У грудні 2019 року було нараховано та виплачено перехідні (щорічна відпустка) відпусткові за грудень 2019 — січень 2020 рр. Чи включається до витрат IV кварталу 2019 р. вся сума відпусткових? Чи належить до складу витрат 2019 р. сума наперед нарахованих та виплачених відпусткових за час основної щорічної відпустки?
Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки). Але коли ці відпусткові треба нарахувати та відобразити в обліку?
На практиці склалося два підходи до обліку відпустки, що припадає на два чи більше місяців.
Перший підхід — нараховувати витрати одразу, тобто у місяці виплати відпусткових нараховувати відповідні витрати на всю суму відпусткових. Iнакше кажучи, у грудні відобразити на всю суму відпусткових проведення щодо:
— виплати відпусткових;
— перерахування обов'язкових платежів до бюджету;
— нарахування витрат щодо відпусткових;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ.
А в січні — жодних записів.
Фахівці, які дотримуються такого підходу, аргументують свій вибір тим, що в цьому періоді виникає обов'язок виплатити відпусткові згідно із Законом. Крім того, додатковим аргументом є те, що в установи виникають зобов'язання щодо сплати всієї суми відпусткових у грудні одночасно, тобто вся сума є «заробленою» працівником на момент його виходу у відпустку.
Другий підхід — розподіляти витрати між місяцями відпустки, тобто виплатити всю суму відпусткових у грудні, а відносити її на витрати пропорційно до часу перебування у відпустці, що припадає на кожен із місяців. У грудні відобразити проведення щодо:
— виплати відпусткових у повному розмірі;
— перерахування обов'язкових платежів до бюджету у повному розмірі;
— нарахування витрат з виплати відпусткових у частині відпустки, яка припадає на грудень;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на грудень.
А в січні відобразити проведення щодо:
— нарахування витрат з виплати відпусткових у частині відпустки, яка припадає на січень;
— нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ у частині відпустки, яка припадає на січень.
Фахівці, які дотримуються цього підходу, вважають подією зі сплати зобов'язань власне період перебування працівника у відпустці. Їхню думку підтверджує Iнструкція №5, згідно з якою нараховану суму оплати за час відпусток, на відміну від порядку її фактичної виплати, розподіляють пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці (пп. 1.6.1 Iнструкції №5). Зауважимо, якщо створюється резерв на оплату відпусток, записи в бухобліку при нарахуванні будуть Д-т 471 К-т 661, а якщо резерв не створювали, то нарахування робимо такими записами: Д-т 23, 91, 92, 93, 94 К-т 661.
Проте Мінфін у листах від 23.02.2018 р. №35220-07-10/5151 (див. «ДК» №25-26/2018, коментар «ДК») та від 13.10.2017 р. №35220-07-2/27938 зауважує, що підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
I госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці. Тож вибір за підприємством.
Михайло СТЕПАНОВ, «Дебет-Кредит»