФ компенсацію відображаємо з ознакою доходу «126».
Зверніть увагу: вартість проїзних квитків, які персонально розподіляються між працівниками, та відшкодування працівникам вартості проїзду транспортом загального користування згідно з пп. 2.3.4 Інструкції №5 та пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції №449 належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат та є додатковою заробітною платою, а отже, на неї нараховується ЄСВ.
Водночас відповідно до п. 3.21 Інструкції №5 витрати на перевезення працівників до/з місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) відносять до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці. А отже, на такі витрати ЄСВ не нараховують.
Не нараховують ЄСВ й у разі компенсації вартості проїзду в громадському транспорті, виплаченої найманому працівникові при виконанні службових обов'язків. Так роз'яснювали податківці у «Віснику» №22/2018.
Отже, якщо оплата (компенсація) проїзду громадським транспортом працівників зумовлена виконанням службових обов'язків або це поїздка з дому на роботу чи навпаки, ЄСВ не нараховується.
Перевезення працівників у власному або орендованому транспорті
Перевезення працівників у громадському транспорті обійдеться роботодавцям дешевше, але скористатися ним зможуть не всі.
Тому, для того щоби працівники могли дістатися до місця роботи і потім додому, роботодавцям доведеться організувати їх перевезення власними силами.
І це може бути:
- перевезення працівників власним транспортом підприємства;
- залучення сторонніх транспортних організацій;
- оренда особистого транспорту в одного з працівників;
- компенсація працівникам вартості проїзду (наприклад, таксі).
Розгляньмо можливі варіанти.
Варіант 1. Перевезення працівників здійснюється постійно (а не лише на час карантину)
Найпростіше організувати перевезення тим, хто і до цього перевозив працівників із дому (або з певної близької до дому зупинки) до роботи і назад.
Як вони це оформлюють? Відповідно до ст. 10 КЗпП з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених ними органів, на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов'язань укладають колективний договір.
До змісту колективного договору згідно зі ст. 13 КЗпП включають, зокрема, встановлення гарантій, компенсацій, пільг.
Відповідно до ст. 9-1 КЗпП підприємство у межах своїх повноважень та за власні кошти може встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для своїх працівників.
Таким чином, колективний договір може передбачати додаткові соціально-побутові пільги. Одним із різновидів таких пільг є доставка працівників підприємства до місця роботи і назад.
Якщо на підприємстві немає колективного договору (а нині це не заборонено), то це питання могло бути вирішено у трудових договорах (за їх наявності) або ж окремим (постійно діючим, а не на певний строк) наказом по підприємству.
Що писати в наказі про доставку працівників до місця роботи і назад
Типової форми такого наказу немає, але зрозуміло, що він повинен містити:
— розпорядження організувати перевезення працівників (із визначенням посадової особи, яка відповідає за таку організацію);
— шлях, яким відбуватиметься перевезення (один із наведених нами вище);
— розпорядження бухгалтерії оплатити витрати, які при цьому виникнуть.
До наказу слід розробити і додатки:
— перелік працівників, яких перевозитимуть силами роботодавця;
— правила і маршрут перевезень;
— кошторис витрат на перевезення.
Звісно, що шляхи перевезення працівників можуть бути різні. Тож розгляньмо їх на прикладах, коли підприємство організовує таке перевезення тимчасово, на час карантину.
Варіант 2. Перевезення працівників в автобусах (під час карантину)
Жоден нормативно-правовий акт не містить вимог щодо обов'язкової організації роботодавцем доставки працівників на роботу і додому. Тож тут усе залежить від можливостей підприємства.
Так, згідно з роз'ясненнями Мінінфраструктури, перевезення працівників за замовленням розглядатиметься як регулярне (тобто не разове) спеціальне перевезення пасажирів автомобільним транспортом. Це не заборонено чинним законодавством.
Такі перевезення здійснюють відповідно до умов, зазначених у паспорті маршруту, та на підставі договору, згідно з яким автомобільний перевізник надає підприємству, установі та організації, яка виступає замовником послуг, послуги з перевезення організованої групи пасажирів за певним маршрутом і визначеним розкладом руху, протягом передбаченого договором строку.
Отже, якщо транспорт власний, то достатньо наказу, маршруту та кошторису витрат (зокрема, на оплату праці водіїв та пальне). А далі на кожну поїздку оформлюють ті первинні документи, які визначені самим підприємством (зокрема, шляхові листи, акти на списання пального тощо).
