Хто з роботодавців повинен вести особові картки? На які категорії працівників слід заводити особові картки? Як заповнювати особові картки та скільки їх зберігати?
Визначення особової картки
Форму №п-2 «Особова картка працівника» затверджено наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656. Вона є типовою формою первинної облікової документації. Але цей наказ у Мін'юсті не зареєстрований (типові форми не підлягають держреєстрації), а отже, не є обов'язковим до виконання. З цього випливає, що підприємство може розробити свою форму особової картки на підставі затвердженої Держстатом форми.
Проте Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 вважає, що типова форма №п-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. Таке твердження було зроблено на підставі п. 1.6 р. I «Загальні положення» Iнструкції №2861. Тож роботодавцям слід врахувати, що під час перевірок Держпраці може вимагати саме типові форми.
1 Iнструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
Хто з роботодавців повинен вести особові картки
За п. 1.1 Iнструкції №286 дія Iнструкції поширюється на всіх юросіб, а також на ФОПів, які використовують найману працю.
Позаяк у п. 1.6 Iнструкції №286 зазначено, що до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належить й особова картка працівника та в ньому немає винятків для ФОПів-роботодавців, то вони також зобов'язані їх вести. На цьому свого часу наголошувало й Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06.
Тож особова картка є обов'язковим документом для будь-якого роботодавця, в т. ч. ФОПа.
На які категорії працівників слід заводити особові картки
Мінсоцполітики у листі від 12.12.2016 р. №1648/0/101-16/28 роз'яснювало, що особову картку заповнюють на всіх працівників (у т. ч. на сумісників) в одному примірнику на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома, військового квитка тощо.
Алгоритм заповнення особової картки
Форма особової картки, крім заголовної частини, містить п'ять розділів:
— I. Загальні відомості.
— II. Відомості про військовий облік.
— III. Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця).
— IV. Призначення та переведення.
— V. Відпустки.
Розділ. I. Загальні відомості про працівника зазначаються на підставі документів, що їх надає працівник під час прийняття на роботу та пізніше, у разі зміни наданих раніше відомостей. Згідно зі ст. 24 КЗпП, це паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудова книжка, а у випадках, передбачених законодавством, також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), стан здоров'я та інші документи. У разі заведення особової картки на новоприйнятого працівника потрібна ще його фотографія, позаяк у формі особової картки для неї відведено відповідне місце.
Таким чином, прізвище, ім'я та по батькові, дата народження та адреса, громадянство, родинний стан зазначаються відповідно до відомостей з паспорта працівника (або документа, що його замінює). Відомості про освіту — відповідно до поданого працівником документа про освіту. Відомості про попередні місця роботи, трудовий стаж і причину звільнення з останнього місця роботи — на підставі трудової книжки тощо.
У шапці особової картки потрібно зазначати індивідуальний ідентифікаційний номер. Його працівник також надає під час оформлення.
Розділ II. Зупинімося докладно на заповненні розділу II щодо відомостей про військовий облік, адже вони є предметом особливої уваги з боку Міноборони:
— у частині «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» розділу II дані наводяться на підставі подання військово-облікових документів;
— у частині «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» — відповідно до інформації, отриманої у військкоматі після проведення перевірки державними органами.
Зверніть увагу: підприємства, установи та організації, в яких працюють призовники і військовозобов'язані, повинні у 5-денний строк з дня подання відповідних документів вносити до особових карток призовників і військовозобов'язаних зміни щодо їх сімейного стану, місця проживання (перебування), освіти, місця роботи і посади та надсилати щомісяця до 5 числа повідомлення про зміну облікових даних до районних (міських) військкоматів за місцем реєстрації, про що зазначено в військово-обліковому документі.
I ще за оновленим Порядком №9211 (п. 46) звіряння даних особових карток призовників і військовозобов'язаних, які працюють (навчаються) на підприємствах, з обліковими даними документів районних (міських) військкоматів здійснюється згідно з графіком звіряння, який затверджується розпорядженням голови відповідної райдержадміністрації або рішенням міськради.
Особи, відповідальні за ведення військового обліку, у визначені графіком звіряння строки відряджаються до відповідних районних (міських) військкоматів та проводять звіряння даних особових карток призовників і військовозобов'язаних з їхніми обліковими документами у районних (міських) військкоматах.
Результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку та звіряння облікових даних з даними районних (міських) військкоматів.
Звіряння даних особових карток призовників і військовозобов'язаних, які перебувають на військовому обліку у військових комісаріатах інших регіонів, здійснюється шляхом надсилання до таких військкоматів двох примірників копій особових карток П-2, а також копій військово-облікових документів. Після здійснення звіряння з обліковими даними військкомату один примірник копії особової картки П-2 або особистої картки державного службовця повертається до підприємства з відміткою військкомату «звірено ___ ___________ 20___ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.
