Як виправляти помилки у первинних документах? Як в обліку відображається таке коригування?
Призначення первинних документів
Порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності (крім банків) встановлює Положення №88.
Що таке первинні документи
Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення
Відповідно до Закону про бухоблік бухгалтерський облік передбачає процес реєстрації, накопичення, узагальнення інформації про діяльність підприємства, тобто відображення в облікових регістрах відповідних господарських операцій.
А підставою для відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (ст. 1 Закону про бухоблік).
Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені.
На підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань (п. 44.1 ПКУ).
Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання згаданих вище документів, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (абз. 1 п. 44.3 ПКУ).
Пунктом 85.4 ПКУ встановлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Виправлення помилок у первинних документах
Суттєвою вважається помилка, яка, окремо або в сукупності з іншими, може впливати на рішення, що приймаються користувачами звітності. Суттєвість помилки визначається організацією виходячи з величини і характеру показника бухгалтерської звітності.
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Тож брати в роботу документ із помилками чи ні, кожен суб'єкт господарювання вирішує самостійно (залежно від того, вважає він цю помилку істотною чи ні). Але помилки в обов'язкових реквізитах не дають можливості визнати такий документ первинним.
Обов'язкові реквізити первинних документів
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:
— назву документа (форми);
— дату складання;
— назву підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
На виконання вимог п. 2.15 Положення №88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом. Тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, а також логічна ув'язка окремих показників.
У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки і необумовлені виправлення не допускаються (п. 4.1 Положення №88).
Далі в п. 4.2 Положення №88 зазначено, що помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітності, що створені ручним способом, виправляють способом «червоного сторно», додаткових бухгалтерських проведень або коректурним способом, відповідно до якого неправильний текст або цифри закреслюють і над закресленим надписують правильний текст або цифри. Закреслення здійснюють однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Документи, виправлення в яких не допускаються
Пам'ятайте! У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.
Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, яка унеможливлює їх повторне використання: при ручній обробці — дату запису до облікового регістру, а при обробці електронними та іншими засобами — відбиток штампа оператора, відповідального за їх обробку, або позначку, придатну для її оброблення електронними засобами.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця обробки, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків.
Однак чи можна таким способом виправляти неправильний текст або цифри у первинних документах на відпуск (відвантаження) товарів (будь-яких матеріальних цінностей), розглянемо далі.
Відповідно до п. 3.14 Методрекомендацій №2 вибуття запасів для реалізації (крім товарів у роздрібній торгівлі) оформлюється товарно-транспортною накладною або накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. №М-11). Зазначені накладні виписує уповноважена особа на основі господарського договору, дозволу керівника або іншої уповноваженої особи.
Щодо складання накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. №М-11) в наказі Мінстату від 21.06.96 р. №193 сказано, що накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів. Перший примірник передають на склад як підставу для відпуску матеріалів, другий — одержувачу матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу, підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.
Якщо в накладній на відпуск товару для виправлення помилки закреслювати неправильний текст або цифри і над ними надписувати правильний текст або цифри, то це призведе до зміни змісту та обсягу господарської операції та набуде статусу істотних недоліків з абз. 2 п. 2.4 Положення №88.
А виходячи з обставин, хто та коли виправлятиме текст або цифри в накладній на відпуск товару, це може призвести до зловживань та розбіжностей в обліку постачальника та отримувача щодо зазначених у цій накладній товарів.
Пунктом 3.7 Методрекомендацій №2 передбачено: якщо при оприбуткуванні запасів виявлено невідповідність якості та кількості запасів даним супроводжувальних документів, то складається акт про приймання матеріалів (ф. №М-7) за участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації у двох примірниках.
Після приймання цінностей акти (ф. №М-7) з додаванням документів (ТТН) передаються:
— один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей;
— другий відділу постачання або юридичному відділу для надсилання листа-претензії постачальнику.
Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена.
Якщо такі запаси надійшли залізницею, складається комерційний акт (форма якого затверджена Наказом Мінтрансу від 28.05.2002 р. №334 «Про затвердження Правил складання актів (стаття 129 Статуту)»).
Підпис чи факсиміле?
Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (хоча вона тепер і не є обов'язковим реквізитом первинного документа).
Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Тож у яких випадках факсиміле використовувати можна, а в яких це вважатиметься помилкою?
Податківці в IПК від 06.09.2017 р. №1829/6/99-99-15-02-02-15/IПК намагалися дати відповідь на це запитання. Але в них нічого не вийшло, і вони порадили звертатися із цим запитанням до Мінфіну. У листі від 27.02.2012 р. №31-08410-07-29/4796 Мінфін допускає можливість оформлення первинних документів за допомогою факсиміле. Але не каже, яких саме.
Натомість податківці в УПК від 22.11.2012 р. №1047 зазначають:
— чинним законодавством не встановлено чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», а також не врегульовано питання щодо порядку їх використання;
— нормами Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.
Що каже Верховний Суд
«Не передбачено», звісно, не означає «заборонено». Ось і Верховний Суд у справі від 19.04.2018 р. №910/4050/17 дійшов висновку: використання факсиміле для підпису юридичних та первинних документів допускається, проте лише тоді, коли сторони про це письмово домовилися. Але щоб довести таке право, треба було дійти аж до Верховного Суду, рішення якого хоч і враховуються в наступних справах, але обійдеться це недешево.
Тому не радимо ризикувати.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
- Методрекомендації №2 — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. №2.
Олена БОНДАРЕНКО, «Дебет-Кредит»