А якщо перевізника доведеться наймати (тобто оплачувати послуги перевезення), то потрібен ще й договір із ним. Тоді в кошторисі витрат буде зазначено, зокрема, вартість перевезення. І ще щодо наданих послуг слід буде складати акти їх приймання-передачі (або на кожну поїздку, або за певний період, визначений договором).
Бухгалтерський облік
Позаяк чинне законодавство не встановлює обов'язку доставки працівників на роботу і додому, то прив'язати витрати на доставку до господарської діяльності буде важко. Отже, як правило, такі витрати відображають за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». Якщо доставка здійснюється тимчасово, на час запровадженого обмеження руху громадського транспорту, то є підстави говорити про форс-мажор. А отже, такі витрати треба відображати за дебетом субрахунку 977 «Інші витрати діяльності».
Але якщо такі витрати будуть включені до кошторису собівартості продукції, яку виготовляє підприємство, послуг, які надає, або робіт, які виконує, і компенсуватимуться, таким чином, покупцями, то відображати їх слід інакше. Про це ми писали в коментарі до ІПК ГУ ДПС у Київській області від 24.10.2019 р. №970/ІПК/10-36-04-01 у «ДК» №47/2019.
Коригування фінансового результату до оподаткування ці витрати не потребують.
Податковий облік
Податок на додану вартість
Відсутність зв'язку з господарською діяльністю означає, що:
- роботодавець матиме право на податковий кредит за послугами перевезення або за іншими витратами, пов'язаними з організацією перевезення власними силами (зокрема, на придбання пального). Для цього потрібна зареєстрована в ЄРПН податкова накладна;
- але одночасно за п. 198.5 ПКУ роботодавець має визнати податкове зобов'язання з ПДВ. Базою для оподаткування в цьому разі буде вартість придбаних товарів та послуг, використаних під час перевезення. Зверніть увагу: датою визнання ПЗ може бути не лише дата фактичного використання таких товарів/послуг (їх списання на витрати у бухгалтерському обліку), а й дата їх передоплати, тобто дата виникнення права на податковий кредит — якщо на цю дату вже було визначено, з якою негосподарською метою ці товари/послуги будуть використані у майбутньому.
Але якщо вартість зазначених витрат включається до складу вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування та пов'язані з отриманням доходів, такі товари/послуги визнаються такими, що призначаються для використання/використані в господарській діяльності, і додаткового нарахування податкових зобов'язань за правилами, встановленими п. 198.5 ПКУ, не здійснюється. Таке роз'яснення податківці наводили в ІПК від 05.07.2017 р. №971/6/99-99-15-03-02-15/ІПК.
ЄСВ, ПДФО і ВЗ
Раніше в ІПК ДФСУ від 20.12.2017 р. №3059/6/99-99-13-02-03-15/ІПК податківці наполягали, що вартість перевезення роботодавцем працівників до роботи і назад є їхнім додатковим благом. Тому на нарахуванні ЄСВ на таку вартість вони не наполягали. І це зрозуміло: відповідно до п. 3.21 Інструкції №5 витрати на перевезення працівників до/з місця роботи як власним, так і орендованим транспортом (крім оплати праці водіїв) відносять до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці.
Тепер, з огляду на судову практику1, вони змінили точку зору і скасовують раніше надані консультації. Вартість перевезення — це вже не додаткове благо. ЄСВ, як і раніше, на неї не нараховують. Але податківці в ІПК ДФСУ від 18.09.2018 р. №4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК наполягають на оподаткуванні такої вартості ПДФО та ВЗ.
1 Постанова Закарпатського окружного адміністративного суду від 03.10.2017 р. у справі №807/557/16.
Аргументи податківців такі: позаяк у ПКУ немає норми, яка би безпосередньо звільняла вартість перевезення працівників від оподаткування ПДФО (та ВЗ), її треба оподатковувати.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених ст. 165 ПКУ (пп. 164.2.20 ПКУ). Але остаточного переліку «інших доходів» у ПКУ не наведено.
На підставі цього податківці вважають, що вартість такого проїзду для працівників підпадає під інші доходи. Отже, ця сума включається до оподатковуваного доходу платника податків.
З податківцями можна сперечатися. Адже коли автобус перевозить кілька працівників, то дохід надається не персонально.
Тим, хто не бажає сперечатися, доведеться самостійно визначити базу і порядок оподаткування. Тут є труднощі, адже податківці у роз'ясненнях про це говорять мало.
