Для закордонного відрядження слід забронювати номер у готелі. У системах booking.com чи Airbnb тощо є необхідність ввести дані банківської картки, з якої система спише кошти ще до початку відрядження, потім готель надасть лише рахунок із зазначенням дат і вартості проживання. Які особливості розрахунку особистою карткою працівника для бронювання?
Особиста картка та оплата закордонних рахунків
Якщо підприємство забезпечує працівника авансом, то відповідно до пп. 6 п. 118 Положення №5 за поточними рахунками в іноземній валюті фізосіб-резидентів здійснюють, зокрема, й операції виплати/повернення коштів на відрядження. Тобто на особисті рахунки працівників, до яких випущено платіжні картки, можна зарахувати й кошти на відрядження за кордон.
Зверніть увагу!
Хоча податківці й говорять про можливість понесення працівником у відрядженні витрат за рахунок власних коштів (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169, «ДК» №33-34/2013), та позаяк штрафи за порушення трудового законодавства накладають не податківці, а Держпраці, то радимо все-таки видавати аванс. Адже контролюючі органи розцінюють факт незабезпечення працівника авансом як порушення трудового законодавства (див. листи Мінфіну від 23.07.2009 р. №31-26030-13-25/20122, Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. №998/13/155-13). А це тягне за собою відповідальність за ст. 41 КУпАП із накладенням адмінштрафу на посадових осіб підприємства, які порушили трудове законодавство, у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 грн до 1700 грн).
До того ж можливість використання особистої картки у діяльності суб'єктів господарювання передбачено нормами п. 20 Положення №148. Згідно із зазначеною нормою, фізособи — довірені особи установ/підприємств — юросіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Такі довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлений строк і в порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного термінала) разом із невитраченим залишком готівки.
Iз гривневої особистої картки фізособа може здійснювати розрахункові операції в інвалюті (відповідно до умов договору, зазвичай автоматично відбувається конвертація валюти) для придбання товарів/послуг з-за кордону.
Витрати на проживання, які підлягають компенсації
Насамперед зазначимо, що податківці завжди говорять: Iнструкція №59 є обов'язковою для бюджетних установ, а госпрозрахункові підприємства цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Примірний склад витрат на проживання за місцем відрядження, що підлягають компенсації, наведено у п. 5 розд. II (по Україні) і п. 7 розд. III Iнструкції №59 (за кордоном). Таким переліком витрат цілком можна керуватися, розробляючи власне положення про службові відрядження. Водночас варто пам'ятати про те, що підприємство може включити туди й інші витрати, не передбачені Iнструкцією №59.
Згідно з Iнструкцією №59 відшкодуванню підлягають фактичні витрати на:
— наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі;
— бронювання місця в готелі (мотелі) в розмірі, що не перевищує 50% вартості такого місця за одну добу;
— побутові послуги, включені до рахунків на оплату вартості проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% сум добових витрат за всі дні проживання;
— користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором;
— інші витрати (за умови, що вони включені до рахунків на оплату вартості проживання) (сюди належить решта наданих готелем послуг під час проживання відрядженого працівника, які не ввійшли до переліку послуг, зазначеного в Iнструкції №59, і можуть бути відшкодовані відповідно до законодавства України, тобто не заборонені до відшкодування — див. лист Мінфіну від 03.02.2012 р. №31-07230-2-6/53).
Щодо самого бронювання (тобто оплати за бронювання, а не попередньої оплати за проживання), то впевнені, що для госпрозрахункових підприємств немає обмежень у сумах відшкодування, навіть якщо такий СГ не затвердив положення про службові відрядження. Iншими словами, відшкодовувати можна будь-які витрати працівника у відрядженні.
Але не слід забувати про оподаткування. Без ПДФО та ВЗ можна відшкодувати лише ті витрати, що зазначені у п. 170.9 ПКУ. Усе, що відшкодовується понад це, підпадає під оподаткування ПДФО та ВЗ. Зокрема, у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ прямо сказано, що до оподатковуваного доходу не потрапляють витрати (за наявності первинних документів), у тому числі за бронювання місць у готелі. Тобто такі витрати можна відшкодовувати в їх фактичному розмірі без ризику потрапити під оподаткування ПДФО і ВЗ.
Документальне оформлення
Документами, які підтверджують вартість витрат на проживання відряджених осіб, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ є рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, в тому числі з бронювання місць у місцях проживання.
А згідно з вимогами Закону про РРО документами, що підтверджують оплату готельних послуг, тобто розрахунковими документами, можуть бути фіскальні касові чеки РРО або розрахункові квитанції.
Тож працівнику варто, аби у ДФС не виникало запитань, до авансового звіту додати виписку банку з особистого карткового рахунку та рахунок готелю.
Який курс застосовувати?
Уся особливість ситуації полягає в тому, що працівник, який відряджається, розраховується гривневою особистою карткою. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривнях (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми).
Але як же бути, якщо до авансового звіту працівник додав рахунок за проживання в інвалюті?
У такому разі суму витрат на проживання визначають (інвалюту перераховують) за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Різниця, яка виникає, фактично є конвертаційними, тобто банківськими, витратами самого працівника, які не є його витратами на відрядження.
Якщо йдеться про ситуацію, коли працівник поїхав у відрядження із власною/особистою гривневою платіжною карткою і фактично витратив у гривнях більше, аніж облікувалося відрядження за курсом НБУ на дату затвердження звіту, то постає запитання: чи має підприємство компенсувати йому різницю?
На перший погляд можна стверджувати, що так. Проте за пп. 170.9.1 ПКУ, який регламентує можливість компенсувати без ПДФО витрати на відрядження, така компенсація не передбачена.
Адже, сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою, ми фактично формуємо для такого працівника оподатковуваний дохід.
Отже, використання для обліку суми, фактично списаної з гривневого особистого банківського рахунку, призводить до появи ризику нарахування ПДФО та ВЗ. Тому бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки, адже при правильному обліку і витрати, обраховані за курсом НБУ, і «банківська» різниця не підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Загальна сума витрат включається до витрат підприємства.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит», ACCA DipIFR