I ще кілька слів про заповнення розділу II:
— у частині «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» розділу II дані наводять на підставі наданих військово-облікових документів;
— у частині «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» — відповідно до інформації, отриманої у військкоматі після проведення перевірки державними органами.
Розділ III заповнюється тільки у разі, якщо роботодавець навчає своїх працівників за власний рахунок — або безпосередньо на виробництві, або у відповідних навчальних закладах.
Зверніть увагу!
У розділі III наводиться назва документа, що посвідчує професійну освіту, і ким його видано. Отже, наприклад, участь працівників у семінарах з бухобліку в особистій картці не зазначається (адже дипломів про освіту не дає).
Розділ IV містить інформацію про службову кар'єру працівника у певного роботодавця і заповнюється на підставі відповідних наказів про призначення та переведення. Звісно, перший запис в цьому розділі робиться під час прийняття працівника на роботу.
Зверніть увагу: пунктом 2.5 Iнструкції №582 встановлено, що з кожним записом про призначення або переведення працівника на нову посаду, що заноситься до трудової книжки, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці. Але якщо посадовою інструкцією працівника передбачене виконання обов'язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов'язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу. Записи про виконання таких обов'язків до трудової книжки та особової картки також не вносяться.
1 Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов'язаних, затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 р. №921.
2 Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
Відомості про прийняття на роботу/переведення/звільнення зазначають у розділі IV «Призначення і переведення» особової картки працівника на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення чи звільнення.
Якщо працівник відмовляється ознайомлюватися під розписку в особистій картці про призначення, переведення або звільнення, то, за порадами з листа Мінсоцполітики від 12.12.2016 р. №1648/0/101-16/28, з метою фіксації та підтвердження дій працівника посадовими особами підприємств, установ та організацій можливе складання акта в довільній формі.
У розділі V «Відпустки» відображається інформація виключно про надані працівнику відпустки. У розрізі їх видів, із зазначенням дат початку і закінчення та за який період відпустка надавалася, а також номера наказу про її надання.
Iнформацію про відпустки наводимо в особовій картці обов'язково. Адже під час перевірки Держпраці ця інформація слугуватиме доказом надання відпустки та нарахування компенсації.
Iнформація про звільнення працівника наводиться наприкінці зворотного боку форми на підставі відповідного наказу. А ще наприкінці особової картки зазначається підпис працівника з датою такого підпису.
Відповідно до п. 2.5 Iнструкції №58, з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша). На це наголошувало Мінсоцполітики в листі від 12.12.2016 р. №1648/0/101-16/28. Але за відсутність підпису в особовій картці про звільнення роботодавця можуть покарати тільки штрафом за інші порушення у розмірі 1 МЗП, позаяк наразі немає окремого виду штрафу.
Підпис на зворотному боці внизу проставляється лише при звільненні. Таким підписом працівник підтверджує згоду із даними, які наведені в його особовій картці. Що ж до відомостей, які зазначаються в особовій картці протягом перебування в трудових відносинах, то підпис працівника потрібен лише у випадку переведення або призначення працівника на певну посаду.
Скільки часу зберігати особові картки
Згідно з наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5 особові картки працівників, у т. ч. тимчасових та сумісників, мають зберігатися 75 років після звільнення працівників.
Чи можна виправляти помилки в особовій картці
Держстат у листі від 21.11.2016 р. №09.4-12/307-16 зауважив, що форми первинного обліку, зокрема форма №п-2 «Особова картка працівника», містять стандартний уніфікований перелік показників, необхідних для складання респондентами форм державних статистичних спостережень із праці.
Формат особової картки передбачає як можливість доповнення даних про працівника в додаткових рядках, так і їх виправлення на підставі відповідних документів. Наприклад, зміна прізвища, місця проживання, паспортних даних тощо. Виправлення такого роду інформації не є порушенням ведення первинного обліку на підприємстві і не тягне за собою адмінвідповідальності.
Тобто виправлення даних в особовій картці можливі тільки у разі зміни цих даних. Якщо ж під час заповнення картки сталася помилка, краще оформити її заново.
Відповідальність роботодавця за відсутність особових карток
З огляду на ст. 265 КЗпП до роботодавця як за відсутність особових карток, так і за помилки при їх веденні при перевірках Держпраці може бути застосовано штраф у розмірі 1 МЗП, встановленої на момент проведення перевірки (у 2020 році — 4723 грн). Посадовим особам, які відповідають за ведення особових карток, крім дисциплінарної, загрожуватиме адмінвідповідальність за ст. 41 КУпАП. Але окремо за кожне порушення інших вимог законодавства з праці роботодавця і його посадових осіб не штрафуватимуть. Отже, якщо таких порушень за певний період, що перевіряється, буде кілька, відповідальність буде однаковою. Так само не має значення кількість відсутніх особових карток — однієї чи на всіх працівників.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»