Перше запитання: як визначити дохід кожного працівника? За відсутності єдиної методики його суму доводиться визначати розрахунково — шляхом ділення вартості поїздки (з урахуванням ПДВ за наявності) на кількість працівників. Тобто доведеться вести облік працівників, які скористалися перевезенням, — затвердити список працівників та передати його водієві транспорту.
А ще, позаяк дохід надається у негрошовій формі, з метою нарахування ПДФО треба збільшити вартість перевезення на «натуральний» коефіцієнт (за п. 164.5 ПКУ). У 2020 році він становить 1,21951.
Позаяк дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ слід утримати з решти грошових доходів працівників (зарплати, лікарняних, відпусткових тощо) за місяць, у якому цей дохід надається.
Друге запитання: коли треба нарахувати і сплатити такі податки? Згідно з пп. 168.1.4 ПКУ в разі надання негрошового доходу ПДФО та ВЗ сплачуються до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, наступного за днем надання. Тобто виходить, що сплачувати доведеться мало не щодня, адже ми говоримо про регулярні перевезення, а не про разову акцію.
Утім, якщо перевезення здійснюватиметься на умовах передоплати за тиждень або за місяць, то нарахувати і сплатити ПДФО та ВЗ доведеться у день такої оплати (а не за кожен день надання послуг).
Що писати у ф. №1ДФ?
Згідно з Довідником ознак доходів для відображення суми інших доходів передбачено ознаку доходу з кодом 127 «Інші доходи». Тобто у формі №1ДФ ми показуємо:
— у розділі І суму нарахованого і виплаченого доходу, збільшеного на коефіцієнт 1,21951, а також суму нарахованого і сплаченого податку з цього доходу (за ставкою 18%);
— у розділі ІІ суму нарахованого і виплаченого доходу без збільшення на цей коефіцієнт, а також суму нарахованого і сплаченого ВЗ (за ставкою 1,5%).
За чий кошт сплачуються ці податки? Позаяк дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ слід утримати із решти грошових доходів працівників (зарплати, лікарняних, відпусткових тощо) за місяць, у якому цей дохід надається.
Варіант 3. Використовуємо (на час карантину) автомобіль працівника
Якщо працівники мають власний транспорт, вони можуть діставатися до роботи і додому на ньому (ще й підвезти зі собою кількох інших працівників). Можна домовитися, що роботодавець компенсує вартість витраченого пального. Але для цього слід оформити певні документи — договір оренди або наказ про використання автомобіля працівника з його згоди, тобто зробити такий автомобіль тимчасово службовим (інакше компенсація стане оподатковуваним доходом працівника).
Варіант 4. Працівник їздить на таксі (під час карантину)
Послуги таксі (тим більше під час обмеження руху громадського транспорту) недешеві, тому до них вдасться не кожен роботодавець. Але цілком реальна ситуація, коли працівникові не треба перебувати на робочому місці щодня (по суті, його перевели на роботу вдома), та його іноді терміново викликають до офісу (до магазину тощо).
Щоб компенсувати працівникам вартість проїзду на таксі, потрібні підтвердні документи (квитанції про оплату проїзду). Але чи будуть вони, чи їх не буде (і компенсація надаватиметься в розмірі, який зазначить сам працівник), однаково працівник повинен подати авансовий звіт. Якщо він витрачає власні кошти, строки подання такого авансового звіту ПКУ не встановлені. А ось якщо витрачаються кошти роботодавця, отримані під звіт на такі поїздки, то слід застосовувати норми пп. 170.9.2 ПКУ — авансовий звіт має бути подано протягом 5 днів після кожної поїздки. Ми радимо дотримуватися цих строків й у разі, коли працівник витрачає власні кошти.
Проте вартість компенсації оподатковуватиметься ПДФО та ВЗ (винятки податківці наразі допускають лише для таксі у відрядженні). А ЄСВ на таку вартість, як ми зазначали вище, не нараховується.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Постанова №211 — Постанова КМУ від 11.03.2020 р. №211 «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2».
- Постанова №215 — Постанова КМУ від 16.03.2020 р. №215 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 11 березня 2020 р. №211».
- Постанова №239 — Постанова від 25.03.2020 р. №239 «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.
- Інструкція №449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. №449 (у редакції наказу Мінфіну від 28.03.2016 р. №393).
Світлана ЩЕРБИНА, «Дебет-Кредит»